Ressourcen

Kontext
1. Die umsichtige Planung & der zielgerichtete Einsatz von Personen sind für den Erfolg eines Projektes von überragender Bedeutung.
2. Für das Ressourcenmanagement muss ein Commitment zwischen Stamm-/Linienorganisation und dem Projektleiter erreicht werden.
3. steht in Beziehung zu anderen PM-Themen
  1. Ablauf- & Terminplanung: bringt neue Dimensionen der Terminplanung & Optimierung von Engpassressourcen mit sich
  2. Kostenmanagement: angewiesen auf fundierte Aufwandsschätzung
  3. Projektorganisation: wirkt sich auf den Abstimmungsprozess des Projektleiters mit der Stammorganisation aus
  4. Problemlösung: Sozialkompetenz, intensive & offene Kommunikation, Durchset- zungsvermögen, Verrhandlungsgeschick sowie Stress- & Konfliktbewältigung
  5. Teamarbeit: Verhaltensaspekte & Kultur im Projekt & Projektteam
  6. steht im Kontext von Projektportfolio- Management & der Unternehmensführung
4. Begriff Einsatzmittel (EM)
  1. EM: Personal & Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden.
  2. EM-art: Gesamtheit von EM, die nach bestimmten, allen gemeinsamen Merkmalen zusammengefasst werden.
  3. EM-bedarf: Menge von EM einer bestimmten EM-Art, die zur Erzielung des Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich ist.
  4. EM-bestand: Anzahl der zu einem Zeitpunkt vorhandenen & einsetzbaren EM einer/mehrerer EM-Arten.
  5. EM-auslastung: Höhe der gesamten Inanspruchnahme der EM-kapazität in einem bestimmten Zeitraum
  6. EM-Auslastungsgrad: Verhältnis von Leistungsbedarf und EM-Leistungsvermögen in einem bestimmten Zeitraum
  7. EM-Ganglinie: Grafische Darstellung des EM-bedarfs über die Zeitachse pro Periode des Projektzeitraums
  8. EM-abgleich: Herstellung einer möglichst großen Übereinstimmung von EM-bedarf & EM-bestand unter Beachtung von Zielen & Randbedingungen
5. Die menschliche Ressource ist von überragender Bedeutung für den Erfolg von Organisation & Unternehmen. Sie muss umsichtig beplant &gepflegt werden mit fokussiertem & effektiven Einsatz.
6. Ver- & Abgleich von Angebot & Nachfrage
  1. benötigten Bedarf frühzeitig erkennen, planen & mit den verfügbaren Ressourcen in Übereinstimmunng bringen
  2. Einsatz der Ressourcne mit den zuständigen Instanzen vereinbaren & anschließend so steuern, dass die Projekt- sowie Unternehmensziele bestmöglich erfüllt werden.
  3. Bedarf an Kapazitäten & Fähigkeiten längerfristig planen & steuern sowie mittelfristige Personalentwicklung darauf ausrichten
7. Stiefkind des Managements
  1. menschliche Ressourcen sind dehnbar & die Kapazität eines MA zu 100% ist in der Praxis eine weitgehend fiktive Größe
  2. unterschiedliche Dimensionen führen zu Komplexität höherer Ordnung
    1. Welt des PL: richtet komplette Energie & Aufmerksamkeit auf das Projekt
    2. Welt des LM: bestmöglicher Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen
  3. Planung der Ressource auf Ebene von Arbeitspakete/Vorgängen nach Lehrbuch führt schnell zu einer Überforderung
  4. Multiprojekt-Sicht erforderlich, um die Summenbelastung einer Ressource ermitteln zu können
Grundlagen & Dimensionen
1. im Kontekt der Projektplanung
  1. Ressouorcenplanung muss im größeren Zusammenhang der Projektplanung & des Projektportfolio-Managements betrachtet werden
  2. Ressourcenbedarf ergibt sich aus den Bearbeitungsaufwänden für Arbeitspakete/Vorgänge, deren zeitlicher Lage & den beteiligten Ressourcen
2. Arten von Ressource
  1. Ressourcen, die durch den Einsatz vermindert werden (Baumaterial, Finanzmittel)
  2. Ressourcen, die durch den Einsatz grundsätzlich unangetastet bleiben, stehen in definierten Zeiträumen über eine bestimmte Kapazität im Sinne von Leistung pro Zeit zur Verfügung
    1. Personen: stehen im Vordergrund der Betrachtung, da sie die wichtigste Rolle beim Erreichen des Projekterfolges & der Unternehmensziele spielen
    2. Sachmittel: Infrastruktur (Büro, Lager), Ausrüsstung (Maschinen), Einrichtungen, Informatik, Anlage, Betriebsmittel & Strom
  3. Engpassressourcen
    1. Verfügbarkeit von Engpassressourcen kann für das Projekt essenziell sein
    2. Ressourcen der Stammorganisation, die für das Projekt wichtig sind, jedoch nur eingeschränkt zur Verfügung stehen & nicht durch vertretbare Rendite erweiterbar sind
    3. Ressourcen, die in Vorgängen auf dem kritischen Weg eingebunden sind
3. 3 Hauptdimensionen des Ressourcen- planungswürfels
  1. Was: Projektdimension, die sich in Listen von Projekten/Arbeitspaketen niederschlägt
  2. Wer: Ressoourcendimension, beinhaltet Persone & Organisationseinheiten
  3. Wann: Zeitdimension in Einheiten von Tagen bis zu Jahren
4. 2 Sichten
  1. Projektleiter
    1. Erhalt von benötigten Ressourcen zum geeigneten Zeitpunkt in der passenden Qualität & Menge, zu möglichst geringen Kosten
    2. Werden unternehmensinterne MA dem Projekt nicht/nicht zum Vollkostensatz belastet, kommt es zur Verfälschung der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Folge sind Fehlentscheidungen bzgl. Projektdurchführung, -priorität & Ressourceneinsatz.
