Organização

Organização

1. Gestão de documentos

   • Recebimento
     • Os recebimentos, em economia, é o resultado da soma entre o fluxo de caixa e os pagamentos de uma empresa.
   • Protocolo
     • Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
   • Destinação
     • Esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
   • Arquivamento
     • É o processo de mover dados históricos do ambiente operacional para um ambiente de arquivamento especial
   • Conceito
     • É o ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária.

2. Documentos

   • Tipos
     • NOTA FISCAL
       • É um documento fiscal que tem por fim comprovar a atividade comercial prestada por uma empresa a uma pessoa física ou a outra empresa
     • ATA
       • É um documento de decisões do que passou em uma assembleia, sessão ou reunião
     • CARTA
       • É uma correspondência pública ou particular, utilizada para se fazer convites, solicitações, agradecimentos, correspondência externa. Usada geralmente quando não há necessidade do uso do padrão ofício.
     • CONTRATO
       • É um instrumento jurídico em que se firmam direitos e obrigações entre duas ou mais pessoas
     • OFICIO
       • É um comunicado que as autoridades fazem entre si.
   • Características
     • Textuais: Documentos impressos e manuscritos.
     • Cartográficos: Documentos com representações geográficas.
     • Iconográficos: Documentos que contém imagens estáticas (fotos).
     • Sonoros: Documentos contendo registros fonográficos.
     • Informáticos: HD, disquete, CD etc.
   • Finalidades
     • Adequar-se às exigências da organização, constituir-se num centro dinâmico de informações.
   • Definição:
     • Um documento é um registro de informações que serve para comprovar algo.

3. Rotinas de documentos:

   • Classificação
     • Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
   • Distribuição
     • Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa.
   • Controle
     • Forma de como você controla os documentos dentro do sistema.
   • Recebimento
     • Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional ou particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
   • Registro
     • Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos
   • Conceito
     • Algo que você faz sempre com os documentos

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