Flashcards
TEMA 6 comunicación
Cards in this deck (52)
- 1EL ARCHIVOConjunto ordenado de doc. que se guardan con un fin concreto y de acuerdo con unos criterios de clasificación.
- 2FUNCIONES DEL ARCHIVO- Recuperar y consultar los doc. con info. que puede ser importante.
- Debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse para dar servicio a todos sus dptos. - 3FUNCIONES DEL ARCHIVO .- La info. puede ser necesaria para la toma de decisiones. Los doc. pueden servir como elemento probatorio.
- La ley obliga a conservar det. documentac. y establece un periodo de conservación de 6 años desde su elaboración. - 4OBJETIVOS DEL ARCHIVO- Guardar y conservar directamente los doc.
- Permitir la fácil y rápida localización de los doc.
- Controlar la documentación que entra y sale de la empresa - 5FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVOReglamento propio:
El archivo obedece a las prácticas extendidas en las empresas, que suelen adaptarlo a sus necesidades específicas. - 6REGLAS DEL ARCHIVO- Debe permitir una rápida localización de cualquier documento
- Hay que dejar constancia de cualquier entrada/salida de documentación
- No conviene acumular excesiva documentación pendiente de archivo - 7REGLAS DEL ARCHIVO .- Debe diferenciarse lo útil de lo poco relevante
- Evitar duplicidades entre doc. y expedientes
- Se recomienda usar señales visuales para la localización. - 8REGLAS DEL ARCHIVO ..- Procurar que los doc estén seguros y no sufran modificaciones
- Es importante que la documentación quede visible para una búsqueda posterior - 9LOS ARCHIVOS EMPRESARIALES.......Se configuran adaptándose a las necesidades y requerimientos de cada empresa.
- 10TIPOS DE ARCHIVOS SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO- Activos
- Semiactivos
- Inactivos - 11ACTIVOS- Contienen doc. que se usan frecuentemente
- Deben localizarse en un lugar accesible y cerca del puesto de trabajo
Ej: Doc. relacionados con operaciones comerciales - 12SEMIACTIVOS- Contienen doc. de poca actividad
- Deben localizarse en espacios destinados especialmente para ellos
Ej: Pedidos ya entregados - 13INACTIVOS- Contienen doc. que no suelen consultarse
- Se localizan en las sedes centrales de las empresas
Ej: Facturas contabilizadas hace 3 años - 14TIPOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU LOCALIZACIÓN FÍSICA- Gestión centralizada
- Gestión descentralizada
- Gestión mixta - 15GESTIÓN CENTRALIZADA+ Ahorro de e espacio y recursos
+ Mayor control de la info que se archiva
+ Menor posibilidad de extravío
+Facilidad a la hora de localizar doc
-Gestión burocrática y rígida - 16GESTIÓN DESCENTRALIZADA+ Rápido acceso a los doc
+ Reducción de los costes de mantenimiento
+ No hay trámites burocráticos
- Dificultad en la localizac de doc y facilidad de extravío
- Menor eficiencia - 17GESTIÓN MIXTA+ Mayor control de la documentación
+Mayor operatividad en el desarrollo de las funciones diarias
- Puede presentar inconvenientes en la gestión centralizada o descentralizada. - 18REQUISITOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS- Fáciles de comprender
- Inequívocos
- Sencillos de aplicar
- Ampliables
- Eficientes - 19TIPOS DE SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN- Alfabético
- Numérico
- Cronológico
- Alfanumérico
- Geográfico
- Temático - 20ALFABÉTICOOrdena la documentación alfabeticamente de forma ascendente (A-Z) o descendente (Z-A)
- 21NUMÉRICOSigue el orden de los números en orden ascendente o descendente
- 22CRONOLÓGICOSe organiza en función de una fecha representativa del documento
- 23ALFANUMÉRICOCombina el alfabético con el numérico
- 24GEOGRÁFICOOrdena los doc en función de un logar o dirección significativos
- 25TEMÁTICOOrganiza los doc. por temas y requiere un cuadro de clasificación que establezca los temas y subcategorías
- 26ARCHIVO DE DOC. EN PAPEL-----------------------------------------------
- 27ENTRADA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO pasos- Determinar el valor de los doc susceptibles de archivo para la organización
- Hacer copias de seguridad de los doc que el responsable del archivo determine.
- Referenciar los doc. para facilitar el acceso a la información
- Prearchivar los doc y archivarlos definitivametnte - 28CONSERVACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN plazos legales de archivo- 6 años
- De forma indefinida - 296 AÑOS- Libros: de matrícula, contables y de visitas.
