Controles Administrativos - created from Mind Map

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¿Qué es el control y por qué es importante?

El proceso de control

Control del desempeño de la organización y sus empleados

Herramientas para medir el desempeño organizacional

Temas contemporáneos relativos al control

Proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño laboral

¿Por qué es tan importante el control?

La planeación puede ser llevada a cabo y también puede crearse una estructura organizacional para facilitar el cumplimiento eficaz de los objetivos, e incluso es posible motivar a los empleados mediante un liderazgo efectivo.

El uso de controles efectivos garantiza que las actividades serán ejecutadas de forma que contribuya al cumplimiento de los objetivos.

Procedimiento de tres pasos cuya finalidad es medir el desempeño real, compararlo contra un estándar y poner en práctica las acciones gerenciales necesarias para corregir las desviaciones o errores de adecuación que pudieran presentarse

Decisiones gerenciales relacionadas con el control

Paso 1: Medición del desempeño real

Paso 2: Comparación del desempeño real contra un estándar

Paso 3: Implementación de acciones gerenciales

¿CÓMO MEDIMOS?

¿QUÉ MEDIMOS?

Los gerentes pueden emplear uno de cuatro métodos para medir el desempeño real e informar sobre cuál es su nivel:

la observación

los reportes estadísticos

los reportes orales

los reportes escritos

Lo qué se mide suele determinar lo que harán los empleados.

En este paso se determina la variación que existe entre el desempeño real y el estándar.

RANGO DE VARIACIÓN

Parámetros de variación aceptables entre el desempeño real y el estándar

CORREGIR EL DESEMPEÑO REAL

REVISAR EL ESTÁNDAR

ACCIÓN CORRECTIVA INMEDIATA

ACCIÓN CORRECTIVA BÁSICA

Acción correctiva que busca solucionar los problemas de una sola vez para reencauzar el desempeño

Acción correctiva que trata de determinar cómo y por qué se dio la desviación del desempeño antes de corregir la causa de la misma

Podría darse el caso de que la variación sea resultado de un estándar irreal, es decir, de un objetivo demasiado alto o demasiado bajo.

En tal situación, lo que requiere una acción correctiva es el estándar, no el desempeño.

Si éste supera el objetivo de manera consistente, el gerente deberá evaluar si la meta es muy fácil de cumplir y, por consiguiente, necesita ser elevada.

¿Qué es el desempeño organizacional?

Medición del desempeño organizacional

ACCIONES DISCIPLINARIAS

Suma de los resultados de todas las actividades laborales de la organización

PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL

EFICACIA ORGANIZACIONAL

CLASIFICACIONES INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES

La cantidad de bienes y servicios producidos dividida entre los insumos necesarios para generar ese nivel de producción

Medida de cuán apropiados son los objetivos organizacionales y de qué tan bien se están cumpliendo

Las clasificaciones o rankings constituyen una forma muy popular de medición utilizada por los gerentes para evaluar el desempeño de sus organizaciones.

Acciones puestas en práctica por un gerente para hacer cumplir los estándares y los reglamentos laborales de la organización

Control del desempeño de los empleados

USO DE ACCIONES DISCIPLINARIAS

RETROALIMENTACIÓN EFICAZ SOBRE EL DESEMPEÑO

Cuando se presentan estas circunstancias, es importante que los gerentes sepan cuáles son las políticas organizacionales en materia de disciplina.

Los gerentes necesitan ofrecer retroalimentación a sus empleados, precisamente para que éstos sepan si están teniendo un desempeño laboral adecuado.

Todos los gerentes necesitan contar con herramientas apropiadas para supervisar y medir el desempeño organizacional.

Control Preventivo

Control Concurrente

Control de Retroalimentación

Controles Financieros

Controles de información

Cuadro de mando integral

Benchmarking de las mejores prácticas

Control implementado antes de la realización de una actividad laboral

Control que entra en acción mientras una actividad laboral está en progreso

Control que entra en acción después de que una actividad laboral ha sido ejecutada

Todos los negocios quieren generar utilidades. Para lograr ese propósito, los gerentes necesitan contar con controles financieros.

CONTROL DE LA INFORMACIÓN

¿CÓMO SE EMPLEA LA INFORMACIÓN PARA CONTROLAR?

En vista de que la información es vital para las actividades organizacionales, es preciso que los gerentes tengan implementados controles amplios y seguros para protegerla.

Los gerentes requieren información adecuada en el momento correcto y en la cantidad apropiada para vigilar y medir las actividades y el desempeño organizacional.

Sistema utilizado para dotar al cuerpo gerencial de la información que necesita a intervalos regulares

Herramienta de evaluación del desempeño que toma en consideración otros factores además de la perspectiva financiera

benchmarking

benchmark

Búsqueda de las mejores prácticas entre competidores y no competidores con la intención de tomarlas como modelo para lograr un desempeño superior

Nivel de excelencia utilizado como estándar para hacer mediciones y comparaciones de desempeño

Ajuste de los controles a las diferencias interculturales y la incertidumbre global

Áreas problemáticas en el ámbito laboral

Violencia en el entorno laboral

Control de las interacciones con los clientes

Gobernabilidad corporativa

Los gerentes de naciones donde la tecnología es más avanzada suelen emplear dispositivos de control indirecto, como informes y análisis generados por computadora, además de las reglas estandarizadas y la supervisión directa, para asegurarse de que las actividades laborales se ejecuten de acuerdo con los planes.

En los países menos avanzados en materia tecnológica, sin embargo, los gerentes tienden a usar más la supervisión directa y una toma de decisiones muy centralizada.

Otro desafío que afrontan los gerentes tiene que ver con la posibilidad de hacer comparaciones entre los datos recopilados para realizar sus evaluaciones.

Las organizaciones globales necesitan poner en práctica controles que protejan a sus empleados y demás activos ante problemas y desastres de alcance internacional.

PRIVACIDAD EN EL TRABAJO

ROBO POR PARTE DE LOS EMPLEADOS

los gerentes vigilan el uso que hacen sus empleados de los sistemas de cómputo y correo electrónico de la compañía radica en que no quieren exponerse al riesgo de ser demandados por crear un entorno laboral hostil debido a la transmisión de mensajes ofensivos o imágenes inapropiadas entre las computadoras de los trabajadores.

Usufructo no autorizado de cualquier propiedad de la empresa para uso personal de sus trabajadores

Sin duda, algunos de los elementos que participan en el fenómeno son el estrés que sufren los empleados a causa de:

las incertidumbres económicas

la inseguridad laboral

la pérdida de valor de las cuentas de retiro

las largas jornadas de trabajo

la sobrecarga de información

las interrupciones cotidianas

la imposición de fechas límite imposibles de cumplir y el depender de gerentes poco empáticos

Es probable que no haya una mejor área para visualizar la conexión entre planeación y control que la del servicio al cliente.

La cadena de servicio-utilidad

Secuencia de servicio que va de los empleados a los clientes con el propósito de generar una utilidad

Sistema utilizado para regir una corporación, de manera que los intereses de sus propietarios estén protegidos

EL PAPEL DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS

LA GENERACIÓN DE REPORTES FINANCIEROS Y EL COMITÉ DE AUDITORÍA

el propósito de los consejos directivos era tener un grupo, independiente del cuerpo administrativo, encargado de vigilar los intereses de todas las partes involucradas con la empresa pero que no estuviera involucrado en el manejo cotidiano de la organización.

Además de ampliar las funciones de los consejos directivos, la ley Sarbanes-Oxley demanda mayor apertura y transparencia en el manejo de la información financiera corporativa.