Introdução à processos

Page 1

Processos de Negócio (BP – Business Process)

Um processo de negócio, também conhecido com BP (Business Process), é um grupo de atividades que são organizadas para produzir uma saída específica em atendimento a necessidades de uma empresa. Um processo pode ser composto de:

Um conjunto integrado de ações no propósito de atingir uma meta.

Entradas e saídas definidas.

Um responsável pelo processo.

Várias tarefas, sendo cada uma executada por um colaborador.

Referências de performance.

Analisar um processo consiste no entendimento de como algo é feito, de forma a documentá-lo, permitindo sua propagação entre os demais agentes envolvidos, como funcionários, fornecedores e parceiros de negócio.

Por meio da definição de processos, é possível entender em detalhes como uma empresa trabalha e onde estamos inseridos nela. Revisando processos, é possível a correção de eventuais erros, gerando diversas melhorias de como se fazer algo (CRUZ, 2005).

Gestores estratégicos veem na definição de processos o único caminho que permite a continuidade dos negócios, uma vez que na ausência de um funcionário detentor de determinado processo, seja possível que outro funcionário, com o conhecimento técnico necessário, possa seguir o processo documento e realizar a atividade exatamente da forma que a empresa necessite.

Vejamos o exemplo de lavar um carro, cada pessoa poderá realizar a mesma atividade, mas de formas diferentes, ou seja, alguns vão começar a lavar o carro pelo capô, outros pelo teto e alguns ainda pelas rodas, gerando ao fim da lavagem resultados diferentes.

Para obter sempre o mesmo resultado, seria importante definirmos um processo chamado "lavar carro" e neste definir os procedimentos (passo a passo) de como a atividade será realizada do início até o fim.

O processo poderá ser definido de diversas formas, por exemplo, escrito sequencialmente ou ainda representado graficamente em um fluxograma, o importante é que seja uma linguagem compreendida por todas as pessoas envolvidas.

Importante lembrar:

Processoé o que deve ser feito.

Procedimentoé como fazer.

Atividadeé a ação de seguir um procedimento.

Gerenciamento/Modelagem de Processos de Negócio (BPM Business Process Management/ Business Process Modeling).

Um BPM visa permitir o (a):

Gestão de Processos de Negócio.

Modelagem de Processos de Negócio.

Representação gráfica do funcionamento de um processo.

Aprofundamento do mapeamento de processo.

Compreensão do funcionamento de uma organização.

Mapeamento das dificuldades de uma organização e buscar caminhos para a melhoria.

Criação um método de entendimento único entre os colaboradores da empresa.

Uma vez definido o que é processo de negócio, tornou-se necessário definir como representá-lo de forma compreensível para os diversos agentes envolvidos no negócio da empresa, é neste ponto que nasce uma das abordagens do BPM, a modelagem de processos de negócio. (VALLE, 2009)

Complementar ao conceito de BPM, temos o BPMN (Business Process Modeling Notation) que consiste em objetos gráficos para a representação das atividades envolvidas em um processo. Um processo poderia ser descrito, mas através do uso de objetos gráficos, temos um entendimento mais fácil do todo.

Um exemplo de BPMN poderia ser representado por um fluxograma e seus objetos abaixo:

Fluxo BPNM

Agora que já temos o conceito de BP e do BPMN, é chegado o momento de conhecermos a outra abordagem do BPM associada ao Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio.

A aplicação do BPM ocorre principalmente quando a empresa já detenha todos os seus processos de negócio (BP) desenhados através de uma notação (BPMN) (VALLE, 2009).

Para que o BPM funcione, cada gestor de área ou célula, por exemplo, gerente financeiro, gerente de RH e gerente de TI, deverá constantemente garantir que seu time (corpo de funcionários) siga com rigor os processos definidos e medir se os resultados atingidos atendem as expectativas da empresa.

O gestor deverá ainda estar atendo a necessidade de modificar, aposentar e criar novos processos de acordo com as mudanças que o negócio sofrer. Alguns motivadores de mudanças seriam: legislação, fusão de empresas, concorrência, aquisição de novas tecnologias, necessidades do cliente entre outras.

Mas só isso não será suficiente para uma BPM de sucesso, veja que nos exemplos anteriores, estamos trabalhando com gestores de áreas, é de vital importância que o alto escalão das empresas (presidentes, diretores e executivos-chefes) façam a integração dos processos definidos em cada uma dessas áreas, agregando diferencial estratégico para a empresa.

O BPM permite aos executivos-chefes das empresas tomarem decisões estratégicas acertadas, saberem o que cobrar de que cada uma das áreas, impedir que as áreas trabalhem de forma isolada, como se cada uma fosse uma empresa própria, e ainda implementarem programas de melhoria continuada na prestação de seus serviços.

Um bom exemplo seria o desenvolvimento de um sistema de informação integrado para a empresa, o maior problema não é o de desenvolvê-lo, mas sim de entender como a empresa funciona para definir quais recursos serão desenvolvidos. Essa tarefa é simplificada quando a empresa possui um BPM, ou seja, uma fotografia de como a empresa esta estrutura.

Atualmente, um dos grandes problemas com o BPM é a manutenção e execução dos processos. Um bom exemplo é a admissão de um novo funcionário, que muitas vezes não é interado de forma satisfatória sobre os processos a serem seguidos na empresa.

