REDAÇÃO OFICIAL

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PRINCÍPIOS

impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal

P > PUBLICIDADE

I > IMPESSOALIDADE

U > UNIFORMIDADE

F > FORMALIDADE

C > CLAREZA

C > CONCISÃO

IMPESSOALIDADE: sempre quem emite a comunicação é o serviço público

Principais erros

uso de adjetivos valorados

Palavras e expressões que expressem posicionamento

Linguagem conotativa

Expressões que demonstrem carinho, afeição

LINGUAGEM FORMAL: permite um texto uniforme, claro e objetivo. Não significa linguagem rebuscada

Principais erros

Desvio da norma padrão (concordância, regência, crase, pontuação)

Problema na clareza: frases com problemas estruturais, uso inadequado de conjunções, ambiguidade

UNIFORMIDADE: seguir o padrão, usar os pronomes adequados

CONCISÃO (dizer o máximo com o mínimo de palavras) E CLAREZA (auxilia a interpretação)

Principais erros

Prolixidade

Períodos longos

Problemas na Interpretação

Uso de palavras genéricas

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PRONOME DE TRATAMENTO

Vossa - referência direta com o interlocutor

Sua - quando a referência é sobre a pessoa (uso no endereçamento, pois essa parte não é destinada diretamente ao destinatário.

Digníssimo e ilustríssimo possuem marcas de pessoalidade, por isso não são usados

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PADRÃO OFÍCIO

OFÍCIO, AVISO E MEMORANDO

Tipo, número e sigla do órgão - não é obrigatório o ano

local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita

assunto: resumo do teor do documento - permite agilidade e eficiência

destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: "Tenho a honra de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me informar que", empregue a forma direta;

– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados (NÃO HÁ EXCEÇÃO PARA O CASO DE SÓ EXISTIR UM PARÁGRAFO), exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

fecho

assinatura do autor da comunicação;

identificação do signatário

Forma de diagramação

Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número da página;

d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direta terão as distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho");

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;

n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Ex.: "Of. 123 - relatório produtividade ano 2002"