Mind map

THUẬT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Dominic Le Time Management English

Map content

1. TÂM LÝ HỌC VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
- Quy luật của sự kiểm soát
  - • Mức độ cảm thấy hài lòng về bản thân <=> Mức độ kiểm soát cuộc sống
  - • Niềm tin trở thành thực tế: Tin rằng mình biết cách quản lý thời gian => Sử dụng thời gian hiệu quả
- Xây dựng niềm tin mới
  - • Desire: Mong muốn
  - • Decisiveness: Quyết đoán
  - • Determination: Quyết tâm
  - • Discipline: Kỷ luật
- Kỹ thuật lập trình bản thân
  - • Đối thoại nội tâm
    - 95% cảm xúc và hành động được quyết định bởi cách đối thoại nội tâm
    - “Tôi là người tổ chức tốt và có năng suất cao”
  - • Hình dung bản thân
    - Xem mình là người quản lý thời gian xuất sắc
    - Tưởng tượng và vẽ bức tranh về bản thân
  - • Hành động theo giả định
    - Hành động như thể bạn là người quản lý thời gian hiệu quả
    - Thay đổi hành vi bằng cách cư xử theo giả định
2. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ BẠN COI TRỌNG
- Quản lý thời gian = Quản lý cuộc sống
  - • Câu hỏi 1: Tại sao?
  - • Câu hỏi 2: Bạn coi trọng điều gì nhất?
- Bài tập phân tích bản thân
  - • “Tôi là người …”
  - • “Mọi người thì …”
  - • “Cuộc sống thì …”
  - • “Mục tiêu lớn nhất của tôi trong cuộc sống là …”
3. SUY NGHĨ VỀ TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH
- Áp dụng “tư duy chậm”
  - suy nghĩ trước khi hành động
- Giữ mục tiêu cuối cùng trong tâm trí
  - • Thành tựu cuối cùng bạn đang cố gắng đạt được?
  - • Tầm nhìn dài hạn về bản thân và sự nghiệp?
  - • Sứ mệnh của bạn là gì?
- Nghiên cứu phương pháp của bạn
  - • “Tôi phải làm như thế nào?”
  - • “Tình hình đang diễn ra như thế nào?”
  - • “Có cách nào tốt hơn không?”
4. DỰ TÍNH VỀ TƯƠNG LAI VÀ NHÌN LẠI
- Lối suy nghĩ “nhìn lại từ tương lai”
- Dành thời gian nghĩ về tương lai dài hạn
- Trở lại với hiện tại đảm bảo rằng việc đang làm hợp với mục tiêu tương lai
5. VIẾT RA KẾ HOẠCH
- 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 10 phút thực hiện
- Cách lập kế hoạch
  - 1. Nắm rõ mục tiêu
  - 2. Lên danh sách công việc
  - 3. Sắp xếp danh sách theo 2 cách
    - Thứ tự: theo trình tự thời gian
    - Mức độ ưu tiên: quy tắc 80/20
      - => tập trung vào công việc chính
  - 4. Xem xét lại kế hoạch thường xuyên
    - => chỉnh sửa nếu có sai sót
- 4 câu hỏi khi lên kế hoạch
  - 1. Khó khăn và rào cản giữa bạn và việc thực hiện mục tiêu?
  - 2. Cần thêm kiến thức, kỹ năng gì để đạt mục tiêu?
  - 3. Cần sự hỗ trợ của những ai?
  - 4. Trong số những người giúp bạn đạt được mục tiêu, ai là người quan trọng nhất?
6. LẬP BIỂU ĐỒ VÀ KẾ HOẠCH
- Biểu đồ PERT
  - Program Evaluation Review Technique
  - • Bắt đầu với mục tiêu tương lai
    - Tư duy ngược lại về hiện tại
  - • Mỗi mục tiêu vẽ một đường ngược chiều kể từ ngày cần hoàn thành
- Lợi ích PERT
  - • Kiểm soát trình tự các sự kiện
