Dirección y Gestión de Proyectos - PMBOK - PMI

J. Miguel Maldonado
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Dirección y Gestión de Proyectos según los estándares del PMI

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J. Miguel Maldonado
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Test 1: PMBOK
Josué Costa
Etapas del proyecto científico.
Melvin Lainez
Capítulo II. Ciclo de vida del proyecto
molo544
AQA AS Biology Unit 2 The Variety of Life
elliedee
AS Sociology - Education Theories
HannahLB
PMBOK
Maye Tapia
Gestion de Riesgo
aprendiendo_pmi
Gestión de Proyectos
Maye Tapia
8 consejos para mejorar la gestión de tus proyectos
Laura -
PMP Prep
jorgeat
Question Answer
¿Qué es un Proyecto? Esfuerzo temporal que se lleva acabo para crear un producto, servicio o resultado único. Puede estar asociado o no a un programa pero siempre estará dentro del portafolio de la empresa y contribuye a lograr su objetivo.
¿Qué características, elementos o condiciones, hacen que un Proyecto sea considerado como tal? Un proyecto para que sea considerado como tal debe reunir las siguientes 3 condiciones: 1. Naturaleza temporal 2. Producto, servicio o resultado 3. Naturaleza única
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¿Qué es una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)? Es una estructura de gestión que estandariza los procesos y hacen más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas en función de su grado de control e influencia.
¿Cuáles son las características de una PMO de Apoyo? 1. Desempeñan un Rol Consultivo 2. Sirven de Suministro 3. Ejercen un Control reducido
¿Cuáles son las características de una PMO de Control? 1. Proporcionan Soporte 2. Exigen Cumplimiento 3. Ejercen un Control moderado
¿Cuáles son las características de una PMO Directiva? 1. Asumen la dirección de los proyectos 2. Ejercen un Control elevado.
¿Qué es el Director de Proyectos? Es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto.
¿En qué consiste y para qué sirve la elaboración progresiva dentro de la planificación? Consiste en la incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto y sirve para indicar que la planificación y la documentación son actividades iterativas y continuas.
Una Dirección de Proyectos Efectiva, ¿qué requiere del Director de Proyectos? 1. Conocimientos avanzados en dirección de proyectos. 2. Saber aplicar los conocimientos adquiridos. 3. Liderazgo y personalidad (habilidades directivas o interpersonales)
¿Qué Habilidades Interpersonales o Directivas debe tener un Director de Proyectos? 1) Liderazgo, 2) Trabajo en equipo, 3) Motivación, 4) Comunicación, 5) Influencia, 6) Toma de decisiones, 7) Conocimientos políticos y culturales, 8) Negociación, 9) Gestión de conflictos, 10) Generar confianza y proporcionar orientación
¿Qué es el Ciclo de Vida del Proyecto? Se considera Ciclo de Vida del Proyecto a la duración temporal del proyecto, desde que nace en su creación o fases iniciales hasta que muere o finaliza en sus fases de cierre.
¿Qué es un Entregable? Es el objetivo que se consigue fruto del desarrollo de un proceso y que sumado a las salidas del resto de procesos del proyecto darán lugar al producto final.
Si la Incertidumbre es BAJA ¿Qué tipo de Ciclo de Vida del Proyecto puedo utilizar? Se puede utilizar un ciclo de vida Predictivo.
Si la Incertidumbre es ALTA ¿Qué tipo de Ciclo de Vida del Proyecto puedo aplicar? Se puede utilizar un ciclo de vida Adaptativo.
¿Qué es el Ciclo de Vida Predictivo? Esga
¿Qué es el Ciclo de Vida Iterativo o Incremental? dfgafag
¿Qué es el Ciclo de Vida Adaptativo? dfgsfh
Ejemplos de Interesados Clientes/Usuarios, Patrocinador, Directores del Portafolio, Directores del Programa, PMO, Directores del Proyecto, Equipo del Proyecto, Gerentes funcionales, Gerentes de operaciones, Proveedores, Socios, Inversores, Entidades públicas, etc.
¿Qué es un Proceso? Es un conjunto de acciones y actividades relacionadas entre sí, de tal modo que su ejecución progresiva da lugar a la creación del producto, resultado o servicio deseado.
¿Qué características tiene un Proceso? Un proceso tiene una estructura y se caracteriza por: 1) Entradas, 2) Herramientas y técnicas 3) Salidas.
