Proceso al recibir confirmación de Orden Ganada

Proceso al recibir confirmación de Orden Ganada

1. 1. Comunicación oferta adjudicada

   • Entrada del proyecto
   • 1.1 Revisión Orden de Compra y/o Contrato
     • -Revisar documento de acuerdo a condiciones legales, comerciales, técnicas y de HSE  -Seguir procedimiento PAPTS001
     • 1.2. Diligenciar y enviar formato (F03-PAPTS001-Reconocimiento de Orden de Compra)
       • 1.3. Verificar la validez de la oferta para poder registrar el proyecto
         • Para ordenes internas se debe verificar la tasa de emisión de la OC y su cálculo VS margen para el registro
         • 2. Solicitar tasa de cobertura
           • 2.1 Verificar tasa de cobertura y solicitar en herramienta
             • 2.2 Verifricar tasa de cobertura aplicarla en el archivo "Cálculo Costo Registro"
               • 3. Registrar Proyecto en BAAN
                 • 3.1. Realizar registro completo del proyecto
                   • Ver Instructivo paso a paso Registro BAAN
                   • 3.1.1. Crear Proyecto
                     • 3.1.2. Crear y enlazar Orden de Venta
                       • 3.1.3. Crear Adicionales
                         • 3.1.4. Generar PDF soporte registro (Gastos de viaje)
                           • 3.1.5. Solicitar Registro en Lotus (Clientes)
                   • 3.2. Diligenciar formato Excel BD Registros Proyectos
                     • -Ubicación formato Excel BD Registros Proyectos: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win -Nombre archivo:  1.REGISTROS Proyectos- año 
                     • 3.3. Crear carpeta proyecto con número de proyecto BAAN
                       • -Para crear carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win 4. Seleccionar carpeta año 5. Crear carpeta con número de proyecto  -Archivos internos en carpeta: 1.Cálculo costo registro de Excel 2. Impresión de registro efectuado en BAAN (COP y USD) -Nombre Carpeta: Número de proyecto-Cliente (Servicio)
                       • 3.4. Verificar asignación administradores de proyecto
                         • -Para verificar asignación: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win -Nombre del archivo: 1. Registros Proyectos-año
                         • 4. Actualizar Pólizas Proyecto
                           • Si aplica
                           • 4.1. Diligenciar formato y solicitar pólizas proyecto
                             • Nombre del formato: Solicitud Pólizas
                             • 4.2. Incluir información en carpeta de proyecto
                               • Carpeta Proyecto: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3.  2.OFERTAS 4. Año 5. Seleccionar tipo de oferta e incluir la información en la carpeta correspondiente
                               • 5. Diligenciar Formato FULL KIT
                                 • Sin Excepción
                                 • 5.1. Diligenciar completamente el formato FULL KIT sin excluir ningún campo
                                   • En caso de no aplicar algún campo, registrar que no aplica (N/A)
                                   • 5.2. Adjuntar información relevante del servicio
                                     • Información: -Alcance -Ubicación del servicio -Restricciones -Condiciones del servicio -APUs (Desglose items ofertados)
                                     • 5.3. Registrar fechas de ejecución solicitadas por el cliente
                                       • 5.4. Multas o requisitos adicionales.
                                         • 6. Creación de Carpeta de Proyecto en eDocuments
                                           • Carpetas en eDocuments: -Registro BAAN -Cálculo costo registro de Excel -Impresión de registro efectuado en BAAN -Oferta- Precálculo -Orden de Compra -Plan HSE -Full Kit (Entrega PM) -Pólizas -Cotizaciones -Info Inicial
                                           • 6.1. Revisar información carpetas Red Oferta
                                             • Ubicación carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3.  2.OFERTAS
                                             • 6.2 Cargar a eDocuments la información revisada previamente
                                               • 6.3 Subir carpeta registro BAAN
                                                 • Ubicación carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win 4. Carpeta año 5. Número del proyecto
                                                 • 7. Diligenciar e Incluir Plan HSE
                                                   • 7.1 Diligenciar plan HSE aprobado por HSE del área
                                                     • 7.2 Crear carpeta y subir a eDocuments
                                                       • 8. Actualizar Información de Proyecto en el CCP y SaleForce
                                                         • 8.1. Actualizar alcance en caso de ser modificado
                                                           • 8.2. Actualizar valores de oferta
                                                             • Unitario y Total
                                                             • 8.3. Actualizar estado, probabilidad y feedback oferta