Diretrizes do produtor

Diretrizes do produtor

1. Estas diretrizes podem ser aplicadas a vários tipos de publicações, documentos e dados digitais, mas elas são especialmente importantes para documentos arquivísticos digitais.

   • Aplica-se aos documentos arquivísticos que precisam ser armazenados por apenas um pequeno período, bem como àqueles que requerem manutenção em longo prazo.

2. 1. Selecione hardwares, softwares e formatos de arquivo que ofereçam melhores expectativas de garantia de que os materiais digitais permanecerão facilmente acessíveis ao longo do tempo

   • O acesso a materiais digitais depende de um software apropriado.
     • 1.2 Escolha os softwares e hardwares que permitam compartilhar materiais digitais com facilidade.
     • 1.3 Use softwares aderentes a padrões.
     • 1.4 Mantenha as especificações do software
     • 1.5 Se personalizar o software, certifique-se de que documentou as mudanças que fez.
     • 1.6 Documente a construção do seu sistema para garantir a acessibilidade a ele.
   • 1.1 Escolha um software que apresente os materiais como eles aparecem originalmente.

3. 2- Certifique-se de que os materiais digitais mantidos como documentos arquivísticos são estáveis e fixos tanto no conteúdo quanto na forma

   • Fixidez
   • Forma fixa
   • Conteúdo estável
   • Variabilidade limitada
   • Forma documental
     • extrínsecos
     • intrínsecos

4. 3- Certifique-se de que os materiais digitais estão identificados adequadamente

   • Nomes das pessoas envolvidas na produção dos materiais digitais,
   • Nome da ação ou assunto
   • Forma documental
   • Apresentação digital
   • Data(s) de produção e transmissão,
   • Expressão do contexto documental
   • Indicação de anexos
   • Indicação de direitos autorais ou outros direitos intelectuais
   • Indicação da presença ou remoção de uma assinatura digital
   • Indicação de outras formas de autenticação
   • Indicação da minuta ou número da versão
   • Existência e localização de materiais duplicados fora do sistema digital

5. 4-Certifique-se de que os materiais digitais carregam informações que ajudarão a verificar sua integridade

   • Nome da pessoa ou unidade administrativa que utiliza os documentos
   • Nome da pessoa ou unidade com responsabilidade primária por manter os materiais
   • Indicação de anotações acrescentadas aos materiais
   • Indicação de quaisquer mudanças técnicas nos materiais ou nos aplicativos respon- sáveis por gerenciar e prover acesso aos materiais
   • Código de restrição de acesso
   • Código de privilégios de acesso
   • Código de documento vital
   • Destinação planejada

6. 5- Agrupe os materiais digitais de forma lógica

   • Plano de classificação
   • Metadados de identidade

7. 6- Utilize técnicas de autenticação que favoreçam a manutenção e a preserva- ção dos materiais digitais

   • Autenticação
     • Declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento

8. 7. Proteja os materiais digitais de ações não autorizadas

   • A segurança inclui restringir o acesso físico a lugares onde os computadores são mantidos
   • assim como restringir o acesso aos materiais digitais nos próprios computadores
     • uso de senhas
     • autenticação biométrica

9. 8. Proteja os materiais digitais de perdas acidentais e corrupção

   • Desenvolva uma política ou rotina rigorosa que assegure que seu sistema faça cópias de segurança diariamente
   • Escolha e instale a melhor tecnologia de cópias de segurança para o seu caso

10. 9- Previna-se contra a obsolescência de softwares e hardwares

    • Uma estratégia para solucionar este problema é eliminar a dependência do hardware
      • por meio da transferência das funcionalidades do hardware para o software
    • quando partes do ambiente tecnológico em que você está trabalhando começam a se tornar obsoletas,
      • elas devem ser atualizadas para a tecnologia mais avançada disponível, de acordo com suas exigências e obrigações particulares
        • todos os materiais digitais dentro e fora do sistema devem ser migrados para essa nova tecnologia.

11. 10- Considere os aspectos relacionados à preservação em longo prazo

    • é importante considerar a melhor maneira de preservar aqueles mais relevantes por um longo período de tempo
      • custodiador confiável.
        • Preservador que pode demonstrar que não tem razões para alterar ou permitir que outros alterem os documentos arquivísticos preservados
    • o custodiador pode ser a pessoa responsável por manter, organizar e armazenar os documentos durante seu uso ativo
    • No caso de indivíduos que implementam a manutenção de seus próprios documentos, a pessoa encarregada da preservação pode ser um arquivista ou um bibliotecário