¿Cuántos Grupos de Procesos existen y cuáles son? Existen cinco grupos de procesos: 1. Inicio, 2. Planificación, 3. Ejecución 4. Monitoreo y control 5. Cierre
¿Para qué sirve el Grupo de Procesos de Inicio? Permite definir un nuevo proyecto o una nueva fase, mediante la obtención de autorización de inicio.
¿Para qué sirve el Grupo de Procesos de Planificación? Para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.
¿Qué se obtiene con los Procesos de Planificación? El PLAN para la dirección del proyecto y los DOCUMENTOS del proyecto que se utilizarán llevarlo a cabo.
¿Para qué sirve el Grupo de Procesos de Ejecución? Ayuda a completar el trabajo definido en la planificación.
¿Para qué sirve el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control? Permite monitorear el trabajo e iniciar cambios.
¿Para qué sirve el Grupo de Procesos de Cierre? Permite la finalización formal de actividades y realimentación de documentos
¿Qué son los Factores Ambientales en la Dirección de Proyectos? Son aquellos elementos tangibles e intangibles, internos o externos que rodean el éxito del proyecto e influyen en él y su resultado de forma positiva o negativa.
¿Qué son los Activos de los Procesos de la Organización? Son los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento (lecciones aprendidas e información histórica) específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma.
¿Cuáles son las categorías en las que pueden agruparse los Activos de los Procesos de la Organización? Pueden agruparse en 2 categorías: 1) Procesos y procedimientos 2) Base de conocimiento corporativa.
¿Cuántas Áreas de Conocimiento existen y cuáles son? Existen diez áreas de conocimiento y son: 1) Integración, 2) Alcance, 3) Tiempo, 4) Costo, 5) Calidad, 6) Riesgos, 7) Comunicaciones, 8) Recursos Humanos, 9) Adquisiciones, 10) Interesados
¿Qué son los Grupos de Procesos? Son agrupaciones superiores que reúnen procesos relacionados con un momento específico del proyecto y cuya ejecución proporciona entregables concretos, así como la culminación de fases del ciclo de vida a través de estos entregables
¿Qué son las Áreas de Conocimiento? Son áreas de especialización, o áreas de profesión, algo similar a los departamentos de una empresa tradicional
En un proceso, ¿qué se considera como una Entrada? Se considera como entrada a cualquier documento o elemento físico o no que se necesite para llevar a cabo un proceso
En un proceso, ¿qué se considera como una Herramienta o Técnica? Se considera como herramienta o técnica a cualquier método o habilidad recomendada para llevar a cabo el proceso, poner en funcionamiento el mismo y que produzca un resultado.
En la definición de proyecto, ¿qué significado tiene la Naturaleza Temporal? Implica que un proyecto tiene un principio y final definidos; no que la duración del mismo necesariamente haya de ser corta. Se refiere a los compromisos del proyecto y a su longevidad.
En la definición de proyecto, ¿qué significado tiene la Naturaleza Única? Que pueden existir incertidumbres o diferencias en los productos, servicios o resultados que genera el proyecto. Aunque pueden haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades, esta repetición no altera las características únicas del trabajo
En la definición de proyecto, ¿qué significado tiene el producto, servicio o resultado? Todo proyecto genera o produce un producto, servicio o resultado que puede ser tangible o intangible. Ningún proyecto puede nacer sin un objetivo claramente definido.
¿Qué acciones o actividades implica la Dirección de Proyectos? Organizar los recursos de la organización Establecer objetivos claros, bien definidos y posibles de realizar. Identificar los requisitos y especificaciones que definen al producto. Equilibrar la restricciones
¿Qué es la Gestión de Operaciones? Es la actividad que dota de continuidad a la actividad empresarial, que normalmente se basa en la repetición de procesos para la obtención de resultados idénticos cuya satisfacción ya ha sido testeada con éxito.
Una vez iniciado un proyecto, el Director de Proyectos, ¿en qué emplea el 90% de su tiempo? Una vez iniciado un proyecto, el Director de Proyectos emplea el 90% de su tiempo en la COMUNICACIÓN
¿Qué proporciona la Guía del PMBOK? Pautas y definición de conceptos relacionados con la dirección de proyectos, la descripción de su ciclo de vida y los procesos relacionados, así como el ciclo de vida del proyecto; y facilita un vocabulario común.
