LOS DOCUMENTOS

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Un documentos es un material que contiene información con el fin de transmitir conocimientos permitir conocimientos permitir la comunicación humana .La mas habitual era el Documento Impreso pero finalmente a llegado los Documentos Electrónicos.

LOS DOCUMENTOS

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TIPOS DE DOCUMENTOS

BIBLIOTECA

LIBROS : su contenido puede ser muy variado y no tiene volúmenes .

PUBLICACIONES PERIÓDICAS :cualquier publicación que aparece por entregas sin limitaciones previas a su duración .

DOCUMENTOS DE CONGRESO:se presentan con la denominación de Actas

TESIS :documento que recoge el resultado de un trabajo original para una institución .

BIBLIOGRAFÍA : clasifica el documento con el fin de dar a conocer las referencias para facilitar el trabajo intelectual.

CATÁLOGOS : son colecciones de registros bibliográficos como revistas,videos ,etc.

BASE DE DATOS:e sun conjunto de datos que nos ayuda a organizar un asunto .

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SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA

PERSONALES :cartas ,discursos, ensayos, diario.

COMERCIALES:administrativos , hojas de vida ,informes , leyes .

JUDICIALES : servicios ,demandas .

RELIGIOSOS: escritos, bula , actas .

MILITARES: minuta ,actas .

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REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

ASUNTO: contenido de la comunicación

FACTURA DE ORIGEN: fecha emitida

N° DE CÓDIGO: origen y número de registro

EMISOR : nombre de quien firma el documento

INSTITUCIÓN : razón social del emisor

GRADO DE RESERVA: ordinario y reservado

PRIORIDAD O TIPO:normal ,urgente

DESTINATARIO:a quien va dirigido

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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestiona de manera centralizada y normalizada de las comunicaciones

MISIÓN : hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información .

OBJETIVO: recibir ,enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial mediante servicios de mensajería .

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FUNCIONES

En la unidad de correspondencia se desarrolla los siguientes procesos del programa de gestión documental .

RECEPCIÓN

DISTRIBUCIÓN DE TRÁMITE

CONSERVACIÓN

CONSULTA DE DOCUMENTOS

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SERVICIOS QUE PRESTA

Dar información adecuada

Conservar la Información

Digitalizar

Cambio de soporte

Implementar manuales de procedimientos