  - • Tránh quá tải các thời hạn
  - • Cải thiện hiệu quả, giảm bớt xung đột
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng nhân sự
  - • Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thời hạn
  - • Phân công trách nhiệm cho từng người cụ thể
7. LẬP DANH SÁCH CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY
- Lập to-do-list cho ngày hôm sau vào buổi tối trước khi đi ngủ
- 12ph cho to-do-list = 120ph làm việc năng suất cao
- Phương pháp ABCDE
  - 1. Lập danh sách những việc cần làm
  - 2. Viết A,B,C,D,E bên cạnh đề mục
    - • A: phải làm
    - • B: nên làm
    - • C: làm thì tốt
    - • D: có thể ủy quyền
    - • E: loại bỏ hoàn toàn
8. THIÊT LẬP CÁC ƯU TIÊN
- Nguyên lý Pareto
  - • 80/20: 20% việc bạn làm chiếm 80% giá trị bạn tạo ra
  - • Chọn 20% công việc hàng đầu đóng góp cho việc đạt mục tiêu để ưu tiên thực hiện trước
- Đặt ra áp lực
  - • Lập to-do-list
  - • “Nếu tôi được cử đi khỏi thành phố trong một tháng kể từ ngày mai, tôi sẽ hoàn thành việc nào trước khi đi?”
- Quy luật của số ba
  - 1. Lập to-do-list trong tháng/năm
  - 2. Trả lời 3 câu hỏi kỳ diệu
    - • Nếu tôi chỉ có thể làm một việc trong danh sách này cả ngày, hoạt động nào sẽ đóng góp lớn nhất cho công việc của tôi?
    - • Nếu tôi chỉ có thể làm một việc trong danh sách này cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ hai đối với công việc của tôi?
    - • Nếu tôi chỉ có thể làm ba việc trong danh sách này cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ ba đối với công việc của tôi?
9. GIỮ ĐÚNG HƯỚNG
- Quan trọng hay cấp bách
  - • Cấp bách - Quan trọng
    - góc phần tư cần làm ngay tức thì
  - • Quan trọng - Không cấp bách
    - góc phần tư của sự hiệu quả
  - • Cấp bách - Không quan trọng
    - góc phần tư của sự đánh lừa
  - • Không cấp bách - Không quan trọng
    - góc phần tư lãng phí
10. XÁC ĐỊNH CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH
- Định nghĩa:
  - •Việc nhất định phải làm
  - • Việc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn
  - • Việc hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát
- Đi đúng hướng
  - • Tập trung vào nhiệm vụ chính
  - • “Việc gì chỉ tôi mới có thể làm mà nếu thực hiện xuất sắc sẽ tạo nên khác biệt thực sự cho tổ chức?”
11. ỦY QUYỀN CHO NGƯỜI KHÁC
- Quy tắc 70%
  - một người có khả năng làm 1 nhiệm vu tốt bằng 70% khả năng của bạn, hãy giao việc cho người đó
- Xem trong sách “Thuật ủy quyền và giám sát”
12. TẬP TRUNG TÂM TRÍ
- Luyện tập xử lý từng việc
  - • Chấm dứt nâng lên và đặt xuống nhiều lần một nhiệm vụ
  - • Rút ngắn thời gian hoàn tất nhiệm vụ xuống 80%
- Tránh đa nhiệm
13. VƯỢT QUA SỰ TRÌ HOÃN
- Lập trình cho tinh thần
  - • Nhắc bản thân “Làm ngay đi”
- Hoàn thành các nhiệm vụ lớn
  - • Chia nhiệm vụ lớn thành “các miếng vừa ăn”
  - • Buộc bản thân làm ngay nhiệm vụ “số 1”
- Rèn ý thức về sự cấp bách
  - • Thiết lập các ưu tiên
  - • Bắt tay vào việc quan trọng nhất
