ORDENACIÓN DOCUMENTAL

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

1. PROCESOS DE LA DOCUMENTACIÓN

   • CLASIFICACIÓN
     • Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización
     • ¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN?
       • La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas.
   • ORDENACIÓN
     • Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación
     • ¿DÓNDE COMIENZA LA ORDENACIÓN?
       • Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones.
     • EL PROCESO DE ORDENACION
       • La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado6.
         • EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
           • El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series. El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión. Es la relación causa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por último, uno más que concluye. Si el Principio de Procedencia
             • *Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.  *Ausencia de manuales de procedimientos. *Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el que indica (y obliga) el orden debido.  *Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en que momento se encuentra.  *Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series facticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).  *Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).  *Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias)  *Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos. *Falta de herramientas de control tales como Inventarios, Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD).  *Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación.  *Organización de archivos basada en la identificación física de unidades de conservación (carpetas).
           • Los Manuales de Procedimientos: Para evitar la pérdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo más recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos. Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función. Se denominan Manuales de Procedimientos porque los procesos allí establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre sí, a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto.
         • SISTEMAS DE ORDENACIÓN
           • Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.
             • ALFANÚMERICOS: Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronológicamente TODOS los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite original.
               • Sistemas de ordenación numéricos
                 • ORDINAL: Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.
                   • ENERGÍA                                             ACUEDUCTO Cuenta Interna  0464304-4  Cuenta Interna 00927824   Cuenta Interna  0464305-4  Cuenta Interna 00927825 Cuenta Interna  0464306-4  Cuenta Interna 00927826
                 • CRONOLÓGICO: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
                   • Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:  2002, 02, 28  2002, 03, 01  2002, 03, 02  2002, 03, 03
               • Sistemas de ordenación alfabéticos
                 • ONOMÁSTICO: La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
                   • En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:  ACOSTA LOPEZ, Andrés  CASCANTE PEREZ, José  CHAPARRO MEJIA, María  ECHEVERRI ARANGO, Pedro  LOPEZ GOMEZ, Javier  MARTINEZ, José
                 • TOPONÍMICO: (o alfabético-geográfico) Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
                   • Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones. Amazonas  Arauca  Boyacá  Cauca  Cesar  Guajira  Putumayo  Valle del Cauca
                 • TEMÁTICO: Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.
                   • Por ejemplo:  Estadísticas  Informes  Informes a organismos de control  Informes de gestión Informes estadísticos  Ordenes de Pago
               • Sistemas de ordenación mixtos
                 • ALFANÚMERICO: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:
                   • 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana
                 • ORDINAL CRONOLÓGICO: Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico, así:
                   • 0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31 0003 2002, 02, 02 0004 2002, 03, 04
         • LA SERIE DOCUMENTAL
           • El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. El conjunto de actividades de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las actividades de las diferentes oficinas o unidades administrativas, que al interior del fondo documental son las secciones y las subsecciones.
             • SERIES CON UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES: Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales.
             • SERIES CON UNIDADES DOCUMENTALES COMPLEJAS: Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.
             • SUBSERIES DOCUMENTALES: Es el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto”.9
             • UNIDAD DOCUMENTAL-TIPO DOCUMENTAL: La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple, constituida por el mismo tipo documental (véase Series con unidades documentales simples). La compleja, con la que más estamos familiarizados, es el expediente, está integrada por tipos documentales de diversa índole y que responden a una secuencia dentro del trámite respectivo (véase Series con unidades documentales complejas).
             • EL EXPEDIENTE: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en su integridad.
               • ORDENACIÓN DEL EXPEDIENTE:  El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite; el primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.
         • FOLIACIÓN
           • Las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto responden a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o técnico, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas, estén perfectamente ordenadas.
   • DESCRIPCIÓN
     • Proceso de análisis de los documentos de archivo para facilitar su localización y consulta
     • DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de Organización documental que consiste en el análisis de los documentos de Archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta .
     • DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: Representación precisa de una unidad de descripción y en su caso de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para indentifica, gestionar y localizarla documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción.
     • DESCRIPCIÓN: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la básqueda sistemática de la documentación
   • Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades.

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