Capítulo III. Valoración Documental

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CAPÍTULO III

VALORACIÓN

DOCUMENTAL

3.1 FIN DE VIGENCIAS

DOCUMENTALES

En la mayoría de los

casos, surge “naturalmente”, por las

circunstancias, por ejemplo, el acta de nacimiento pierde vigencia con la

muerte del individuo; el comprobante de venta de un terreno la pierde cuando se

da la siguiente venta; el cheque bancario cuando se cobra o cuando se vence sin

cobrar.

3.1.1

DOCUMENTOS GENERADOS POR LA INSTITUCIÓN

1) Los

documentos que sustentan derechos de una Institución tienen vigencia mientras exista el derecho

sustentado. No puede extenderse más allá que la existencia misma de la

Institución. Ejemplo:

Ley de Creación de la

Institución.

2) Los

documentos que dispone la organización interna, tienen vigencia hasta que son sustituidos

por otras disposiciones. Ejemplo:

Los organigramas y

manuales de procedimientos y de organización.

3) Los

documentos contables y fiscales tienen vigencia hasta que se aprueba el balance

anual en el tribunal de cuentas. Los que contienen comprobantes de bienes amortizables

tienen vigencia hasta que concluyen.

4) Los

informes, memorias y similares pueden considerarse vigentes hasta que aparecen otros

nuevos.

3.1.2

DOCUMENTOS RELATIVOS A PERSONAS

1) El

documento que especifica la vigencia del derecho, puede ser más breve que la vida de la persona o más larga, si es transmisible por herencia.

2) Si se

refieren a una persona, pero interesan al Estado y al

individuo, tiene vigencia mientras permanezca el

interés de uno o de ambos. Ejemplo: los registros de propiedad inmueble.

3.2 FIN DE PLAZO PRECAUCIONAL

En la mayoría de los casos, el plazo

precaucional ha de establecerse conforme a las tablas

de conservación de las disposiciones vigentes y podrá ser ampliado por la

propia unidad generadora, de acuerdo a sus

necesidades y se registrará en el Catálogo de Disposición Documental.

El plazo precaucional de documentos de

gran interés político-social, será más amplio que los lapsos de

rotación de las autoridades. Por ejemplo, en México el período

presidencial es de 6 años: el plazo precaucional debe ser mayor a éste,

contando con la posibilidad de su evaluación, por

una administración distinta a la que produjo los

documentos.

3.3 CRITERIOS DETERMINANTES

DEL VALOR DE LOS DOCUMENTOS

Establecer el valor de los documentos (administrativo,

legal, contable y fiscal), es una etapa primordial y esencial en la

elaboración del plan para su

conservación o eliminación, fijando para ello un plazo de tiempo

determinado (ver anexo 7). Existen principios

generales (análisis, valoración, expurgo y

depuración), que permiten llegar a decisiones firmes y lógicas.

Se pueden distinguir dos grupos de valores para los documentos oficiales: PRIMARIOS y SECUNDARIOS. Estas dos clases pueden subdividirse en valores precisos que ayudarán a

fijar plazos apropiados de conservación y eliminación.

Tienen valor PRIMARIO

los documentos necesarios para la actividad de la unidad administrativa que los

produjo o conserva, esta clase comprende cuatro

criterios.

a) valor administrativo

b) valor jurídico

c) valor fiscal y

d) valor informativo

Se trata de documentos

que las unidades administrativas necesitan para cumplir

su mandato y ejecutar sus funciones, deben conservarse tanto tiempo como

mantenga ese valor PRIMARIO.

Es recomendable para su control, lo

siguiente:

a) Contar con un pequeño

local o espacio en las mismas unidades administrativas,

facilitando la consulta inmediata de los

documentos.

Cuando los documentos dejan de ser de consulta frecuente para las unidades

administrativas, se efectuará una transferencia

primaria al archivo de concentración para su guarda

precaucional y cumpliendo con dicho período, adquieren un valor SECUNDARIO y es el momento de efectuar

su análisis y valoración para determinar su transferencia al Archivo Histórico

para integrar la memoria institucional o proceder

con la eliminación correspondiente.

3.3.1 VALOR

ADMINISTRATIVO DE LOS DOCUMENTOS

Son documentos de valor

administrativo los que se refieren a políticas y

procedimientos relativos a las actividades

cotidianas de una Secretaría o de un Gobierno en su conjunto, o asuntos

específicos que están en curso.