  2. Linie
    1. Organisationseinheit möglichst gleichmäßig auslasten
    2. Wichtigkeit der Organisation durch Akquisation zusätzlicher Aufgaben & Projekte steigern
    3. Aufgabe: Ressourcen- planung
Überblick Mechanik
1. Überblick
  1. Voraussetzung: Identifikation von relevanten Arbeitspaketen/Vorgängen
  2. Schätzung des Bearbeitungsaufwandes eines Arbeitspakets/Vorgangs
  3. Ressourcenwahl aufgrund erforderlicher Qualifikationen & Kapazitäten für die Arbeit
  4. bei Einlastung des Aufwandes Berücksichtigung von Bearbeitungsaufwand, gewünschtem Bearbeitungszeitraum & Belastungsprofil der Ressource
  5. Überlasten sind zu vermeiden durch Anpassung des Barbeitungs- zeitraums oder Hinzuziehung einer zusätzlichen Ressource
  6. Ressourcenplanung erfolgt meist in mehreren Iterationsschritten
2. Bearbeitungsaufwand schätzen: realistische, möglichst exakte Schätzung, Fehleinschät- zungen wirken sich unmittelbar auf die Belastungssituation & den Fertigstellungstermin aus
3. Kapazitäten ermitteln
  1. Grundkapazität: Kapazität, die insgesamt für alle Projekte & Aufgaben abzüglich der Grundlast zur Verfügung steht (Brutto-Kapazität-Abwesenheiten=Netto-Kapazität)
  2. Freie Kapazität: Kapazität, die unter Berücksichtigung der Summe aller bereits bestehenden Belastungen für weitere Arbeiten noch bereit steht
4. Aufwände einlasten
  1. Die Belastung einer Ressource steht in direktem Zusammenhang zum Aufwand, der zu leisten ist & umgekehrt zur Zeitdauer, die für die Bearbeitug der Aufgabe zur Verfügung steht.
  2. Einsatz weiterer Personen (z.B. bei Terminproblemen) führt zu erhöhtem Koordinationsaufwand, Aufwand bei der EInarbeitung & reduziert den Bearbeitungszeitraum nicht linear
  3. Belastung bleibt nicht immer gleich, sondern stellt sich durch die Summe der beteiligten Vorgänge im Projekt dar. Bei Überlast muss Ausgleich erfolgen, bei Minderauslastung sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
  4. Einlastung auf Stufe Person/Org-einheit
    1. Org-einheit: Mitarbeiter sind aufgrund gleicher/ähnlicher Qualifikation auswechselbar
    2. Personen: Spezialwissen
5. Belastungsabgleich Einzelprojekte: Vermeidung Überlastsituation
  1. Termin- & Kapazitätstreu: Nutzung von Puffer- zeiten ohne Änderung des Projekt-Endtermins
  2. Kapazitätstreu: Verschiebung des Projekt-Endetermins
  3. Termintreu: Erhöhung der Bearbeitunsgkapazität
aus der Sicht des Projektleiters
1. Für konkrete Anforderungen an die Linie muss der PL wissen, was er für Fähigkeiten & Ressourcen benötigt
2. Absprachen über Zeitraum & Ausmaß der Mitarbeit am Projekt führen zu besserer Integration PL, Projekt-MA & Linienvorgesetzten
3. Fragestellungen zur Ressourcenplanung
  1. Welche Qualifikation benötige ich fürs Projekt?
  2. Wie viele und wann werden die Qualifikationen benötigt?
  3. Welche interne Org-einheiten/externen Unternehmen verfügen über entsprechende Qualifikationen & Kapazitäten?
  4. Wie erreiche ich die Priorisierung meines Projektes bei Enpassressourcen?
  5. Wie stelle ich sicher, dass die Ressourcen verfügbar bleiben & auf Änderungen flexibel reagieren?
4. Matrixorganisation: Netzwerk von Einflussfaktoren & Rahmenbedingungen, die aus der Ressourcenplanung eine anspruchsvolle Aufgabe machen.
5. regelmäßige Anpassung an neue Erkenntnisse/veränderte Rahmenbedingungen setzen Zusammenarbeit & Kommunikation mit MA & Ressourcenmanagern voraus
6. Hilfsmittel
  1. Wer-Was-Tabelle
  2. Ressourcen-Balkendiagramm
Multiprojekt-Situation: Einlastung & Belastungsabgleich mittels Ressourcenplanungs-Würfel
1. Zentraltabelle mit Aufwänden einer Ressource für eine bestimmte Arbeit
2. Ressourcenblatt mit Belastungsdaten für eine definierte Ressource über Zeiteinheiten hinweg
3. Belastungsdiagramm zeigt Unter-/ Überlastsituationen
4. Belastungstabelle weist die Belastungsdaten der verschiedenen Ressourcen aus
5. Automatismen sind problematisch

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