  - • Hoàn thành xuất sắc và nhanh chóng
14. ĐẶT RA CÁC KHOẢNG THỜI GIAN THÍCH HỢP
- Đừng lẫn lộn
  - • Công việc hành chính
    - tư duy nhanh
    - ngắn hạn
    - “thời gian vàng hướng ngoại”
  - Công việc sáng tạo
    - suy nghĩ
    - lập kế hoạch
    - thực hiện
    - “thời gian vàng hướng nội”
- Cách thức đặt khoảng thời gian phù hợp
  - • Làm việc sáng tạo lúc sáng sớm
  - • Tận dùng giờ ăn trưa yên tĩnh
  - • Treo biển “Không làm phiền”
  - • Dành thêm thời gian
    - đi làm sớm
    - làm qua giờ ăn trưa
    - về trễ vào buổi chiều
15. KIỂM SOÁT SỰ GIÁN ĐOẠN
- Tận dùng mọi thời gian khi làm việc
- Hạn chế tối đa gián đoạn
- Đi thẳng vào vấn đề
- Đứng dậy ngay lập tức
16. SẮP XẾP CÁC NHIỆM VỤ THEO NHÓM
- Làm những việc tương tự vào cùng thời điểm
- Sử dụng email làm công cụ hỗ trợ
  - • Trả lời email vào giờ cố định
  - • Phản hồi ngắn gọn
  - • Đi thẳng vào vấn đề
17. QUẢN LÝ ĐIỆN THOẠI
- Công cụ tuyệt vời – Người chủ tồi tệ
- Cách thức quản lý điện thoại
  - • Loại bỏ sự xao nhãng khi họp
    - tắt điện thoại
  - • Nhóm các cuộc gọi
  - • Lên kế hoạch để gọi vào một thời điểm
  - • Chuẩn bị nội dung cho cuộc gọi quan trọng
  - • Lịch sự và chuyên nghiệp
  - • Đi thẳng vào vấn đề khi nói
  - • Nghe và kết thúc nhanh chóng
18. TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ
- Cân nhắc khi tổ chức và tham dự họp
  - => khoản chi phí
- Cách họp hiệu quả
  - • Chuẩn bị trước lịch trình
  - • Lên lịch trình trước
  - • Tuân theo chương trình họp
  - • Thảo luận đúng hướng
  - • Đúng giờ
  - • Không có gián đoạn
  - • Đặt nhiều câu hỏi hơn
  - • Họp đứng
19. ĐỌC NHANH HƠN - NHỚ NHIỀU HƠN
- Đọc nhanh
  - 500-1000 từ/phút
- Đọc tập trung
- Đọc có chọn lọc
  - • Xem mục lục và đi thẳng đến bài cần đọc
  - • “Cắt và đọc”
  - • Đọc đánh giá sách trước khi đọc hết cuốn
- Xây dựng một hệ thống
  - • Sắp xếp những thứ cần đọc
  - • Dành thời gian để đọc bất cứ khi nào rãnh
20. ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN BẢN THÂN
- Bạn không thể đi xa hơn vị trí hiện tại với các kiến thức và kỹ năng hiện có
- Cải tiến liên tục và không ngừng
- Dành thời gian đọc mỗi ngày
- Biến thời gian di chuyển thành thời gian học tập (qua audio)
- Tham dự hội thảo của các chuyên gia
21. SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC CỦA BẠN
- Luôn làm việc tại một chiếc bàn ngăn nắp
- Sắp xếp giúp tăng năng suất.
KẾT LUẬN
- “Cuộc sống có nhiều thứ quan trọng hơn là việc tăng tốc”
- Mục đích của quản lý thời gian
  - nâng cao chất lượng cuộc sống
    - • Đời sống nội tâm
    - • Sức khỏe
    - • Các mối quan hệ

Images and files in the map

Information

Description: Time Management Mind Map on THUẬT QUẢN LÝ THỜI GIAN, created by Dominic Le on 20/12/2017.
Created by: Dominic Le
Views: 6
Rating

THUẬT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Map content

Images and files in the map

Information

Feedback

What do you think of the new look?