En primer lugar, la

mayoría de los documentos fueron elaborados o recibidos para responder a una

necesidad administrativa. Mientras dure esta función no puede considerarse que

carezcan de valor administrativo. Al examinar los documentos para decidir si

conservan un valor administrativo para la institución, es conveniente hacer las

preguntas siguientes, sí se responde “SI”, los documentos no tienen ya ese

valor.

a) ¿Dejaron de ser útiles los documentos para el tema

o asunto que les concierne?

b) ¿Se

conserva el documento porque es rutinario o porque tiene la costumbre de

hacerlo y desconoce el seguimiento para su custodia, conservación o

destrucción?

c) ¿Llegaron a su término los asuntos de que se trata

en cada uno de los documentos?

d) ¿Se

conservan los documentos sólo para protegerse

contra alguna situación legal, proveniente de la administración?

e) ¿Se puede encontrar

el mismo documento en otra parte?

f) ¿Coordinó con la unidad administrativa que ordenó

generar el documento, si éste ya cumplió su

cometido?

3.3.2 VALOR

JURÍDICO DE LOS DOCUMENTOS

Son los que se refieren a derechos a largo o corto plazo, de

la Administración Pública o de los ciudadanos, y que pueden

ser declarados ejecutorios por los Tribunales (inconformidades, pensión

alimenticia, amparos, etc.)

En otros casos, cuando

el asunto que se trata en el documento, está finiquitado o fue anulado, pierde

su valor jurídico y recupera su valor administrativo, cuando se examinan los

documentos para analizar si presentan

aún algún valor jurídico, se deben hacer las siguientes preguntas; y si

contesta “SI”, los documentos no tienen ya ese valor.

a) ¿Ha terminado la acción jurídica?

b) ¿Cumplió el documento con su objetivo como prueba

jurídica?

c) ¿Se puede encontrar el mismo documento en otra parte, en

forma de duplicado por ejemplo?

3.3.3 VALOR CONTABLE Y

FISCAL DE LOS DOCUMENTOS

Son documentos de valor

contable y fiscal los que necesita una institución para indicar el origen de los recursos presupuestales; monto, distribución,

control y ejercicio.

El valor contable y

fiscal inmediato de los documentos cesa con la

realización de la transacción financiera. Sin embargo, la Dirección

General de Administración y Finanzas deberá conservar los documentos durante un

lapso suficiente para satisfacer las exigencias fiscales o legales, de las

leyes o reglamentos de acuerdo a las disposiciones vigentes en las que se

señala que se deberá conservar 5 años siempre y

cuando no exista un procedimiento legal.

Cuando se estudian los

documentos para determinar si presenta un valor contable y fiscal en lo que

concierne a la institución, deben formularse las siguientes preguntas; y si se

responde “SI” los documentos han perdido su valor de referencia:

a) ¿Cumplieron con el objetivo de su creación, así como el

tiempo establecido de custodia?

b) ¿Existe algún procedimiento fiscal?

c) ¿Están protegidos los derechos de la institución en lo

relativo a la transacción?

d) Se han tenido en

cuenta los derechos y responsabilidades de todo individuo involucrado en la

transacción.

e) Se puede

encontrar en otra parte el mismo documento, como duplicado, se coordinará con

las áreas que lo tengan en su poder y se determinará lo conveniente de su

conservación.

3.3.4 VALOR INFORMATIVO

DE LOS DOCUMENTOS

Este valor puede

definirse como la propiedad que posee un documento para mostrar las actividades anteriores de una Institución, ofrecer

información útil para la planificación actual o proyectada.

Se observará que

ciertos documentos tienen valor informativo

porque son “ÚNICOS”, y significa que contienen

datos que no se encuentran en otra fuente de

información. Además del valor único que poseen, éstos pueden

relacionarse por su naturaleza, o material (pictogramas, papiros,

pergaminos, papel, disco compacto, diskettes, etc.) independientemente del

valor de su contenido.

El valor informativo

que posee un documento para la unidad administrativa generadora y como antecedente de investigación histórica constituye un valor

archivístico y deber conservarse permanentemente.

Cuando se examinan

documentos para determinar su valor informativo, se formularán las siguientes

preguntas; si se contesta “SI”, los

documentos poseen aún valor de investigación, de testimonio histórico y se

deben transferir al Archivo Histórico.

a) El documento revela

aspectos importantes para la Institución como:

I - ¿Su origen?

II - ¿Su organización y los cambios efectuados?

III - ¿Su administración?

IV ¿Sus actividades establecidas en su ley orgánica,

reglamento interior?