Por outro lado, os detentores ou proprietários dos processos, por uma sobrecarga de atividades cotidianas, não encontram tempo para atualizá-los, de acordo com mudanças ocorridas, e acabam por inutilizá-los.

Analise de Processos de Negócio (BPA – Business Process Analysis)

Veja que até este ponto definimos a importância de trabalharmos como processos, seu gerenciamento e como realizar seu desenho ou concepção. Imagine agora o volume de processos que uma empresa bem estrutura não terá e como será difícil sua atualização e gerenciamento de forma manual; é exatamente neste ponto que entra o BPA.

O BPA é o conceito que orienta a empresa a desenvolver ou adquirir uma solução em software que trabalhe com um banco de dados central, onde todos os processos e campos-chaves possam ser cadastrados e mantidos.

Essa solução em software permitirá o rápido e fácil compartilhamento dos processos, mas sempre preocupado com a segurança, definindo um tipo de acesso diferente para cada usuário.

Por meio da interação com o usuário, será possível aperfeiçoar um processo com a indicação de eventuais falhas, simulações e a definição de novas necessidades, dessa forma, a ferramenta de software BPA poderá gerar relatórios com o desempenho dos processos.

Ainda sobre BPA, podemos destacar:

É uma ferramenta ou parte dela que simula a performance de um processo.

Utilizada na modificações de informações nos processos.

Serve para simular o funcionamento de processos.

Ferramentas de Mercado: Aris, Visio, Bizagi, Modeler, ProVision entre várias outras.

Chegamos ao final desta aula. Faça os exercícios propostos, e se ficar com dúvidas, não deixe de esclarecer com o seu professor.

Um exemplo de BPMN poderia ser representado por um fluxograma e seus objetos abaixo:

Fluxo BPNM

Agora que já temos o conceito de BP e do BPMN, é chegado o momento de conhecermos a outra abordagem do BPM associada ao Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio.

A aplicação do BPM ocorre principalmente quando a empresa já detenha todos os seus processos de negócio (BP) desenhados através de uma notação (BPMN) (VALLE, 2009).

Para que o BPM funcione, cada gestor de área ou célula, por exemplo, gerente financeiro, gerente de RH e gerente de TI, deverá constantemente garantir que seu time (corpo de funcionários) siga com rigor os processos definidos e medir se os resultados atingidos atendem as expectativas da empresa.

O gestor deverá ainda estar atendo a necessidade de modificar, aposentar e criar novos processos de acordo com as mudanças que o negócio sofrer. Alguns motivadores de mudanças seriam: legislação, fusão de empresas, concorrência, aquisição de novas tecnologias, necessidades do cliente entre outras.

Mas só isso não será suficiente para uma BPM de sucesso, veja que nos exemplos anteriores, estamos trabalhando com gestores de áreas, é de vital importância que o alto escalão das empresas (presidentes, diretores e executivos-chefes) façam a integração dos processos definidos em cada uma dessas áreas, agregando diferencial estratégico para a empresa.

O BPM permite aos executivos-chefes das empresas tomarem decisões estratégicas acertadas, saberem o que cobrar de que cada uma das áreas, impedir que as áreas trabalhem de forma isolada, como se cada uma fosse uma empresa própria, e ainda implementarem programas de melhoria continuada na prestação de seus serviços.

Um bom exemplo seria o desenvolvimento de um sistema de informação integrado para a empresa, o maior problema não é o de desenvolvê-lo, mas sim de entender como a empresa funciona para definir quais recursos serão desenvolvidos. Essa tarefa é simplificada quando a empresa possui um BPM, ou seja, uma fotografia de como a empresa esta estrutura.

Atualmente, um dos grandes problemas com o BPM é a manutenção e execução dos processos. Um bom exemplo é a admissão de um novo funcionário, que muitas vezes não é interado de forma satisfatória sobre os processos a serem seguidos na empresa.

Por outro lado, os detentores ou proprietários dos processos, por uma sobrecarga de atividades cotidianas, não encontram tempo para atualizá-los, de acordo com mudanças ocorridas, e acabam por inutilizá-los.

Analise de Processos de Negócio (BPA – Business Process Analysis)

Veja que até este ponto definimos a importância de trabalharmos como processos, seu gerenciamento e como realizar seu desenho ou concepção. Imagine agora o volume de processos que uma empresa bem estrutura não terá e como será difícil sua atualização e gerenciamento de forma manual; é exatamente neste ponto que entra o BPA.

O BPA é o conceito que orienta a empresa a desenvolver ou adquirir uma solução em software que trabalhe com um banco de dados central, onde todos os processos e campos-chaves possam ser cadastrados e mantidos.

Essa solução em software permitirá o rápido e fácil compartilhamento dos processos, mas sempre preocupado com a segurança, definindo um tipo de acesso diferente para cada usuário.

Por meio da interação com o usuário, será possível aperfeiçoar um processo com a indicação de eventuais falhas, simulações e a definição de novas necessidades, dessa forma, a ferramenta de software BPA poderá gerar relatórios com o desempenho dos processos.

Ainda sobre BPA, podemos destacar:

É uma ferramenta ou parte dela que simula a performance de um processo.

Utilizada na modificações de informações nos processos.

Serve para simular o funcionamento de processos.

Ferramentas de Mercado: Aris, Visio, Bizagi, Modeler, ProVision entre várias outras.

Chegamos ao final desta aula. Faça os exercícios propostos, e se ficar com dúvidas, não deixe de esclarecer com o seu professor.

Introdução à processos

Introdução à processos