DECRETO 2609 DE 2012

DECRETO 2609 DE 2012

1. que aplica para la gestión documental

   • Del AGN, es el que permite publicar y poner a disposición de las diferentes entidades del Estado y de ciudadanía el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.
     • AMBITO DE LA APLICACIÓN comprende a la administración publica en sus diferentes niveles, nacional ,departamental ,distrital ,municipal. de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley.
       • de las divisiones administrativas, las entidades privadas que cumplen funciones publicas, a las entidades del estado en sus distintas ramas del poder y demás organismos regulados por la ley 594 de 2000 ( ley general de archivo)
         • la gestión de documentos en toda la administración publica se registra por los siguientes principios
           • planeación, eficiencia, economía , control y seguimiento , oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, Interoperabilidad, orientación al ciudadano, Neutralidad Tecnológica, protección de la información y los datos.
             • ETAPAS creación, mantenimiento, difusión, administración
               • LOA PROCESOS planeación , producción, gestión y tramite, organización, trasferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración
                 • GESTION DE DOCUMENTOS ELECRÓNICOS DE ARCHIVO es responsabilidad de las entidades publicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad ,inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.

2. y se aplica las leyes

   • Ley 80 de 1989 establece que es función del AGN. Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, electrónicos y firmas digitales. Ley 1341 del 30 de julio de 2009 define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías. Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas de los archivos.
     • ya que esta constituida
       • por los Artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos. Artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 25 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación. Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos.
         • capitulo 1 gestión de documentos
           • Artículo I Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
             • Artículo 2 Tipos de información a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.
               • Artículo 3 Responsabilidad de la gestión de documentos. "La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado"
                 • Artículo 4 Coordinación de la gestión documental Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y com­ponentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.
                   • Artículo 5 Principios del proceso de gestión documental. 1. Velar por la integridad y conservación de los documentos 2. Mantener un régimen de confidencialidad 3. Transparencia, control y eficiencia 4. Apertura tecnológica
           • Artículo 6 Componentes de la política de gestión documental a) Marco conceptual b) Conjunto de estándares c) Metodología general d) Programa de gestión de información y documentos e) Cooperación, articulación y coordinación
             • Artículo 7 etapa de la gestión de los documentos
               • Artículo 8 Instrumentos archivísticos para la gestión documental La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos, Artículo 9 Procesos
                 • capitulo II el programa de gestión documental
                   • Artículo 10 Obligatoriedad del programa de gestión documental, Artículo 11 Aprobación del programa de gestión documental , Artículo 12 Publicación del programa de gestión documental, Artículo 13 Elementos del programa de gestión documental, Artículo 14 Plan de Capacitación, Artículo 15 Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión,
                     • CAPÍTULO III El Sistema de Gestión Documental
                       • Artículo 17 Características de los sistemas de gestión documental. a) Conformidad b) Interoperabilidad c) Seguridad d) Metadescripción e) Adición de contenidos f) Diseño y funcionamiento g) Gestión distribuida h) Disponibilidad i) Neutralidad tecnologica
                         • Artículo 16 Generalidades del sistema de gestión documental. a) Organizar los documentos b) Establecer plazos de conservación c) Ejecutar procesos de eliminación d) Garantizar la autenticidad del material documental e) Mantener la integridad f) Permitir y facilitar el acceso g) Preservar los documentos
                           • Artículo 18 Preservación de documentos en ambientes electrónicos Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.
                             • Artículo 19 Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentará, en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mínimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gestión de documentos
                               • Artículo 20 Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos.
                                 • CAPÍTULO IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
                                   • Artículo 22 Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos, Artículo 23 Características del documento electrónico de archivo. a) Contenido estable b) Forma documental fija c) Vínculo archivístico d) Equivalente Funcional,
                                     • Artículo 24 Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad.
                                       • Artículo 25 Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Parágrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.
                                         • Artículo 26 Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Parágrafo. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se considerará una alteración del documento electrónico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las normas procesales.
                                           • Artículo 27 Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo ,Artículo 28 Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo, Artículo 29 Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo, Artículo 30 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. I. De contenido II. De estructura III. De contexto, Artículo 31 Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo, Artículo 32 Neutralidad tecnológica, Artículo 33 Del expediente electrónico , Artículo 34 Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos, CAPÍTULO V Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado Artículo 35. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos. Artículo 36 Coordinación con otras entidades del orden nacional Artículo 37 Inspección y vigilancia Artículo 38 Vigencia.
                                             • ANEXO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) I. Carátula II. Cuerpo o Contenido 1. Aspectos Generales 2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental 3. Fases de Implementación del PGD 4. Programas específicos 5. Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 6. Armonización con el Sistema de Gestión de Calidad -NTCGP1000

3. esta integrada por

   • los Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reforma regulaciones, procedimientos y trámites. Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, el objetivo es adoptar el Modelo Integrado de Planeación, lo que se busca es un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad.
     • incluyendo
       • Los PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Dentro del Decreto 2609 del 2012 en su articulo 5º, están los principios de gestión documental. Entre ellos podemos encontrar el principio de: AGRUPACIÓN. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías como series, sub series y expedientes; manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. Este principio de agrupación es importante para las empresas, tanto privadas como del Estado, porque encontramos todos los documentos de un proceso en un mismo expediente, ahorrando tiempo y dinero en la gestión.
         • también los
           • PROCESOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y AGRUPACIÓN Para la agrupación u ordenación de los archivos en la unidad archivística se debe seguir las propiedades del punto de acceso seleccionado, en virtud de las propiedades del documento VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS: Seleccionamos los documentos que contengan valor para la empresa Realizamos el proceso de organización para su registro, uso, y consulta
             • PROCESOS TÉCNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y AGRUPACIÓN DESCRIPCIÓN: Informa de forma precisa el contenido del acervo documental en distintos niveles e instrumentos de descripción como son el inventario, el catálogo y la guías.
               • CONCLUSIÓN Considero que la aplicación de este principio es muy importante en las empresas por la utilidad que nos brinda, ya que nos puede ahorrar tiempo y dinero.

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