LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000

1. articulo 21

   • articulo 36
     • articulo 37
       • articulo 38
         • articulo 39
           • articulo 40
             • articulo 41
               • articulo 42
                 • articulo 43
                   • articulo 44
                     • articulo 45
                       • articulo 46
                         • articulo 47
                           • articulo 48
                             • articulo 49
                               • Reproducción de documentos
                                 • ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El párrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
                             • Conservación de documentos en nuevos soportes
                               • ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
                           • Calidad de los soportes
                             • ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
                         • Conservación de documentos
                           • ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
                       • Adquisición y/o expropiación
                         • ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofrezca en venta. Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter históricocultural.
                     • donaciones
                       • ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
                   • protocolos notariales
                     • ARTÍCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.
                 • Obligatoriedad de la cláusula contractual
                   • ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebran contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establece la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
               • prohibiciones
                 • ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados ya las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados ​​y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin información previa al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes. PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente ya la imposición de las sanciones establecidas en la ley.
             • règimen de estìmulos
               • ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
           • declaraciòn de interès cultural de documentos privados
             • ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establece para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
         • registro de archivos
           • Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o poseedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicita.
       • asistencia a los archivos privados
         • El artículo 37 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que el Archivo General de la Nación tiene la facultad de coordinar y apoyar la formulación e implementación de políticas públicas relacionadas con la gestión documental, los archivos y el acceso a la información en el país. . . Además, este artículo señala que el Archivo General de la Nación debe promover la cooperación interinstitucional para el desarrollo de programas y proyectos que contribuyan a la preservación del patrimonio documental y al fortalecimiento de los archivos en Colombia.
     • archivo privado
       • El artículo 36 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece las disposiciones para la transferencia primaria de documentos a los archivos de gestión. Esta transferencia se realiza una vez se cumple el tiempo establecido en las tablas de retención documental y los documentos ya no sean requeridos para el desarrollo de las funciones administrativas. Los documentos transferidos deben conservarse en los archivos de gestión durante el tiempo necesario para su consulta y posteriormente ser enviados a los archivos centrales o históricos.
   • articulo 3
     • actividades administrativas y tecnicas y archivisticas
       • El artículo 3 de la Ley 594 de 2000, en Colombia, establece que la gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de documentos desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este artículo es fundamental para el manejo adecuado de la documentación en entidades públicas y privadas, contribuyendo a la transparencia, eficiencia y buen gobierno.
     • articulo 4
       • Principios generales archivisticos
         • El artículo 4 de la Ley 594 de 2000, en Colombia, establece que la gestión documental es un proceso continuo y sistemático, que se fundamenta en la producción, recepción, identificación, clasificación, organización, conservación, preservación, consulta, utilización y disposición final. de los documentos. Este artículo enfatiza la importancia de gestionar los documentos de manera integral a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final.
         • LEY 594 DE 2000
   • articulo 22
     • articulo 23
       • articulo 24
         • articulo 25
           • informacion de documentos contables, notariales y otros
             • El artículo 25 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que las entidades que producen documentos de carácter público deben garantizar el acceso a la información contenida en dichos documentos, bajo los principios de publicidad, veracidad, autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación. . .  Este artículo promueve la transparencia y el acceso a la información pública, garantizando que los ciudadanos tengan la posibilidad de acceder a los documentos generados por entidades públicas, salvo las excepciones establecidas por ley.
         • Obligatoriedad de las tablas de retención
           • El artículo 24 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece las disposiciones relacionadas con el acceso a la información contenida en los archivos públicos. Este artículo detalla que el acceso a la información es un derecho fundamental y que los archivos públicos deben estar abiertos al público en los términos establecidos por la ley. Asimismo, establece las excepciones y restricciones legales para el acceso a determinados documentos, garantizando la protección de la intimidad, seguridad nacional y otros aspectos sensibles.
       • Formación de archivos
         • ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
     • Procesos archivísticos
       • ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
   • articulo 26
     • Inventario documental
       • El artículo 26 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que los archivos de gestión, intermedios y de concentración deben ser organizados y conservados de manera que garanticen su integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación. Además, este artículo señala que los archivos de gestión deben mantenerse en las dependencias donde se producen o reciben los documentos, los archivos intermedios en las unidades o centros de archivo designados para tal fin, y los archivos de concentración en el Archivo General de la Nación. . . Estas disposiciones buscan asegurar la adecuada organización y conservación de los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.
   • articulo 27
     • articulo 28
       • articulo 29
         • articulo 30
           • articulo 31
             • documentos històricos
               • El artículo 31 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que el Archivo General de la Nación tiene la facultad de recibir denuncias y quejas relacionadas con el incumplimiento de las normas archivísticas por parte de entidades del Estado y entidades privadas que cumplen funciones públicas. Además, este artículo señala que el Archivo General de la Nación debe investigar las denuncias recibidas y, en caso de comprobarse el incumplimiento, imponer las sanciones correspondientes conforme a lo establecido en la ley. Esta disposición busca garantizar el cumplimiento de las normas archivísticas y promover una adecuada gestión documental en el país.
           • imponer sanciones
             • El artículo 30 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que el Archivo General de la Nación tiene la facultad de imponer sanciones a las entidades del Estado y a las entidades privadas que cumplan funciones públicas, en caso de incumplimiento de las normas archivísticas y de gestión. . . . documentales. Estas sanciones pueden incluir amonestación, multas y otras medidas correctivas, con el fin de asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas con la gestión documental y el acceso a la información.
         • ejercer inspeccion y vigilancia
           • El artículo 29 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que el Archivo General de la Nación tiene la facultad de ejercer inspección, vigilancia y control sobre las entidades del Estado y las entidades privadas que cumplan funciones públicas, en lo relacionado con la gestión documental. . . . . y los archivos. Esta disposición confiere al Archivo General de la Nación la autoridad para supervisar el cumplimiento de las normas archivísticas, promover buenas prácticas en la gestión documental y garantizar el acceso a la información en el país.
       • coordinar las actividades
         • El artículo 28 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que el Archivo General de la Nación tiene la responsabilidad de dirigir el Sistema Nacional de Archivos, coordinando las actividades archivísticas de las entidades del orden nacional, territorial y municipal, así como las entidades privadas. . . . que cumplan funciones públicas. Además, este artículo detalla que el Archivo General de la Nación tiene la facultad de dictar las normas técnicas archivísticas que deben ser aplicadas por todas las entidades del país, con el fin de garantizar la adecuada gestión documental y el acceso a la información en el territorio. . . . nacional.
     • acceso y consulta de documentos
       • El artículo 27 de la Ley 594 de 2000 en Colombia establece que el Archivo General de la Nación es el organismo rector del Sistema Nacional de Archivos, encargado de orientar y supervisar las actividades archivísticas en el país. Este artículo detalla las funciones del Archivo General de la Nación, como formular políticas archivísticas, establecer normas técnicas, coordinar la gestión documental en entidades públicas y privadas, promover la formación archivística, entre otras responsabilidades relacionadas con la gestión documental a nivel nacional.
   • Programas de gestión documental
     • ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.