Flashcards
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Cards in this deck (11)
- 1PROTOCOLOEntende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam
bastante. - 2O PROTOCOLO REALIZA AS SEGUINTES ATIVIDADES:-Recebimento
-Registro
-Autuação
-Classificação
-Expedição/Distribuição
-Controle da movimentação - 3RECEBIMENTOÉ a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.
- 4REGISTROÉ o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado. - 5AUTUAÇÃOÉ o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que
irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é
conhecida como abertura ou formação de processos. - 6CLASSIFICAÇÃO (1/4)Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos
existentes no Plano de Classificação da instituição. - 7CLASSIFICAÇÃO (2/4)Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo,
para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou
sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). - 8CLASSIFICAÇÃO (3/4)Tais documentos (particulares e sigilosos)
deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação,
pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. - 9CLASSIFICAÇÃO (4/4)Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
- 10EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃOÉ a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro
do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública. - 11CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando
necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através
de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo).
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- Flashcards on Untitled, created by Stefânia Martins on 04/11/2016.
- Created by
- Stefânia Martins
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