Diferencias entre un SGDE y el SGDEA

Diferencias entre un SGDE y el SGDEA

1. Propende por el diseño, implementación y seguimientos de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizando con la racionalización de tramites e intercambio de información electrónica en el marco de gobierno electrónico en la administración pública

   • El SGDE no contiene esas funcionalidades, sino que constituyen un sistema independiente.
     • En el SGDE es opcional
       • En un SGDE basta con implementar los metadatos obligatorios de documento electrónico del ENI
         • En el SGDE cuenta con una estructura de almacenamiento de documento
           • En el SGDE Permite que se modifiquen los documentos y/o que existan varias versiones de éstos

2. SGDE

3. SGDEA

4. se da como evolución del SGDE añadiendo funcionalidades e integrando otras tecnologías informáticas con el objetivo de dar solución y adaptarse a las múltiples necesidades informativas y documentales de las entidades u organizaciones como por ejemplo informatizar el cuadro de clasificación documental, crear el esquema de metadatos, definir, asignar los calendarios de disposición, tener un control histórico de trasferencias recibidas todo esto con el fin de asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos que en él se gestionan, independientemente del medio físico de almacenamiento y del formato del documento

   • El SGDEA lleva integradas las políticas de conservación de información (copiado de ficheros, replicación, migración, reformateo de cintas
     • El SGDEA debe proveer obligatoriamente funcionalidades de consulta y búsqueda de información (básica y avanzada)
       • En el SGDEA debe soportar obligatoriamente formatos de conservación a largo plazo (como PDF/A o firmas longevas)
         • En el SGDEA debe permitir realizar copias auténticas con cambio de formato, permitiendo copias entre multitud de formatos.
           • En un SGDEA debe ser capaz de gestionar fondos y series documentales
             • El SGDEA debe permitir gestionar Políticas de retención y disposición (expurgo o transferencia) de documentos
               • El SGDEA debe realizar obligatoriamente un proceso de “Descripción de la Información”. En el marco de la NTI de Procesos de Gestión de Documentos Electrónicos, la Descripción de la Información consiste en la aplicación del conjunto de metadatos de e-MGDE que escoja cada organización
                 • El SGDEA, cuenta con una estructura de gestión de documentos de archivo muy rigurosa de cuyo mantenimiento se encarga el administrador
                   • En el SGDEA Impide que se modifiquen los documentos de archivo cumpliendo con la autenticidad

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