DECRETO 2609 DE 2012

DECRETO 2609 DE 2012

1. GESTIÓN DOCUMENTAL

   • ARTICULO 1: AMBITO DE APLICACION
     • Administración pública y cada unos de sus niveles
       • NACIONAL
       • DISTRITAL
       • DEPARTAMENTAL
       • MUNICIPAL
       • LEY 594 DEL 2000
         • LEY GENERAL DE ARCHIVOS
   • ARTICULO 2: TIPOS DE INFORMACIÓN
     • Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad
       • INFORMACION CONSERVADA EN:
         • Documentos de Archivo (físicos y electrónicos)
         • Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
         • Sistemas de Información Corporativos
         • Sistemas de Trabajo Colaborativo
         • Sistemas de Administración de Documentos
         • Sistemas de Mensajería Electrónica
         • Portales, Intranet y Extranet
         • Sistemas de Bases de Datos
         • Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital)
         • Cintas y medios de soporte (back up o contingencia)
         • Uso de tecnologías en la nube
   • ARTICULO 3:RESPONSABILIDAD DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
     • La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado
       • Por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas
   • ARTÍCULO 5:PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
     • La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios:
       • Planeación
       • Eficiencia
       • Economía
       • Control y seguimiento
       • Oportunidad
       • Transparencia
       • Disponibilidad
       • Agrupación
       • Vínculo archivístico
       • Protección del medio ambiente
       • Autoevaluación
       • Coordinación y acceso
       • Cultura archivística
       • Modernización
       • Interoperabilidad
       • Orientación al ciudadano
       • Neutralidad tecnológica
       • Protección de la información y los datos
   • ARTICULO 6: COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
     • Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes:
       • Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas
       • Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte
       • Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación
       • Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad
       • La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información
   • ARTÍCULO 7:ETAPAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
     • Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
       • Creación
       • Mantenimiento
       • Difusión
       • Administración
   • ARTÍCULO 8: INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
     • La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:
       • Cuadro de Clasificación Documental -CCD
       • Tabla de Retención Documental-TRD
       • Programa de Gestión Documental-PGD
       • Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR
       • El Inventario Documental
       • Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
       • Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
       • Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad
       • Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
   • ARTÍCULO 9:PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
     • La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos:
       • Planeación
       • Producción
       • Gestión y trámite
       • Organización
       • Transferencia
       • Disposición de documentos
       • Preservación a largo plazo
       • Valoración
   • ARTÍCULO 16: GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
     • Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:
       • Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental
       • Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD)
       • Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD
       • Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento
       • Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries
       • Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos
       • Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación
   • ARTÍCULO 18:PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES ELECTRÓNICOS
     • En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar
       • AUTENTICIDAD
       • INTEGRIDAD
       • CONFIDENCIALIDAD
       • CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO
         • Basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing
       • DISPONIBILIDAD
       • LEGIBILIDAD
       • INTERPRETACIÓN
     • ARTÍCULO 23:CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
       • Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características:
         • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos
         • Contenido estable
           • El contenido del documento no cambia en el tiempo: los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
         • Forma documental fija
           • Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación
         • Vinculo archivístico
           • Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente).
         • Equivalente Funcional
           • Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
     • ARTÍCULO 24:REQUISITOS PARA LA PRESUNCIÓN DE AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
       • Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.
       • Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.
       • Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10° de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
       • Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.
       • Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.
       • Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.
       • Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.
     • ARTÍCULO 29:REQUISITOS PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
       • El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización
       • Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurrdicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato
       • El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos
       • Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales
       • Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación
       • la conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma
       • Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación
       • Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012

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