Gestión de datos

Gestión de datos

1. Es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimiento y ideas

   • Tipos de documentos
     • Los documentos pueden clasificarse de diversas formas dependiendo del punto de vista que se adapte
       • Biblioteca
         • libros
           • Su contenido puede ser muy variado y puede presentarse en uno o varios volúmenes
         • Publicidad periódica
           • Cualquier publicidad que aparece por entrega sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y en general con una periodicidad dada
         • Documentación de congresos
           • Acostumbran a presentarse con la dominación de actas
         • Tesis
           • documento que recoge el resultado de un trabajo original envista a la obtención de un título o diploma en una institución
         • Bibliografías
           • Son referencias de documentos con el fin de dar a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual
         • Catálogos
           • Son colecciones de registro bibliográficas de diferentes documentos: libros, revistas, vídeos, mapas, etc
         • Repertorios
           • Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada
         • Base de datos
           • Es un conjunto de datos homogéneos ordenados de una forma determinada
         • Según su actvidad económica
           • Personales, comerciales, judiciales, religiosos, militares
             • Personal
               • carta, discursos, ensayo, diario
               • Comeriales
                 • Parte administrativa
                   • acuerdos, hoja de vida, informes, leyes
                 • Parte contable
                   • facturas, recibos, balances
                 • Judiciales
                   • Sentencias judiciales
                     • juicios, demandas, causas
                   • Religiosos
                     • escritos papales, bula, actas
                     • Militares
                       • minuta, autos
         • Requisitos de la documentación
           • Asunto
             • Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación
           • Fecha de origen
             • Código y número de registro de origen
           • Emisor
             • Corresponde al nombre de la persona que firma el documento
           • Grado de reserva
             • Ordinaria o reservada
           • Prioridad o tipo
             • Normal, urgente, tutela (8,14 o 42 horas) o derecho de petición
           • Medio de recepción
             • Intermediario o portador de la correspondencia
           • Destinatario
             • Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial
           • Responsable
             • Nombre del funcionario o empleado que se hace responsables de la gestión de la comunicación
           • Resumen del texto
             • Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción
           • Digitalizar imagen
             • Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicacion hasta de tres hojas debe ser digitalizada completa
           • Insertar documento
             • Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por el correo electrónico o archivo magnético
         • Unidad de correspondencia
           • Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
           • Misión
             • Hace de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleja el buen desarrollo de la unidad
           • Objetivo
             • Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial
           • Funciones
             • recepción, distribución trámite, conversación, consulta de documentos
           • Servicios que presta
             • Dar información adecuada y oportuna, Conservar la información, Digitalizar, Cambio de soporte, Implementar manuales de procedimiento

2. El archivo

   • estos documentos requieren ser conservados de forma ordenada, sistemática de forma que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia puedan ser localizados fácil y prontamente
     • El archivo en la empresa es uno de los instrumentos mas importantes, ya que en el se recopila la información en forma organizada para la empresa
       • Funciones de los archivos
         • Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa. Asegurar la perfecta conservación de los documentos. Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos
       • Documentos públicos
         • Es un documento expendido o autorizado por funcionarios públicos competentes y que da fe de su contenido por sí mismo

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