ORGANIZAÇÃO

ORGANIZAÇÃO

1. DOCUMENTOS

   • É qualquer registro de informação, independente do formato ou suporte utilizado para registra - lá .
     • Tipos
       • Folha de pagamento
         • Apresenta os registros financeiros do funcionário para os serviços prestados em um período de tempo.
       • Relatórios
         • Podem ajudar a empresa para melhorar a sua gestão e controle de ações, e para ser aplicadas decisões em cima desses resultados.
       • Declaração
         • Serve para que o trabalhador comprove que está ou esteve trabalhando em algum lugar ou fazendo alguma especialização.
       • Aval
         • É uma declaração usada frequentemente em transições que envolvem dinheiro, serve para deixar o devedor prontificado de seu pagamento.
       • Nota fiscal
         • É um documento fiscal disponibilizado por uma empresa ou pessoa física para confirmar ou comprovar uma transferência de bens ou uma venda.
       • Currículo
         • Forma de apresentar a empresa seu histórico trabalhista, escolar, histórico de especialização, basicamente sua vida.
           • Características de documentos
             • Documentos textuais
             • Documentos cartográficos
             • Documentos filmográficos
             • Documentos iconográficos
             • Documentos sonoros
             • Documentos micrográficos
             • Documentos informáticos
       • Nota fiscal
       • Declaração
       • Relatórios
         • Folha de pagamento
           • Aval
             • Currículo
   • Documentos oficiais e particulares: Oficial é um documento que tem relação com a instituição e o particular que se trata de um assunto pessoal.

2. Arquivamento

   • Métodos de arquivamento
     • Alfabético
       • Separado pela ordem alfabética
     • Cronológico
       • É baseado na data de produção do documento.
     • Geográfico
       • Método recomendado para arquivamentos que envolvem assuntos de regiões, cidades, estados e etc.
     • Numéríco
       • È aquele que é organizado e separado por números.
     • Horizontal e vertical
       • Arquivamento horizontal: Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros
       • Arquivamento vertical: Os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta,
     • ideográfico
       • Esse método é seguido pelos assuntos presentes em cada arquivo presente no local.
     • Alfanumérico
       • O sistema alfanumérico utiliza uma combinação de nomes que não necessariamente tem haver com o assunto do documento e também usando números

3. Rotinas de documentos

   • Recebimento: Se baseia em receber o documento e traçar um destino a ele.
   • Registro: É o que vem depois que o protocolo libera o documento, nessa etapa o documento é registrado em um formulário ou em um sistema eletrônico.
   • Classificação: Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto .
   • Distribuição; Consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários
   • Controle: É ter seus documentos em um controle crítico, para poder usa-los quando necessitar.
   • Setor protocolo : É o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição e controla o fluxo documental da empresa.

4. Gestão de documentos

   • Recebimento: Se baseia em receber o documento e traçar um destino a ele.
   • Protocolo : É o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição e controla o fluxo documental da empresa.
   • Destinação: Faz a parte que decide se o documento deve ser arquivado ou eliminado.
   • Arquivamento: É receber o documento que foi destinado ao arquivamento e onde ele será guardado.

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