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INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1. La limpieza y el saneamiento básico constituyen dos de las principales estrategias, dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservación y de la conservación preventiva en nuestro país,

   • Estas actividades propenden por el control de las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales.
     • Las partículas de polvo que ingresan a los depósitos de archivo y se almacenan sobre estanterías, cajas, carpetas y los diferentes tipos de soportes documentales, pueden generar corrosión de los materiales y en asocio con altas condiciones de humedad y temperatura pueden favorecer la acidificación de los mismos y la ocurrencia de deterioros físicos y químicos por lo general irreversibles
       • En archivos con suciedad y desorden suelen aparecer insectos como cucarachas, pececitos de plata, coleópteros, termitas y organismos mayores como los roedores. Estos constituyen los principales causantes de pérdidas del soporte y de información
   • INTRODUCCION

2. CRITERIOS GENERALES DE INTERVENCIÓN

   • .Los aspectos que se deben tener en cuenta de forma rigurosa para emprender acciones, tanto directas como indirectas para el control de contaminantes (biológicos y carga de polvo)
     • 1. Todos los métodos y materiales usados durante los tratamientos deberán ser cuidadosamente documentados. 2. Cualquier intervención deberá ser la mínima necesaria y su acción incluso deberá adelantarse al mismo deterioro, combatiéndolo desde sus posibles causas. 3. Toda intervención deberá estar regida por una firme actitud de respeto a la integridad estética, histórica y física del documento y basarse en los siguientes principios: Reversibilidad, Compatibilidad, Durabilidad y Estabilidad. Dejar en lo posible la viabilidad para posteriores intervenciones si llegan a ser necesaririoDejar siempre abierta la posibilidad de incorporar al documento, elementos desaparecidos temporalmente. No tratar de realizar intervenciones de conservación o restauración si no se posee la experiencia suficiente, o no se cuenta con la asesoría necesaria. Toda intervención, método y material utilizado deberá tener como base las condiciones ambientales a las cuales estarán sometidos los documentos.

3. NIVEL DE INTERVENCIÓN

   • De acuerdo con lo anterior, se hará énfasis en la Conservación Preventiva, dirigida a controlar las causas del deterioro y así detener los mecanismos químicos, físicos y biológicos de alteración que están atentando o puedan atentar contra la integridad física y testimonial de los acervos documentales.

4. CRONOGRAMA Y PERIODICIDAD

   • Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga en cuenta los siguientes aspectos: El personal capacitado del que se dispone y la planeación de la capacitación necesaria. Reserva de recursos e insumos para cada vigencia. La cantidad de metros lineales de documentación. Inspección visual para determinar el estado de conservación y las prioridades. A partir de este resultado, iniciar la limpieza por los documentos más afectados. La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que dependerá de varios factores.( ubicación y entorno)

5. LIMPIEZA DOCUMENTAL Y REALMACENAMIENTO

   • El proceso de la limpieza documental constituye una de las estrategias de conservación más simples y eficaces, con ella se disminuye en grandes proporciones la posibilidad de ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los documentos
     • MATERIALES
       • Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco - Brocha ancha comercial de cerda suave - Alcohol antiséptico al 70% - Clips plásticos - Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca) - Cinta de faya de poliéster-algodón - Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central o histórico según el caso). - Cabina de limpieza (si se tiene)

6. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN PUNTUAL DE DOCUMENTOS EN PAPEL ATACADO POR HONGOS

   • MATERIALES
     • - Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco - Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave - Mini-aspiradora1,2 (bomba al vacío provista de una cánula—usada en hospitales para el suministro del suero por goteo— y un erlenmeyer con alcohol) - Material plástico: clips - ganchos - Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o común blanca) - Cinta de faya de poliéster-algodón - Hojas de papel periódico blanco - Ventiladores de pie - Alcohol antiséptico al 70% - Aplicadores o hisopos de algodón - Papel absorbente o secante - Pesas de mármol o de vidrio - Detergente - Cámara de aislamiento
       • Consideraciones y Procedimiento
         • Es fundamental no mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no contaminado. Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las medidas de desinfección y limpieza de los espacios. Una vez identificado el material contaminado, éste debe colocarse en una carpeta de cartulina blanca con los datos de identificación para aislarlo del resto de la documentación y que no vaya a transmitir la infección al resto de los documentos. El material con ataque de hongos casi siempre va acompañado con concentración de humedad en los soportes,

7. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE LAS ÁREAS DE LIMPIEZA DOCUMENTAL

