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Organização

Mariana Santos Portuguese

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Organização

DOCUMENTOS
- DEFINIÇÃO
  - Texto que apresenta dados dispostos a comprovar algo
- TIPOS
  - CONTRATOS
    - - O contrato representa o acordo de vontades entre as partes interessadas a fim de criar obrigações e estabelecer o conteúdo delas,
  - NOTAS FISCAIS
    - - A Nota Fiscal é um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços.
  - CURRICULO
    - - O currículo da a ideia geral a respeito do candidato,além de auxiliar o recrutador na hora de contratar
  - RECIBO
    - - Reconhecimento escrito de que se recebeu dinheiro, valores
- CARACTERÍSTICAS
  - TEXTUAIS
    - São os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou impressos;
  - INFORMÁTICOS
    - São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.Ex: Disquete,dísco rígido e etc...
  - CARTOGRÁFICOS
    - São os documentos em formatos e dimensões variáveis .Ex : Mapas ,plantas e perfis...
  - ICONOGRÁFICOS
    - São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.Ex : Fotografias ,desenhos e gravuras.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
- RECEBIMENTO
  - Aprovação de um item em uma posição do estoque
- PROTOCOLO
  - Protocolo é o conjunto das informações, decisões, normas e regras definidas a partir de um ato oficial, como audiência, conferência ou negociação, por exemplo.
- DESTINAÇÃO
  - Na destinação é decidido qual documento será eliminado e qual será preservado
- ARQUIVAMENTO
  - Ação de guardar documento, papel ou processo que, embora já tenha perdido a validade ou esgotado a sua vigência, pode servir como auxílio para eventuais averiguações ou comprovações.
- DEFINIÇÃO
  - Gestão de documentos é o nome que recebe o conjunto de processos adotados por uma empresa para garantir a produção, o arquivamento e o uso correto de seus registros mais importantes.
ROTINAS DE DOCUMENTOS
- RECEBIMENTO
  - Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.
- DEFINIÇÃO
  - É O QUE VOCÊ DEVERA FAZER COM CADA DOCUMENTO TODOS OS DIAS
- REGISTRO
  - Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.
- CLASSIFICAÇÃO
  - Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
- DISTRIBUIÇÃO
  - Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa.
- CONTROLE
  - A existência da documentação do sistema de gestão favorece a conscientização do que é fundamental para a organização atender os requisitos do cliente, cumprindo a política e alcançando os objetivos propostos.
SETOR PROTOCOLO
- Todas as instâncias desses encaminhamentos envolvem tarefas que constituem o serviço do protocolo, que pode ser assim resumido: receber, registrar, distribuir, movimentar e expedir correspondência dentro de uma empresa ou organização.