¿Qué contiene la Guía del PMBOK? Contiene el estándar reconocido a nivel global y la guía para la profesión de la dirección de proyectos.
¿Qué es un Estándar? Documento formal que describe normas, métodos, procesos y prácticas establecidos.
¿Qué es lo que puede impactar considerablemente en el éxito de un proyecto? La aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos.
¿Qué significa fundamentos o prácticas Generalmente Reconocidas? Que los conocimientos y prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces y que existe cosenso en su valor y utilidad.
¿Qué significa Buenas Prácticas? En general, que se está de acuerdo en que la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.
¿Qué NO significa Buenas Prácticas? Que el conocimiento deba aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos; la organización y/o el equipo de dirección del proyecto son los responsables de establecer lo que es apropiado para cada proyecto concreto.
¿Qué constituye el estándar contenido en el PMBOK? Una referencia fundamental para el desarrollo profesional en dirección de proyectos, y una guía, más que una metodología específica. Se pueden utilizar diferentes metodologías y herraminetas para implementar el marco de la dirección de proyectos.
¿Para qué sirve el Código de Ética y Conducta Profesional del PMI? Sirve de guía para los profesionales de la dirección de proyectos y describe las expectativas que deberían tener respecto a sí mismos y a los demás.
¿Qué conlleva el Código de Ética y Conducta Profesional del PMI? Establece las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, equidad y honestidad. Requiere que se demuestre compromiso con la conducta ética y profesional. Conlleva la obligación de cumplir con leyes, regulaciones, políticas profesionales y políticas de la organización.
¿Cuándo se alcanza el final de un proyecto? 1. Los objetivos fueron alcanzados. 2. Los objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos. 3. Ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. 4. El cliente (cliente, patrocionador o lídear) desea terminar el proyecto.
¿Qué impactos puede tener un proyecto? Un proyecto puede tener impactos: 1. Sociales 2. Económicos 3. Ambientales Susceptibles de perdurar mucho más que los proyectos.
¿Qué es un esfuerzo de trabajo permanente? Por lo general, es un proceso repetitivo que sigue los procedimientos existentes de una organización.
¿En qué niveles de la organización se llevan a cabo los proyectos? Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organización. Un proyecto puede involucrar a una única persona o a varias, a una única unidad de la organización, o a múltiples unidadesde múltiples organizaciones.
En cuanto a producto, ¿qué puede generar un proyecto? Un proyecto puede generar: 1. Un componente de otro elemento 2. Una mejora de un elemento. 3. Un elemento final en sí mismo.
En cuanto a servicio, ¿qué puede generar un proyecto? Un proyecto puede generar: 1. Un servicio o la capacidad de realizar un servicio (ej., una función de negocio que brinda apoyo a la producción o distribución)
Ejemplos de Proyectos (1/2) * Desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado. * Implementación de un cambio en la estructura, procesos, personal, o estilo de una organización. * Desarrollo o adquisición de un sistema de información nuevo o modificado, etc.
Ejemplos de Proyectos (2/2) * Realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado. * Construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura * Implementación, mejora o potenciación de procesos y procedimientos de negocios.
En cuanto a resultado, ¿qué puede generar un proyecto? Un proyecto puede generar: 1. Una conclusión o un documento (ej., proyecto de investigación)
¿Qué puede ejercer un impacto en los proyectos? La planificación estratégica de la organización, a través del establecimiento de prioridades teniendo en cuenta riesgos, financiamiento y otras consideraciones relativas al plan.
¿Cuál es la relación entre Portafolios, Programas y Proyectos? Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni están necesariamente relacionados de manera directa, están vinculados al plan estratégico de la organización mediante el portafolio de la misma.
¿Cómo se logra la Dirección de Proyectos? Mediante la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica y categorizados en 5 grupos de procesos
¿Qué aspectos incluye Dirigir un Proyecto? (1/2) * Identificar requisitos * Abordar necesidades, inquietudes, y expectativas de los interesados en la planificación y ejecución del proyecto. * Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa.
¿Qué aspectos incluye Dirigir un Proyecto? (2/2) * Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo. * Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto.
