Decreto 2609 de 2012

Decreto 2609 de 2012

1. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreta:

   • Capitulo I
     • Gestión de Documentos
       • Artículo 9°: Procesos de la gestión documental.
         • Planeación
           • Creación y diseño de los documentos.
         • Producción
           • Actividades destinadas al estudio de los documentos.
         • Gestión y Trámite
           • Registro y seguimiento hasta la resolución de los asuntos.
         • Organización
           • Operaciones técnicas para ordenar y descubrir el documento.
         • Transferencia
           • Operaciones para transferir documentos durante las fases de archivo.
         • Disposición de Documentos
           • Selección de documentos para conservarlos o eliminarlos.
         • Preservación a largo plazo
           • Acciones y estándares para garantizar su preservación.
         • Valoración
           • Establece la permanencia de los documentos en el archivo.
         • PGD
   • Capitulo II
     • Programa de Gestión Documental
       • Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso y conservación, a su vez, especifica las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la entidad
   • Capitulo III
     • El Sistema de Gestión Documental
       • son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.
   • Capitulo IV
     • La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
       • Artículo 23. Características del documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características. Contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y un equivalente funcional.
   • Capitulo V
     • Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado
       • Artículo 38.: Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá complementarlo con acuerdos, guías e instrumentos que faciliten su aplicación.

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