ADMINISTRACION DE RECURSOSLOGISTICOS EN LA POLICIA NACIONAL. MANEJO DE BIENES

ADMINISTRACION DE RECURSOSLOGISTICOS EN LA POLICIA NACIONAL. MANEJO DE BIENES

1. BIEN

   • Se consideran como tales únicamente los elementos en depósito, los bienes que componen el grupo de propiedad, planta y equipo de la Institución, intangibles y los recibidos para la administración uso y explotación excluyendo el dinero, títulos valores y similares.
   • Finalidad
     • Apoyar logísticamente el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de la misionalidad Institucional.
   • Clasificación
     • Bienes muebles
     • Bienes inmuebles
     • Elementos de consumo
       • Son todos aquellos bienes no retornables.
     • Insumos
       • Son los que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos o que una vez utilizados se deben desechar.
     • Repuestos y accesorios
       • Son los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros.
     • Reparables.
       • Son todos los componentes de equipos aéreos o marítimos, que han cumplido su ciclo de vida o que se dañan por el uso, y cuya orden técnica acepta reparación.
     • Intangibles.
       • Son todos aquellos bienes que no tienen forma física (derechos, licencias, software, patentes, entre otros), pero que tienen un valor económico a causa de los derechos o privilegios que confieren a la Policía Nacional.
   • Elementos devolutivos.
     • En bodega
     • En servicio
     • Polizas de seguros

2. HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS

   • Se establece la obligatoriedad del uso de la herramienta informática SAP, así mismo sistemas informáticos como son SIGEA, SIFAC, SIBIN, SIASE, SINVE, SINCO Y SISAP.

3. OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS VALORIZADOS DE LOS BIENES EN USO, CUSTODIA O ADMINISTRACIÓN

4. CONTROL DEL KÁRDEX

5. BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS

   • Bodega
     • Principal de almacén.
       • bienes muebles de consumo y devolutivos nuevos, adquiridos a cualquier título, de utilización futura en desarrollo del cometido estatal.
     • Bienes reintegrados en buen estado.
       • Bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén para su guarda o custodia.
         • La característica principal de estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al servicio.
           • Una vez ingresados a la bodega, no podrán permanecer en ella por más de (30) días, excepto el stock estratégico para armamento.
         • Los suministros médicos que tiene a cargo la Dirección de Sanidad su rotación será de 90 días para su distribución y entrega teniendo en cuenta el sistema de costeo.
         • El parque automotor que se encuentre pendiente porasignación de placa de identificación para su movilización, se trasladará a propiedad planta y equipo no explotado mientras se protocoliza o se realiza la entrega formal de la identificación por parte de la entidad correspondiente,
     • Bienes muebles en mantenimiento
     • Bienes reintegrados inservibles.
   • Servicio
     • Bienes devolutivos en servicio en las dependencias.
     • Bienes recibidos en comodato.
       • Bienes inmuebles.
   • Presentación de inventarios
     • General.
       • Con corte 31 de diciembre de cada vigencia, de los elementos en bodega y en servicio que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia.
   • Responsables por pérdida o daño de los bienes.
     • Las personas que tengan asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institución o en calidad de comodato, para su utilización, administración o custodia, son responsables de la pérdida o daño que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural,
   • Obligatoriedad de hacer entrega de inventarios individuales de los bienes.
     • El ente administrativo hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categoría o contratistas, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia

6. CONTROL DE LOS BIENES

   • Objetivos del control de bienes
     • Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la Institución.
     • Identificar claramente los bienes para los diferentes procesos de adquisición, almacenamiento, administración y entrega.
     • Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente cuando señala que la adquisición de bienes que necesitan los órganos que hacen parte del presupuesto general de la Nación
     • Permitir la elaboración del plan de compras de acuerdo con las necesidades reales de la unidad, teniendo en cuenta los datos históricos de las compras realizadas y consumos efectivos.
     • Tomar decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo con las necesidades de la Institución.
     • Cumplir las normas administrativas y fiscales vigentes, sobre el manejo de bienes.
   • Unidad funcional
     • Se deberá crear la unidad funcional (almacén).
       • Almacenista
       • Auxiliar(s) de Almacén
   • Puntos de control
     • Aplicar los puntos de control definidos en la caracterización del proceso de Logística y Abastecimientos.
     • Conservación y seguridad del material que se encuentre en depósito.
     • Los bienes que entrega el proveedor, deben ajustarse a la cantidad, calidad, marca, unidad de medida, importe y fechas de vencimiento no sean inferiores con las necesidades de consumo de la unidad, como lo estipule el contrato,
     • Los bienes recibidos por traslado, deben corresponder con la salida de almacén y soporte de quien entrega.
     • Contar con una base de datos de los contratos en comodato de los bienes muebles e inmuebles, con su soporte documental.
     • - Los bienes en el almacén deben estar organizados y clasificados de tal forma que permita y facilite su movilización.
     • Las instalaciones del almacén deben ceñirse a las normas técnicas de almacenaje, demarcaciones, equipos de seguridad y normas de seguridad industrial, norma de bioseguridad y medio ambiente, concordantes con la normatividad vigente para el mantenimiento semestral de los equipos de seguridad.
     • Las novedades referentes a pérdidas, faltantes, sobrantes, hurto o daño, deben reportarse al jefe inmediato.
     • Los bienes en buen estado, que han sido reintegrados al almacén, deben ser debidamente reubicados dentro de los 30 días siguientes, para ejercer el control administrativo pertinente.
     • Se debe llevar el archivo de correspondencia y documentos soporte del movimiento de la dependencia, en concordancia con las normas de gestión documental.
     • Las entregas y cambios de elementos deben realizarse de acuerdo con la normatividad establecida.
     • Los documentos generados en el proceso de entrada y salida de bienes, que soportan el movimiento de bienes, deben estar debidamente firmados.
     • Por medio del sistema se reflejan los respectivos movimientos generados por los almacenes el cual debe ser reportado a contabilidad, de acuerdo con los formatos establecidos.
     • Para control de los elementos y medicamentos veterinarios, en las unidades de Carabineros y Guías Caninos, será el Grupo Remonta y Veterinaria el encargado de estandarizar el sistema a emplear, debiendo permanecer actualizado en tiempo real.
     • Los bienes en bodega deben ser verificados mensualmente, efectuando pruebas selectivas, de cuyo resultado se dejará constancia por medio de un acta.
     • El control y seguimiento de los bienes enviados se realizará hasta la recepción por parte de la unidad de destino.
     • Los bienes registrados en la cuenta contable 1637 “Propiedades, planta y equipo no explotados” deberán ser verificados permanentemente, con el fin de dar de baja los que se consideren inservibles.
     • Los bienes muebles en servicio y en bodega, que se encuentren en estado de obsolescencia, inservibles, reparación antieconómica y aquellos que generen riesgos para los usuarios daño o deterioro deberán ser propuestos para realizar el procedimiento de baja.
     • No se podrán entregar bienes mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por la salida de almacén (exceptuando casos de siniestros o conmoción interior).
     • No se podrá variar el destinatario en la salida de almacén, ni cambiar o reemplazar bienes por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.
     • Los inventarios asignados a la cuenta del almacén deberán ser sistematizados, depurados y codificados en concordancia con el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles

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