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Flashcards

Rotinas Administrativas

Willian Machado Administração Geral Portuguese 52 cards

Cards in this deck (52)

  1. 1São necessárias para a padronização do funcionamento da empresa. São formadas por vários processos que acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico e domínio de tecnologias.ROTINAS ADMINISTRATIVAS
  2. 2Grupo de procedimentos que possuem entrada, processamento e obtenção de resultados.PROCESSO
  3. 3Num contexto prático as rotinas administrativas são realizadas por colaboradores que tem como função chegar a resultados satisfatórios de acordo com a sua qualificação técnica.VERDADEIRO
  4. 4Tem a responsabilidade de elaborar o planejamento, fiscalizar a execução e mensurar os resultados obtidos por meio desse método. Precisa ter um amplo conhecimento das atividades que lidera.GESTOR DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
  5. 5Toda organização, independente do seu segmento de atuação, tem algumas funções básicas que são:COMERCIAL
    PESSOAL
    FINANCEIRA
  6. 6Permite identificar os departamentos da companhia além de ter um esquema visual dos diferentes níveis hierárquicos.ORGANOGRAMA
  7. 7Esquema em que estão separados ramos com diferentes poderes e funções dentro da corporação.HIERARQUIA
  8. 8Sua função é estabelecer regras que permitem que os procedimentos sejam realizados sempre da mesma maneira. Pode parecer negativa a ideia de ter uma rotina, contudo, para alguns departamentos de empresas não há nada mais eficaz.REGULAMENTO INTERNO
    (procedimentos)
  9. 9São usados para manter a observação da pertinência das rotinas administrativas, em que estejam expostos eventuais problemas ocasionados pelo método sistemático e possíveis melhorias.RELATÓRIOS INTERNOS
    (observação de problemas)
  10. 10Manter métodos de avaliação de resultados e satisfação das pessoas envolvidas é uma maneira de ter acesso à:QUALIDADE DAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
  11. 11Métodos sistemáticos visam tornar a rotina de trabalho mais simples e não engessá-la.VERDADEIRO
  12. 12A rotina administrativa deve ser relacionada à organização que torna o trabalho burocrático mais fácil e rápido de executar.VERDADEIRO
  13. 13A atividade administrativa é composta por processos primários, de apoio e finalísticos. Quando ocorre a estruturação e organização desses processos, por meio de métodos, técnicas e normas, é possível ter uma rotina administrativa que, de fato, ajude a empresa.VERDADEIRO
  14. 14Formas pelas quais os processos devem ser realizados para atingir os objetivos propostos.MÉTODOS
  15. 15Valor agregado que exige qualidade total.OBJETIVO (resultado)
  16. 16As rotinas administrativas se formam pela sistematização de processos variados, em especial nas áreas comercial, administrativa, financeira e de pessoal. Para executá-las, é preciso conhecimento técnico especializado de cada uma dessas áreas e domínio de tecnologias.VERDADEIRO
  17. 17Quando ocorre a definição da rotina de uma empresa?Após um planejamento estratégico da organização, que irá identificar o que é necessário para que o negócio seja produtivo e eficiente.
  18. 18Quais são as técnicas utilizadas para definir as rotinas administrativas da empresa de acordo com seu escopo?Construção de organogramas (identifica departamentos da empresa e níveis de hierarquia), manual de rotina (normas necessárias para a execução de atividades específicas) e regulamento interno (contém diretrizes que definem as políticas da empresa e sua estrutura organizacional).
  19. 19Identifica departamentos da empresa e níveis de hierarquia.ORGANOGRAMA
  20. 20Contém normas necessárias para a execução de atividades específicas.MANUAL DE ROTINA
  21. 21Contém diretrizes que definem as políticas da empresa e sua estrutura organizacional.REGULAMENTO INTERNO
  22. 22Quais são as principais atividades de rotinas administrativas?Entrega de materiais;
    Organização de materiais e documentos;
    Controle de entrada e saída de materiais;
    Registro de frequências de funcionários (registro de ponto);
    Fiscalização da ordem nos ambientes;
    Operação de equipamentos eletrônicos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia;
    Realização e atendimento de chamadas telefônicas;
    Emissão de notas fiscais, recibos e contra-cheques dos funcionários;
    Realização de transferência bancária e depósitos;
    Emissão de relatórios.
  23. 23Quais as desvantagens de se manter um estoque?Congela o dinheiro
    Acarreta custo de armazenamento
    Pode tornar-se obsoleto
    Pode danificar-se ou deteriorar-se
    Pode se perder
    Pode trazer perigo ao ambiente
    Consome espaço
    Envolve custos administrativos
  24. 24O que é a ferramenta 5S?O 5s surgiram de uma filosofia japonesa e se solidificou no meio empresarial como ferramenta da qualidade aplicada aos processos e útil para estruturar, desenhar e evitar desperdícios com maior economia de recursos e tempo. O ideal é que toda a equipe esteja integrada em um trabalho de organização, arrumação, utilização, limpeza, padronização e disciplina.
  25. 255S: Poupa tempo e faz com que as atividades sejam desenvolvidas sem atrapalho. Organizar materiais pela frequência de uso elimina retrabalhos e tempo gasto com a distribuição de materiais para as atividades frequentes e segurança contra acidentes ou perda de materiais.ORGANIZAR
  26. 265s: O trabalho de identificar materiais por categorias poupa o tempo de procurar o material.IDENTIFICAR
  27. 275s: É também ligado à organização e realiza-se o trabalho de separar o material de uso eventual e material necessário às atividades menos constantes, evitando que fiquem espalhados pelo chão material sem uso imediato.SENSO DE UTILIZAÇÃO
