GTD

GTD

1. Getting things done

2. Criado por David Allen

3. Para ter controle sobre suas coisas

4. Precisa de:

   • Bloco de notas com lápis ou caneta, no meu caso, escolhi ter um caderno comigo na bolsa
     • Anotar "TUDO" que precisa fazer
   • Bandeja de entrada ou Caixa de entrada. Usar o Evernote que vai ter um caderno chamado Entrada
     • Todos os dias, passar "TUDO" que estiver no meu bloco de notas para a caixa de entrada
   • Agenda para registrar compromissos, atualmente estou usando agenda Google que sincroniza com meu celular
   • Lista de ações no Evernote
     • Lista de ações avulsas
     • Lista de ações relacionadas a projetos
     • Lista de ações recorrentes

5. SEJA CONSISTENTE NO USO DO GTD

6. Realizar as cinco tarefas de modo consistente, sempre e do mesmo modo

   • 1º Passo: COLETA. No caderno que deve ficar na minha bolsa
   • 2º Passo: PROCESSAMENTO. Processar tudo que estiver na Caixa de Entrada
     • Ao final do dia, a caixa de entrada deve estar vazia
     • Dê toda atenção para cada item que estiver processando. Um processamento mal feito faz todo o sistema de informação ruir rapidamente
     • Ver qual é o assunto
     • Você tem que fazer algo (AÇÃO)?
       • NÃO.
         • Pode jogar fora? Jogue
         • Pode ser um plano futuro? Guarde na pasta TALVEZ, ALGUM DIA. Tem uma ficha física na minha pasta de projetos de casa com uma lista de TALVEZ, ALGUM DIA
         • É uma informação para referência posterior? Arquive na pasta adequada para o assunto
       • SIM
         • Defina a "PRIMEIRA" ação. Deve efetivamente identificar a primeira ação, caso contrário a resolução desse assunto não vai evoluir
           • Essa primeira ação pode ser feita em menos de dois minutos? FAÇA JÁ
           • Pode delegar a alguém? DELEGUE JÁ e passe o assunto para uma pasta chamada AGUARDANDO, Ainda não criei esta pasta!! Ainda não tenho certeza da necessidade dela para mim, em qual situação (profissional ou pessoal).
           • Se a primeira ação não pode ser feita em 2 minutos e nem delegada a ninguém.
             • Esta ação tem uma data ESPECÍFICA? Então anote na sua agenda com caneta (compromisso).
             • Se a ação não tem uma data específica, ela deve ir para sua lista de ações (Lembretes do meu celular).
           • Precisa de mais ações além da primeira para resolver o assunto? Então é um PROJETO. Passe o assunto para sua lista de projetos. Tenho uma pasta física para projetos pessoais em casa e tenho planos de usar o Google Drive para projetos profissionais. Conforme for aprendendo a usar o Evernote, talvez haja alguma mudança nesse sentido. Alguns projetos foram feitos na forma de mapa mental no examtime.com
   • 3º Passo: PROCESSAMENTO DE E-MAILS. Faz todo processamento conforme o 2º passo para tudo que estiver na sua caixa de entrada. Aqui pode-se criar outras duas pastas de e-mails: ITENS DE AÇÃO e AGUARDANDO
     • Pasta ITENS DE AÇÃO: tudo que precisa de uma primeira ação. Depois de resolvido, excluir o email ou arquivar
     • Pasta AGUARDANDO, é como o "aguardando" do segundo passo. Tudo que for delegado a alguém e aguarda a ação de outra pessoa para continuar a resolução. Depois de resolvido, excluir ou arquivar o email
   • 4º Passo: EXECUÇÃO. É a parte mais importante do método GTD e também a mais difícil. Sempre olhar a sua agenda e cumprir seus compromissos. Nos horários que não tem um compromisso agendado, pegar sua lista de ação e ir fazendo as tarefas conforme a prioridade.
   • 5º Passo: REVISÃO SEMANAL. Serve para revisar todo seu sistema de informação
     • Recolha todos os papéis e material. Colocar tudo na caixa de entrada: recibos, cartão de visita, folhas de seu bloco de notas/caderno
     • Processe sua Caixa de Entrada. Processar tudo, inclusive sua caixa de entrada de emails.
     • Esvazie sua mente. Escreva todas as suas ideias e processe passando para as pastas de projetos ou para o talvez/algum dia
     • Revise suas listas de ação. Reflita sobre cada item da lista de ação. Dê baixa nas tarefas já concluídas. Revise a necessidade de outras ações.
     • Revise sua agenda passada. Verifique se todos os compromissos ocorreram. Se há necessidade de remarcar algum. Verifique se ficou alguma tarefa sem fazer e veja se é necessário realocá-la.
     • Revise sua agenda futura. Verifique seus compromissos da agenda da próxima semana. Verifique se algum compromisso necessita de preparação prévia e já providencie o necessário para isso.
     • Revise sua ficha Aguardando. Veja se é necessário cobrar alguém. Muito importante é fazer o FOLLOW-UP, dar baixa naquilo que já foi feito e se necessário definir a próxima ação.
     • Revise seus projetos. Avalie o status de cada projeto, metas e entregáveis. Certifique-se que haja uma primeira ação já definida para cada projeto e se há o material necessário para essa primeira ação. Dê baixa no que já foi concluído
     • Revise sua ficha Talvez/algum dia. Veja se chegou o momento de algum dele virar o projeto. Exclua aqueles que já não tem interesse
     • SEJA CRIATIVO E CORAJOSA. Veja se não tem novas ideias.

7. NÍVEIS em GTD

   • 00.000 ft - Ações
   • 10.000 ft - Projetos
   • 20.000 ft - Áreas de responsabilidade
   • 30.000 ft - Metas para 1 a 2 anos
   • 40.000 ft - Visões para 3 a 5 anos
   • 50.000 ft - Vida