¿Cuáles son las restricciones contrapuestas del proyecto? 1. Alcance 2. Calidad 3. Cronograma (Tiempo) 4. Presupuesto (Costo) 5. Recursos 6. Riesgos
¿Qué puede influir sobre las restricciones del proyecto? 1. Las características específicas del proyecto. 2. Las circunstancias en las que se lleva a cabo el proyecto.
¿Qué se debe tomar en cuenta en relación a los Interesados? 1. Pueden tener opiniones diferentes sobre cuáles son los factores (restricciones) más importantes
¿Qué situaciones pueden generar riesgos adicionales al proyecto? 1. La MODIFICACIÓN de los REQUISITOS o los OBJETIVOS del proyecto.
En relación a los Interesados, ¿cuál debe ser uno de los objetivos clave del proyecto? Uno de los objetivos clave del proyecto debe ser la GESTIÓN de la SATISFACCIÓN de los INTERESADOS.
¿En qué consiste la Gestión de los Interesados del Proyecto? 1) Identificar a personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. 2) Analizar sus expectativas y su impacto. 3) Desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr su participación eficaz en las decisiones y ejecución del proyecto.
¿En qué otro tema se centra la Gestión de los Interesados del Proyecto? En la COMUNICACIÓN continua con los interesados PARA: 1) comprender sus necesidades y expectativas, 2) abordar los incidentes en el momento en que ocurren, 3) gestionar conflictos de intereses y 4) fomentar una adecuada participación en las decisiones y actividades del proyecto
¿Qué procesos intervienen en la Gestión de los Interesados del Proyecto? Intervienen 4 procesos: 1. Identificar a los interesados. 2. Planificar la gestión de los interesados. 3. Gestionar la participación de los ... 4. Controlar la participación de los ...
¿En qué consiste el proceso, Identificar a los Interesados? Identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser AFECTADOS por una decisión, actividad o resultado del proyecto. Analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.
¿Cuál es el beneficio clave del proceso, Identificar a los Interesados? Permite al Director del Proyecto IDENTIFICAR el ENFOQUE adecuado para cada interesado o grupo de interesados
¿Qué comprende o abarca a los Interesados? Los interesados comprenden PERSONAS y ORGANIZACIONES que están involucradas activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse AFECTADOS de manera positiva o negativa por la ejecución o la conclusión del proyecto.
En relación a la organización ejecutante del proyecto, ¿qué tipo de interesados pueden existir? Los interesados pueden ser INTERNOS o EXTERNOS a la misma. En el caso de los internos, pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organización y poseer diferentes niveles de autoridad.
En relación a los interesados, ¿qué se considera fundamental para el éxito del proyecto? Para el éxito del proyecto, resulta fundamental IDENTIFICAR a los INTERESADOS desde el comienzo del proyecto o fase, y ANALIZAR sus niveles de INTERÉS y sus EXPECTATIVAS individuales, así como también su importancia y su INFLUENCIA.
¿Cómo se deberían clasificar a los Interesados? Según sus INTERESES, INFLUENCIA y PARTICIPACIÓN en el proyecto, teniendo en cuenta el hecho de que la afectación o influencia de los mismos pueda hacerse evidente en etapas posteriores del proyecto o fase.
¿De qué depende el número o cantidad de Interesados identificados en un Proyecto? El número de interesados de un proyecto depende del TAMAÑO, TIPO y COMPLEJIDAD del mismo.
¿Qué entradas son necesarias para el proceso, Identificar a los Interesados? 1. Acta de constitución del proyecto 2. Documentos de las Adquisiciones 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organización
¿Qué información puede suministrar el Acta de Constitución del Proyecto para el proceso, Identificar a los interesados? Información sobre las PARTES INTERNAS y EXTERNAS relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o ejecución del mismo. Ejemplo: patrocinador(es), clientes, miembros del equipo, grupos o departamentos; otras personas u organizaciones afectadas.
¿Por qué son importantes los Documentos de las Adquisiciones para el proceso, Identificar a los interesados? Porque si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o si se basa en un contrato establecido, las partes en dicho contrato son INTERESADOS CLAVE del proyecto. Otras partes relevantes, como los PROVEEDORES, también deben ser consideradas parte de los interesados.
¿Qué Factores Ambientales de la Empresa pueden influir en el proceso, Identificar a los Interesados? Entre otros, principalmente: a. Cultura y estructura de la organización b. Estándares gubernamentales o de la industria (p. ej., regulaciones, estándares de productos) 1. Tendencias globales, regionales o locales y las prácticas o hábitos.
