INFORMES

INFORMES

1. ¿QUE ES?

   • Elaboración ordenada de observación y análisis
   • El informe transmite información utilizada para encontrar incidencias o ayudar a la toma de decisiones o resolver dificultades comerciales
   • El informe es un documento escrito en prosa informativa
   • El propósito es transmitir el más alto nivel de información en la organización.
   • Es una declaración, escrita u oral, que describe las cualidades, las características y el contexto de algún hecho.

2. UTILIZACIÓN

   • Aclarar situaciones.
   • Informar o hacer requerimientos.
   • Desarrollar un asunto
   • Corregir una situación.
   • Presentar detalles.

3. SE ENCARGAN

   • Funcionarios
   • Empleados autorizados
   • Por
     • Cumplimiento de funciones
       • Acto administrativo

4. Se elaboran de acuerdo a los normas internas de la organización

5. Se envían por:

   • Correo electronico
   • Intranet

6. ANEXOS

   • Se escribe en mayúscula la inicial a dos interlíneas del remitente
   • Se anuncia la cantidad de hojas o folios.
     • Anexo: uno (10 folios)

7. CARACTERISTICAS

   • Solo se habla de un tema en cada informe
   • Redacción concreta y precisa.
   • Se mantiene un trato respetuoso.
   • Forma impersonal
   • Formatos normalizados
   • Se mantiene un orden, y se debe elegir un lenguaje técnico y adecuado.

8. CLASES

   • RESUMEN EJECUTIVO
     • UNA O TRES PAGINAS
     • SE USA PARA:
       • Registrar los procedimientos en la verificación de asuntos administrativos
       • Informe sobre eventos especiales ocurridos durante esta reunión
       • Notificar el desarrollo de las actividades de la organización.
       • Promover diferentes aspectos de las visitas administrativas o de verificación.
       • Resumen de la mala conducta actual del equipo
         • Objetivos
         • Numerales o temas
         • Concluciones
         • Firma
     • ENCABEZAMIENTO
       • RAZÓN SOCIAL
         • Se escribe solo cuando el papel de apoyo no puedan reconocer la organización, esté a tres o cuatro centímetros del borde superior y del borde izquierdo
       • DEPENDENCIA
         • Corresponde a la sección donde se origina el resumen. Se escribe dejando una interlÍnea libre del margen superior de la hoja
       • CÓDIGO
         • Se escribe en la misma línea de independencia cuando existe el código: Departamento de capacitaciones Dc-024
       • TÍTULO
         • Tema sobre el que va a tratar a dos interlíneas de independencia centrado:CAPACITACIÓN LABORAL
       • LUGAR DE ORIGEN Y FECHA
         • Nombre del lugar, día, mes, año sin separlo
     • AUTORÍA DEL RESUMEN EJECUTIVO
       • Se escibe a dos interlíneas de la fecha
       • La fecha de recopilación y los datos del responsable del resumen se enumeran en los dos espacios más largos
     • OBJETIVO
       • Describen en forma breve el propósito que se tiene a dos o tres interlíneas libres del resumen y sobre el margen izquierdo
       • OBJETIVOS:
         • 1. Cumplir con los requisitos que se exigen.
         • 2. Elaborar informe completo
     • PÁGINAS SUBSIGUIENTES
       • El encabezado y el número de la página permiten identificar el documento y se ubican en la parte superior izquierda
     • NOMBRES, CARGOS, FIRMAS
       • Al final los autores deben firmar de a cuatro o cinco interlíneas libres del último párrafo
     • TEMAS O NUMERALES
       • Contiene varios temas precisos y se enumeran
         • A dos interlíneas libres del parrafo anterior
         • 1. Inicio del proceso
           • 2. Capacitación
     • CONCLUSIONES
       • Es necesario que se escriba en mayúscula y sobre el margen izquierdo a dos interlíneas libres del último renglón
     • RÚBRICA
       • Por seguridad los autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas en la parte inferior de la hoja
     • LÍNEAS ESPECIALES
       • A una interlínea libre entre los bloques
   • INFORME EXTENSO
     • 11 PAGINAS EN ADELANTE
     • Presenta la información básica del documento.
     • ELEMENTOS FINALES DEL INFORME ADMINISTRATIVO EXTENSO
       • Es necesario identificar responsables.
     • GENERALIDADES
       • FIRMAS, NOMBRES, CARGOS.
         • El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6 renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
       • RÚBRICA
         • El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la parte inferior izquierda
       • ANEXO
         • Se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números aravicos en lugar de letras
     • Índice
       • El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.
       • Se presenta como ultima parte del material complementario.
   • INFORME CORTO
     • DE UNA A 10 PAGINAS
     • Encabezamiento
       • RAZÓN SOCIAL
         • Cuando la hoja no tiene su membrete
       • DEPENDENCIA
         • Corresponde a la sección donde se origina el resumen. Se escribe dejando una interlÍnea libre del margen superior de la hoja
       • CÓDIGO
         • Se escribe en la misma línea de independencia
       • TÍTULO
         • Es el tema sobre el cual se va a tratar, a dos interlínas libres de la independencia.
     • Autoría del informe
       • Se escribe a dos interlíneas libres de la fecha contra el margen izquierdo.
         • Si se encuentran varios autores se escriben en orden alfabético o dependiendo de su cargo.
     • Capítulo
       • Puede tener entre uno o varios capítulos
         • Se hace una división en cualquier escrito para facilitar la comprensión
     • Se recomienda que el informe no tengan portada sino encabezamiento
     • Lineas especiales
       • ANEXOS
       • REDACTOR
       • COPIAS
     • Rúbrica
       • Se puede escribir la rúbrica en cada una de las hojas, pero en la parte inferior.
     • Firma, nombres y cargos
       • Los autores firman, y sus nombres se escriben en mayúscula sostenida de cuatro a cinco interlíneas
     • Conclusiones
       • Es necesario que se escriba en mayúscula y sobre el margen izquierdo a dos interlíneas libres del último renglón
     • Objetivos
       • Lleva un objetivo en forma breve. A dos o tres interlíneas del último responsable del informe
     • Páginas subsiguientes
       • Encabezado y el número de la página permiten identificar el documento y se ubican en la parte superior izquierda

9. TIPOS

   • COMERCIALES
   • TÉCNICOS
   • MIXTOS

10. TIPOS

    • ACTIVIDAD DE GESTIÓN
    • PROYECTOS, INVESTIGACIONES O FINANCIEROS