Los documentos

Los documentos

1. Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia.

2. Tipos

   • En la biblioteca
     • Libros: Su contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios volúmenes
     • Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada.
     • Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación de actas .
     • Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada.
     • Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta Institución
     • Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc…
     • Bibliografías: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.
     • Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto.
   • Según su actividad exonomixa
     • personales
       • cartas
       • ensayos
       • discursos
       • diario
     • comerciales
       • PARTE ADMINISTRATIVA ACUERDOS HOJAS DE VIDA INFORMES LEYES
       • PARTE CONTABLE FACTURAS RECIBOS BALANCES
     • judiciales
       • juicios
       • demandas
       • causas
     • militares
       • minuta
       • autos
     • religiosas
       • escritos papales
       • bula
       • actas

3. requisitos de la documentación

   • • Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación. • Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue emitida • Número de origen: Código y número de registro de origen • Emisor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento. • Institución: Es el nombre o la razón social del emisor. • Grado de reserva: Ordinaria o reservada • Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de petición. • Medio de recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, mensaje de datos, correo, mensajero, telefax, telegrama, otros. Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial •Responsable: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable dela gestión de la comunicación. •Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción. •Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta de tres h

4. unidad correspondencia

   • CONCEPTO Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución delas comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos
   • mision Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad
   • objetivos Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observación plena de los principios que rigen la administración pública
   • funciones En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Recepción Distribución Trámite Conservación . Consulta de documentos
   • servicio que presta Dar información adecuada y oportuna Conservar la información Digitalizar Cambio de soporte Implementar manuales de procedimientos