¿Qué Activos de los Procesos de la Organización pueden influir en el proceso, Identificar a los Interesados? Entre otros, principalmente: 1. Plantillas del registro de interesados 2. Lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores 3. Registro de interesados de proyectos anteriores.
¿Qué Herramientas y Técnicas se pueden utilizar para el proceso, Identificar a los Interesados? 1. Análisis de los Interesados 2. Juicio de Expertos 3. Reuniones
¿Qué es el Análisis de Interesados? Técnica que consiste en recopilar y analizar de forma sistemática información cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qué intereses particulares deben tomarse en cuenta a lo largo del proyecto.
¿Para qué sirve el Análisis de los Interesados? Permite IDENTIFICAR los INTERESES, las expectativas, la influencia y las relaciones de los interesados, que se pueden aprovechar PARA crear alianzas y posibles asociaciones, mejorar las probabilidades de éxito del proyecto, e influir en las diversas etapas del proyecto o fase.
¿Qué pasos sigue el Análisis de los Interesados? 1) Identificar a todos los interesados potenciales y su información relevante. 2. Analizar el impacto o apoyo que pueden generar y clasificarlos para definir una estrategia de aproximación. 3. Evaluar la reacción o respuesta en diferentes situaciones, para planificar cómo influir en ellos, mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos.
¿Qué modelos de clasificación existen en el Análisis de los Interesados? 1) Matríz de poder/interés 2) Matríz de poder/influencia 3) Matríz de influencia/impacto 4) Modelo de prominencia
¿Para qué se utiliza el Juicio de Expertos para el proceso, Identificar a los Interesados? Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de los interesados. Puede obtenerse mediante consultas individuales (reuniones uno a uno, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos focales, encuestas, etc.)
¿Cuál es la información relevante de un Interesado? La información relevante de un interesado puede ser: su rol, departamento, intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia.
¿Cuáles son los Interesados clave de un Proyecto? Cualquiera con un rol de dirección o de toma de decisiones, que se ve impactado por el resultado del proyecto, como por ejemplo el PATROCINADOR, el Director del Proyecto y el CLIENTE principal.
¿Qué Juicios de Expertos se pueden utilizar en el proceso, Identificar a los Interesados? La alta dirección, otras unidades dentro de la organización, los interesados clave identificados, los directores de proyecto, expertos en la materia, grupos de la industria y consultores, asociaciones profesionales y técnicas, organismos reguladores y ONGs/NGOs.
¿Para qué se utilizan las Reuniones en el proceso, Identificar a los Interesados? Las reuniones de análisis de perfiles se diseñan para desarrollar un entendimiento sobre los principales interesados del proyecto. Se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura general de cada interesado respecto al proyecto.
¿Qué salidas se obtienen del proceso, Identificar a los Interesados? La única y principal salida que se obtiene es el REGISTRO de INTERESADOS.
¿Qué contiene el Registro de Interesados? Contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados, incluyendo entre otros: 1) Información de identificación, 2) Información de evaluación, 3) Clasificación de los interesados
¿En qué consiste la Gestión de la Integración del Proyecto? Incluye procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.
En el contexto de la Dirección de Proyectos, ¿qué características incluye la Integración? La integración incluye características de: Unificación, Consolidación, Comunicación y Acciones Integradoras cruciales para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, se manejen con éxito las expectativas de los interesados y se cumpla con los requisitos.
¿Qué implica la Gestión de la Integración del Proyecto? Implica tomar DECISIONES en cuanto a la asignación de RECURSOS, equilibrar OBJETIVOS y alternativas contrapuestas y manejar las INTERDEPENDENCIAS entre las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.
¿Cómo se presentan los procesos en la Dirección de Proyectos? Se presentan normalmente como procesos DIFERENCIADOS con interfaces definidas, aunque en la práctica se SUPERPONEN e INTERACTÚAN entre ellos.
