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DOCUMENTOS ORGANIZADOS

CLASES DE ARCHIVO

Activo

• Uso frecuente.

Semiactivo

• Consulta ocasional.

Inactivo

• Sin uso frecuente, se conserva.

ETAPAS DEL DOCUMENTO

Creación

↓

Recepción

↓

Trámite

↓

Conservación

↓

Disposición final

NIVELES DE ARCHIVO

Gestión

• Documentos actuales de cada área.

Central

• Guarda documentos de diferentes áreas.

Histórico

• Conserva documentos importantes para la memoria

PROCEDIMIENTO ARCHIVÍSTICO

• Clasificación: organizar según su función.

• Ordenación: colocar siguiendo un método.

• Codificación: asignar códigos.

• Almacenamiento: guardar correctamente.

• Recuperación: encontrar cuando se necesita.

5SISTEMA ORFUAS

Orgánico

• Según la estructura de la empresa.

Funcional

• Según funciones o actividades.

Asuntos

• Por temas o asuntos.

MÉTODOS DE ORDENACIÓN

Alfabético

• Orden por letras.

Toponímico

• Orden por lugares.

Numérico

• Orden por números.

Cronológico

• Orden por fechas.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Se aplican estos procedimientos para organizar documentos como facturas, contratos, informes, etc.

Ahorra tiempo y mejora el acceso a la información.

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA

Facilita encontrar documentos.

Mejora la toma de decisiones.

Permite control y orden.

Protege la información.

Cumple normas de conservación.