Lean Office

Lean Office

1. Definir

   • Medir
     • Analisar
       • Melhorar
         • Controlar
       • "Compreensão profunda e a descrição do que se vê"
         • 5 Porquês
           • Questionar tudo e depois, questionar de novo. Ter uma pergunta para cada resposta.
           • Combinar com outras ferramentas de analise
       • Enchergar Gargalos de tempo no processo
         • Redestribuir as atividades de acordo com os gargalos encontrado para melhor rendimento dos funcionarios
           • Estabelecer um tempo takt para a demanda de cada funcionario
             • Tempo Takt = Tempo Total Disponivel / Demanda do cliente
       • Identificar causas raizes
         • Quais fatores afetam o desempenho?
         • FMEA
           • Pode estreitar as causas raizes e focar o problema
           • Identificar pontos fracos no projeto para a automatização dos processos
       • Desenho de processos à prova de erros
         • Poka-Yoke
           • Deixar processos automatizados mais seguros a prova de erros
             • Campos de preenchimento obrigatorio
             • Avisos de alerta
             • Interferencia de valores
           • Pirâmide de condições que favorecem o surgimento de defeitos
           • Simples / Barato / Feedback Imediato / Prevenção Imediata / Aplicação Focada
     • Coleta das atividades dos funcionários
       • SIPOC para analise rápida das entradas e saídas das atividades
         • Enxergar oportunidades de melhoria em ganhos rápidos
           • Consolidar a ideia com o TI para analise de custos e possibilidade de melhoria
       • Coleta do tempo falado pelos funcionários para a execução de cada atividade
         • Confirmação do tempo falado por cada funcionário cronometrando suas atividades
           • Mapa VSM
           • Pareto das atividades que demandam mais tempo
     • Mapa VSM
       • Tempo TAKT das atividades
         • Gap entre tempo total disponível com tempo total da demanda de atividades
       • Enxergar Gargalos nas atividades
     • Diagrama Ishikawa
       • 6 M's
     • 5W2H
       • Analise dos próximos passos dos processos para ter ideia de custos, demanda, etc.
     • Replicar os processos nos demais setores
       • Enxergar novas oportunidades de otimização e redução dos processos
     • SIPOC
       • Entradas e saidas dos setores lincados com as atividades dos funcionarios
         • Entendimento das atividades sem entradas ou saidas dentro dos processos
   • Gap de Budget
     • Analise Budget 2017
       • Pareto com setores com maior GAP
         • Grafico de series e tempo de GAP JAN 2017 A MAR 2018
     • Analise Budget 2018
       • Pareto com setores com maior GAP
     • Constatado que Budget não é um problema
       • Hora Extra pode ser um Problema
     • Construção do Project charter
   • Analise Hora Extra
     • Pareto dos setores que mais fiseram horas extras em 2017 e 2018
       • Escopo dos setores dentro dos 80-20
     • RH escolhido como plano piloto
     • Reconstrução do Project charter
       • Ainda não ah uma meta definida
   • Estratificação dos Y
     • Horas Extras / Setores / Funcionários / Tipos de HE
   • Analise dos do GRIP e resistências do projeto
     • Ações para aumentar pontos fracos do GRIP