  28. 285s: É útil para manter o ambiente com uma aparência limpa, organizada e com maior segurança. Criar meios para manter o ambiente limpo, organizado e sempre arrumado é também uma medida para que os colaboradores poupem tempo e trabalho de organizarem e limparem tudo de novo, quando deveriam estar concentrados em outras tarefas.LIMPAR
  29. 295S: É uma solução para manter uma rotina de organização, de limpeza e de eliminação de desperdícios, sendo que pode auxiliar o trabalho e orientar a equipe para a realização das atividades.PADRONIZAR
  30. 30Para manter a limpeza, a organização e a padronização nas rotinas administrativas deve-se manter o senso de DISCIPLINA, portanto é necessário que o programa 5s tenha a adesão e participação com o comprometimento de todos.VERDADEIRO
  31. 31Rotinas administrativas são processos que acontecem de forma sistemática e que contribuem para a atividade fim da empresa. Por definição, elas possuem importância fundamental no negócio. Tais processos são fundamentais para atingir o objetivo empresarial e, consequentemente, o sucesso.VERDADEIRO
  32. 32Antes de chegar na execução das rotinas pelos profissionais, é importante destacar que os gestores, em suas atividades gerenciais, identificam as melhores estratégias e a alocação de recursos para originar as atividades administrativas. Primeiro vem o planejamento, depois a execução das rotinas administrativas.VERDADEIRO
  33. 33A definição da rotina da empresa ocorre após um planejamento estratégico da organização, que irá identificar o que é necessário para que o negócio seja produtivo e eficiente.VERDADEIRO
  34. 34O que antecede a definição das rotinas administrativas de uma empresa?PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
  35. 35O hábito de adiar a realização das atividades da rotina administrativa contribui para:acumular o trabalho a ser realizado, reduzindo a produtividade.
  36. 36O gráfico que representa a sequência ou fluxo de rotinas administrativas é o fluxograma.VERDADEIRO
  37. 37A implementação de rotinas administrativas exige a realização de forma sistemática.VERDADEIRO
  38. 38Nas rotinas administrativas, um conjunto de profissionais executa atividades que devem estar em conformidade com o nível de competência de cada um, o nível de autoridade e de responsabilidade, de forma a se obterem resultados. De que é composta a rotina administrativa?É composta por diversos processos que ocorrem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico e domínio de tecnologias.
  39. 39CONHECIMENTO TÉCNICOÉ o conhecimento adquirido sobre determinada coisa, bem específica. Esse conhecimento geralmente não é adquirido em nenhuma instituição, apenas se tem com os anos de experiência.
  40. 40CONHECIMENTO CIENTÍFICOÉ o conhecimento adquirido academicamente ou através do que se estudou na escola, cursos etc.
  41. 41DOMÍNIO DE TECNOLOGIASEstá relacionado ao uso de computadores, tablets, celulares, smartphones, internet etc.
  42. 42São exemplos de rotinas administrativas típicas do setor público:Gestão de estoques, programação financeira de pagamentos e organização de certames licitatórios.
  43. 43Indicadores e problemas comuns na rotina das organizações públicas, como filas, morosidade no atendimento, acúmulo de papéis na mesa dos funcionários, demora em certos pontos do processo, gerando atrasos e reclamações, podem apontar erros, falhas na rotina. Todos esses pontos indicam a necessidade de uso de uma técnica mais conhecida e mais utilizada no estudo de rotinas administrativas. É a da elaboração de:FLUXOGRAMAS
  44. 44Quais são as vantagens de se utilizar fluxogramas?Melhora a compreensão do processo de trabalho;
    Mostra os passos necessários para a realização do trabalho;
    Cria normas padrão para a execução dos processos;
    Demonstra a sequência e interação entre as atividades/projetos;
    Pode ser utilizado para encontrar falhas no processo;
    Pode ser utilizada como fonte de informação para análise crítica;
    Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo.
  45. 45Ato administrativo interno da administração pública, relacionado às rotinas de andamento dos variados serviços executados por seus órgãos e entidades administrativos.ATO DE EXPEDIENTE
  46. 46As rotinas administrativas variam de acordo com o escopo de cada negócio.VERDADEIRO
  47. 47Rotina administrativa típica em organizações públicasOrganização e controle de estoque.
  48. 48Exemplo de rotina administrativa:Manter documentos e arquivos organizados.
  49. 49A implementação de rotinas administrativas exige arealização de forma sistemática.
  50. 50São rotinas administrativas:Selecionar, classificar, cadastrar e arquivar documentos em geral.
    Elaborar, organizar e manter tanto arquivos físicos quanto eletrônicos
    Executar trabalhos em terminais de computador, de microfilmagem, de fotocopiadora e de equipamentos semelhantes.
  51. 51Os fluxogramas de rotinas administrativas são, geralmente, elaborados, entre outros, no seguinte caso:Quando da pesquisa e análise das diversas sub-rotinas constitutivas de uma rotina de trabalho.
  52. 52Na análise de rotinas administrativas, uma ferramenta de grande utilidade é o fluxograma. Sobre sua utilização é correto afirmar:Na construção de um fluxograma pode-se utilizar o roteiro de entrevistas para subsidiar a coleta de dados, o que trará um conhecimento mais detalhado de cada passo da rotina.

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Administração Geral Flashcards on Rotinas Administrativas, created by Willian Machado on 16/12/2019.
Created by
Willian Machado
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