- Correspondencia, documentación y justificantes.
- Cualquier documentación de contenido laboral. - 30DE FORMA INDEFINIDA- Documentación justificativa de la propieda de bienes inmuebles y la relacionada con la constitución de la empresa
- Doc. originales: escrituras de constitución de la empresa, escrituras de compraventa de bienes inmuebles y cualquier tipo de crédito o préstamo relacionado. - 315. ARCHIVO INFORMÁTICO DE DOCUMENTOSEs un espacio electrónico donde se retiene la info. almacenada en un dispositivo en el que se conservan carpetas y archivos
- 32ESTRUCTURA DEL ARCHIVO INFORMÁTICO DE DOCUMENTOS- Ruta y nombre identificativo
- Carpetas o directorios para organizar los archivos
- Las carpetas tienen info. sobre la fecha que se creó, modificó o consultó el archivo por última vez
- Los archivos nunca pueden compartir una misma ruta de acceso - 33VENTAJAS FRENTE AL PAPEL- Más rapidez en la localización de la info.
- Ahorra costes y recursos
- Se puede consultar en cualquier momento por internet - 34SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOSEs un programa informático que permite a los usuarios crear, definir, mantener y controlar el acceso a una base de datos
- 35LA BASE DE DATOS SE COMPONE DE:- Tablas
- Ficheros - 36- TABLA - FICHERO- Objeto elemental para organizar la info. de una base de datos
- Conjunto ordenado de datos almacenados y relacionados lógicamente - 37FICHEROS: - CAMPOS - REGISTROS- Uds más sencilas de info recogidas en cada columna de la tabla.
- Son cada fila que contiene datos únicos en cada campo. - 38VENTAJAS BASE DE DATOS- Organización flexible
- - 39FICHERO: - CAMPOS - REGISTROS- Uds más sencillas de info recogidas de cada columna de la tabla
- Son cada fila que contiene datos únicos en cada campo - 40VENTAJAS BASE DE DATOS- Organización flexible
- Establece restricciones para acceder a los datos.
- Se actualiza automáticamente - 41VENTAJASS BASE DE DATOS .- Las copias de seguridad mejoran el uso y almacenam.
- Se pueden consultar los datos simultáneamente
- Se reduce la repetición de datos en el sist. - 42MATERIALES PARA EL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN EN PAPEL Tipos de carpetas y cajas- Simples
- Clasificadoras
- Colgantes
- Archivadoras
- Cajas simples - 43SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO EN SOPORTE INFORMÁTICO- Disco duro del ordenador
- Disco duro extraible
- CD, CDRW, DVD, disco Blu-ray
- Memorias USB y tarjetas - 44SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE- Adaptabilidad
- Ubicuidad
- Ahorro
- Seguridad - 45ADAPTABILIDAD- El servicio se personaliza a los requerimientos del cliente
- El almacenam. es casi ilimitado y modulable
- Para cambiar de proveedor, descargar los datos almacenados y trasladarlos al nuevo proveedor - 46UBICUIDAD- Los archivos son accesibles siempre desde internet
- Se fomenta el trabajo en equipo y el empleo colaborativo de los datos para diferentes usos y proyectos. - 47AHORRO- El cliente paga periódicamente por la capacidad de almacenamiento y los usuarios contratados
- 30% ahorro de gastos laborales de informática y 40% del presupuesto en hardware y software - 48SEGURIDAD- Se puede establecer perfiles con accesos restringidos
- No hay pérdida de info. en caso de accidente o avería - 49MEDIDAS PARA LA PROTECCIÓN DE LA INFO doc en papel- Crear procedimiento claro de uso y manipulac de la documentación
- Establecer un sist de archivo protegido para doc. sensibles
- Hacer copias para guardarlas en otros lugares - 50MEDIDAS PARA DOC EN PAPEL .- Hacer plan de actuación ante accidentes
- Nombrar un responsable de la seguridad
Establecer mecanismos que impidan la divulgación.
- Exigir confidencialidad a los trabajadores - 51MEDIDAS PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS- Hacer copias de seguridad frecuentemente
- Restringir el acceso a los equipos informáticos
- Ocultar ciertos archivos a det usuarios
- Instalar antivirus y firewalls
- Establecer programas de cifrado - 52MEDIDAS PARA LA INFO CONFIDENCIAL
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- Grado Medio Comunicación Flashcards on TEMA 6 comunicación , created by Alba López Durán on 02/03/2022.
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- Alba López Durán
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