Elementos Manual de Procedimientos

Page 1

Elementos de manual de procedimientos

Los manuales de procedimiento tienen esa

ventaja, que son documentos en los que alguien nos dice cuáles son los

pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o

elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quién es el

responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la empresa,

se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas.

Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda

a que siempre se realicen las tareas y actividades de la misma manera,

independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de

compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no

saben cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que

se les encomienda una nueva responsabilidad.

Entonces, ¿qué elementos debe contener un manual de procedimientos?

Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento, como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así como logotipo de la empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.

Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo

claro del procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es

una descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán

a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo.

Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de la tarea a realizar,

esto es, explicar detenidamente qué personas y/o departamentos de la

empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de cada acción a

realizarse.

Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los

responsables que participarán en las actividades a describir, habrá

entonces que describir las actividades o como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada tarea y acción.

En las empresas, los procesos

exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a través de una

serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etcétera.

Esto es, para cada una de las acciones puede corresponder completar un

formato, enviar un correo electrónico, elaborar un oficio, en fin,

documentos que sustentan el que las acciones se hayan llevado a cabo,

así que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos

documentos que se utilizarán.

Ya con toda esta información se deben incluir en el manual

diagramas de flujo, que permitan saber cuál es la secuencia de la

información o de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe.