Gestión documental

Nós do fluxograma

• GESTIÓN DOCUMENTAL Normatividad y conceptos

• Archivo general de la nación Entidad destinada a legislar, coordinar, diseñar y exponer todo sobre el manejo de los documentos y la archivística en Colombia Ley 80 de 22 de Diciembre

• Sistema Nacional de Archivos Agrupación de organizaciones destinadas al manejo, gestión y normalidad del trato a la documentación y el archivo

• ¿Qué es? Conjunto de actividades predestinadas al manejo, gestión de la documentación recibida u originada en la organización, son de casta técnica y administrativa Ley 594 de 2000

• PGD Es Programa de Gestión documental, consta de una serie procedimientos destinados a dar guía del tratamiento de la información al interior de las empresas u organizaciones

• Normatividad

• Tabla  retención documental Herramienta de agrupación documental y de logística

• Vigencia Es el periodo en que el documento tiene o conserva su funcionalidad o poder

• Orden Especifica la estructura y distribución de los documentos, mediante parámetros y sub parámetros 

• Valoración Es la actividad que determina el tiempo de conservación, Según el tipo de valor, primario o secundario, en el primero es de archivo mientra se finaliza el proceso que respalda ese documento, mientras que el otro es de caracter de archivo permanente

• Alfabético - Alfabeto común -Onomástico -Asunto -Geografía

• Numérico -Número simple -Tipógrafo -Decimal Cronológico

• Orden y formación de expedientes Los documentos contenidos al interior de las carpetas, obedecen a un orden y rotulación, que permiten su rápida ubicación e identificación Los archivos se ubican de forma que se encuentre el documento más antiguo en primera posición, y el más reciente en el último puesto. NO SE DEBEN EXCEDER LOS 200, de ser así se anexa otra carpeta

• Rotulación y foliación Para todo archivo se debe aplicar una rotulación que identifique su ubicación, contenido e información básica

• Documento vs archivo Cabe resaltar que los documentos es la entrada al proceso, estos pueden ser actualizados y variables, mientas que  los registros, la salida del proceso son inalterables

• Fundamento legal ACUERDO No. 042  Octubre 31 DE 2002 Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades públicas y privadas

• Normativas  y amparos legislativos -CPC Art. 15 -Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. -Normas ISO NTC 9000-2000 -NTC 9001-2000 -NTC 4568 -NTC 5029

• Archivo: Conjunto de documentos destinados a su preservación o almacenamiento Serie  documental: Documentos con contenido  homogéneo, tratados en conjunto Sub-serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental