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la Foliación En Documentos Un Proceso inprescindible en la organización Archivística.

Controla la cantidad de folios en una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc)

Controlar la calidad, entendida, esta ultima como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados.

Permite ubicar y localizar de manera puntual un Documento , la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control, de prestamos . TRD, TVD)y de consulta (inventarios guías catálogos)

Requisitos:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada.

2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción

3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.

4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

3. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

4. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

6. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.

7. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio.

8. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas.

9. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano.

10. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

La foliación es un proceso que suma gran importancia y vitalidad para la Gestión Documental ya que por medio de la misma se facilitan muchos procesos como: controlar la cantidad y la calidad de los documentos adquiridos y producidos dentro de las organizaciones y todo ente documental.