   • MATERIALES
     • Aspiradora. Elementos como bayetillas blancas y traperos. Baldes plásticos. Detergente. Productos desinfectantes. Alcohol antiséptico al 70% dispuesto en aspersores. Implementos de seguridad. Nebulizador o aspersor
       • CONSIDERACIONES Y PROCEDIMEINTOS
         • debe efectuarse diariamente o cada vez que se realicen labores de limpieza de documentos. En primer lugar se debe aspirar o retirar polvo y partículas de suciedad de toda el área de trabajo. Para la desinfección diaria hay que limpiar los mesones y muebles en seco y luego aplicar alcohol antiséptico. Para la desinfección general es necesario limpiar la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zócalos, ventanas, filtros o rejillas de ventilación y si se puede techos y lámparas. Al finalizar cada jornada de limpieza, siempre se deben limpiar los implementos de trabajo. El desinfectante no se debe aplicar nunca sobre los documentos, su uso es sólo para la infraestructura y mobiliarios de estas áreas. Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene posibilidades como aspiradora, ambientador y como purificador de las esporas y de los contaminantes

8. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO

   • MATERIALES
     • Aspiradora. Elementos como bayetillas blancas, traperos y trapos. Baldes. Detergente. Desinfectantes. Alcohol antiséptico. Implementos de seguridad. Nebulizador o aspersor
       • Para un mejor resultado: Los escritorios, mesones, sillas de trabajo y demás mobiliario, deben ser desinfectados con alcohol antiséptico al 70%, usando una bayetilla blanca . El piso se debe desinfectar con un desinfectante de baja toxicidad, Todos los elementos, traperos, bayetillas o trapos, empleados en esta rutina deben ser cuidadosamente lavados y desinfectados al finalizar la jornada de trabajo.

9. INSTRUCTIVO PARA EL SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ÁREAS DE ARCHIVO

   • A nivel nacional todas las instituciones ejecutan sus ―Programas Anuales de Saneamiento Ambiental de Instalaciones‖, Estos procesos tienen como finalidad no sólo garantizar un ambiente de salubridad para las personas que allí laboran, Es necesario recalcar que un procedimiento completo de saneamiento de los espacios de archivo debe incluir tres aspectos: la desinfección encaminada a reducir y controlar microorganismos, la desinsectación para erradicar invertebrados asociados a los espacios de archivo y que en el caso de termitas y gorgojos pueden llegar a ocasionar daños considerables y finalmente la desratización que garantizará que ratas y ratones no empleen los materiales como nidos.
     • DESINFECCIÓN
       • Este tratamiento está encaminado a reducir la carga microbiana y de ácaros del aire y reforzar el procedimiento en mobiliarios, tanto de los depósitos de documentos
         • DESINSECTACIÓN
           • Este proceso está encaminado a erradicar cualquier tipo de invertebrado y ácaros no deseados en los archivos, en las regiones geográficas con clima templado o cálido, especialmente al control de termitas,
             • DESRATIZACIÓN
               • Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace necesario aplicar el tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de las áreas de depósito de archivo como de la totalidad de la infraestructura de la entidad.

10. OTRAS RECOMENDACIONES PARA EL SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ARCHIVOS

    • Es necesario generar un proyecto en el plan de acción o en el plan de inversión, según sea el caso de la entidad con una programación o cronograma anual del mismo. Documentarse sobre la ficha técnica de los diversos productos a utilizar y que son ofrecidos por la empresa que se contratará para realizar esta tarea. Que los productos a emplear sean de baja toxicidad, Tener y dar a conocer, al resto del personal, las normas de seguridad y procedimientos a tener en cuenta antes, durante y después de los tratamientos, No contratar los servicios de fumigación con empresas que no estén autorizadas para llevar a cabo los procesos. No contratar los servicios de fumigación con empresas que no estén autorizadas para llevar a cabo los procesos.
      • CIBERGRAFIA
        • INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, PDF.

11. RECOMENDACIONES PARA LA FUMIGACIÓN DE ESPACIOS DE OFICINA

    • No dejar a la mano objetos de valor. Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de que se les impregne el producto, tales como: artículos personales, maquillaje, etc. Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos. Proteger con papel periódico blanco los equipos electrónicos, especialmente los equipos de cómputo. Proteger con papel periódico los libros, folders y carpetas. Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que el producto penetre en los diferentes espacios. No dejar conectado a las tomas eléctricas o en funcionamiento ningún equipo. Dejar las ventanas cerradas. No dejar expuestos disquetes, discos compactos, material fotográfico, o documentos en cualquier soporte.
      • PARA EL PERIODO DE DESINFECCION DE LA JORNADA DE FUMIGACION
        • Dejar ventilar los espacios de oficina. No consumir alimentos en las oficinas. Limpiar los escritorios y sillas. Limpiar los equipos.

12. ESPERANZA ACUÑA , MILENA MONTAÑEZ, KATTERYNE URREGO.