Principales características clasificación de la información y archivos documentales

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Mapa mental, mostrando las principales características relativas a la clasificación de la información y los archivos documentales en las organizaciones públicas.

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Principales características clasificación de la información y archivos documentales
1 Normatividad en materia de Archivos
1.1 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
1.2 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la APF
1.3 Ley Federal de Archivos
1.4 Manual de Aplicación General en Materia de Transparencia
2 Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, de conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004.
2.1 Fuente: Curso-taller La Clasificación como principal objetivo de la organización de los acervos documentales dentro de las etapas de trabajo archivístico y la aplicación preliminar de acervos documentales de trámite concluido. Coordinación de Archivos. Notimex, Agencia de Noticias del Estado Mexicano. Mayo, 2015.
3 Son instrumentos normativos de aplicación general que establece la modificación y facilitan la regulación administrativa y estandariza los procedimientos para la transparencia y los archivos de la APF.
4 Características del documento a archivar
4.1 La integridad de sus caracteres externos e internos
4.2 La autenticidad (que corresponde al autor, fecha y lugar que en él se consignan, que no sea falso)
4.3 La naturalidad o grado de relación de un documento con el hecho documentado (original, copia, traslado, etc.)
5 Los tipos de archivo se dividen en:
5.1 Por su movimiento y consulta
5.1.1 Trámite: Contiene documentación de asuntos que no han concluido su trámite. La consulta es constante..
5.1.2 Transferencia: Contienen documentación cuyo trámite ha concluido. La consulta es esporádica.
5.1.3 Histórico: Se conservan documentos de manera indefinida con fines de investigación.
5.2 Por su documentación
5.2.1 Oficiales: Son los que producen los organismos públicos (Federal, Estatal y Municipal)
5.2.2 Particulares: Son los que produce el sector privado, como la industria, banca, comercio, asociaciones civiles, congregaciones, sindicatos, familiares, etc.)
5.3 Por su uso y destino
5.3.1 Públicos: Los que pueden ser consultados por quien lo desee, cumpliendo los requisitos preestablecidos para ello.
5.3.2 Privados: Sólo pueden ser consultados por personal autorizado de las instituciones a las que pertenece.
5.3.3 Secretos: Por su naturaleza (de confidencialidad) sólo un grupo reducido y/o selecto de personas tiene acceso a su consulta.
5.4 Por su funcionamiento
5.4.1 Centralizados: Son aquellos en los que se encuentra toda la documentación de una Institución o empresa, organizados bajo un mismo sistema y por lo general esrán en el mismo local.
5.4.2 Descentralizados: Consiste en tener separados los archivos de una misma institución en distintas secciones, pueden tener el mismo sistema de organización o no.
5.5 Por su agrupación
5.5.1 Sueltos: Son generalmente los arcivos constituidos con documentos históricos, que se consideran sueltos para poder ser exhibidos (en vitrinas, museos, etc.)
5.5.2 Expedientados; Son los que tienen documentos agrupados en expedientes para formar la historia o seguimiento de un asunto determinado.
5.6 Por su sistema
5.6.1 Directos: Son aquellos que no requieren de ninguna guía, índice, catálogo, o inventario para su localización de los expedientes (archivos de poco volumen)
5.6.2 Indirectos Son los que requieren de un instrumento para su recuperación, guías, índices, catálogos o inventarios, para efectuar la localización de los expedientes (archivos de mediano y gran volumen)
6 Las etapas del trabajo archivístico son cuatro: Recepción, Clasificación, Expeditación y Archivación
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