PROCEDIMIENTO PARE EL RECIBO DE UN DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO PARE EL RECIBO DE UN DOCUMENTO

1. El articulo 3 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nacion de Colombia,especifica que:"las entidades deberan establecer de acuerdo con su estructura,la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,los servicios de recepcion, radicacion y distribucion de sus comunicaciones, de tal manera, que contribuyan al programa de gestion documental". Ademas deberan contar con personal suficiente y debidamente capacitado y co los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones de caracter oficial, mediante servicios de mensajeria interna y externa.

2. NORMALIZACION Para cumplir las disposiciones legales, es necesario que cada entidad normalice los procedimientos de recibo y despacho de documentos.

   • a normalizacion esta originada a cumplir los siguientes requisitos:  Clase de correspondencia que maneja en entidad.  Uso o finalidad que se dará.  Requisito de presentación formal.  Tramite  Normas legales d conservación los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normalizan de dos formas: manual electonica: mediante un programa o software de correspondencia.

3. CLACIFICACION DE LAS COMUNICACIONES Comunicación externa: son las que se cruzan entre las entidades o instituciones. Comunicaciones internas. Son las que se cruzan ente las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios.

4. RECIBO DE DOCUMENTOS Son las tareas mas importantes y definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones empresariales. Debe crear un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de las comunicaciones recibidas. El correo que se llevan a las empresas por los distintos medios (personal, mensajero, buzón, correo normal y electonico, fax, etc…) deben ser canalizado por una dependencia o personal.

   • RECEPCION CLASIFICACION APERTURA REVISION RADICACION REGISTRO

5. DOCUMENTOS NO RADICABLES Estos documentos siguen un control para sustentar la entrega a las dependencias que deben atenderlos. En este grupo se encuentran: Comunicaciones personales: estas no deben abrirse, simplemente se les imprime la fecha de recibo en el sobre, y de les estampa un sello con la siguiente observación.

6. ENVIO: cuando se hace necesario el envió es importante identificar la llegada a su destinatario el y terminarse si se requiere envió local o internacional. A la hora de realizar envíos por medio del correo es importante asegurar: Escoger el medio más eficaz para que la entrega sea oportuna. Comparar lo costos que implica el despacho con las tarifas de correo

   • REPARTO COMUNICACIÓNES OFICIALES VIA FAX: el artículo 12 del acuerdo 060/2001 establece que “las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán., teniendo en cuenta la información que forman parte integral de las series establecidas”.
   • AGRUPACIONES DOCUMENTALES Es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información institucional se ha recuperado para el uso de las administraciones. LEY 594 DE 2000, Título I, articulo 4. Inciso a) fines de los archivos.

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