¿Qué procesos intervienen en la Gestión de la Integración del Proyecto? Intervienen 6 procesos: 1) Desarrollar el Acta de Constitución del ... 2) Desarrollar el Plan para la Dirección del ... 3) Dirigir y Gestionar el Trabajo del ... 4) Monitorear y Controlar el Trabajo del ... 5) Realizar el Control Integrado de Cambios 6) Cerrar el Proyecto o Fase
¿En qué consiste el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? Desarrollar un DOCUMENTO que autoriza FORMALMENTE la existencia de un proyecto y confiere al Director del Proyecto la AUTORIDAD para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
¿En qué consiste el proceso, Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto? DEFINIR, PREPARAR y COORDINAR todos los planes secundarios e incorporarlos en un PLAN INTEGRAL para la dirección del proyecto. Las LÍNEAS BASE y PLANES SECUNDARIOS integrados del proyecto pueden incluirse dentro del plan para la dirección del proyecto.
¿En qué consiste el proceso, Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto? LIDERAR y LLEVAR a CABO el TRABAJO definido en el plan para la dirección del proyecto, así como de IMPLEMENTAR los CAMBIOS APROBADOS, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.
¿En qué consiste el proceso, Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto? Dar SEGUIMIENTO, revisar e INFORMAR el AVANCE del proyecto con respecto a los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección de proyectos.
¿En qué consiste el proceso, Realizar el Control Integrado de Cambios? a) ANALIZAR todas las SOLICITUDES de cambio. b) APROBAR y GESTIONAR los cambios a: 1) los entregables, 2) activos de los procesos de la organización, 3) documentos del proyecto y 4) plan para la dirección del proyecto. c) Comunicar las decisiones correspondientes.
¿En qué consiste el proceso, Cerrar el Proyecto o Fase? FINALIZAR todas las actividades en TODOS los Grupos de PROCESOS de la Dirección de Proyectos para completar FORMALMENTE el proyecto o una fase del mismo.
¿Por qué es necesaria la Gestión de la Integración del Proyecto? Es necesaria debido a los casos de INTERACCIÓN entre procesos individuales. Por ejemplo, una estimación de costos para un plan de contingencia implica la integración de los procesos de las Áreas de Conocimiento de Costo, Tiempo y Gestión de Riesgos del Proyecto.
¿Qué otros temas abarca la Gestión de la Integración del Proyecto? Abarca las actividades necesarias para GESTIONAR los DOCUMENTOS del proyecto, de cara a ASEGURAR la COHERENCIA con el plan para la dirección del proyecto y con los entregables del producto, servicio o capacidad.
¿Cuál es el beneficio clave del proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? Un INICIO y unos LÍMITES del proyecto bien definidos, la creación de un registro FORMAL del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general ACEPTE formalmente y se comprometa con el proyecto.
¿Para qué se utiliza el Acta de Constitución de un Proyecto? Se utiliza para: 1) Establecer una RELACIÓN de COLABORACIÓN entre la organización ejecutora y la organización solicitante. 2) Establecer ACUERDOS INTERNOS en el seno de una organización con el objeto de asegurar la entrega adecuada de acuerdo con el contrato.
¿Cuándo se produce el inicio formal de un Proyecto? Cuando se APRUEBA el Acta de Constitución del Proyecto.
¿Cuándo se selecciona y asigna un Director del Proyecto? Tan PRONTO como sea posible, preferiblemente durante la elaboración del Acta de Constitución del Proyecto y siempre ANTES de comenzar la Planificación.
¿Quién debe ser el encargado(a) de redactar el Acta de Constitución del Proyecto? La entidad PATROCINADORA debe ser la encargada de redactar el Acta de Constitución del Proyecto. Se recomienda que el Director del Proyecto participe en la elaboración de la misma para que de este modo adquiera el conocimiento de los requisitos fundamentales del proyecto.
¿Qué le confiere el Acta de Constitución del Proyecto al Director del Proyecto? Le confiere la AUTORIDAD necesaria para planificar y llevar a cabo el proyecto.
¿Por quién o quienes son iniciados los Proyectos? Los proyectos son iniciados por una entidad externa a los mismos, como un PATROCINADOR, un PROGRAMA, o una PERSONA de la oficina de dirección de proyectos (PMO), o el PRESIDENTE de un órgano de gobierno del portafolio o su REPRESENTANTE autorizado.
¿Como consecuencia de qué se inician los Proyectos? Como consecuencia de NECESIDADES internas de la empresa o de INFLUENCIAS externas a la misma. Esto motiva la realización de un análisis de necesidades, un estudio de viabilidad, un caso de negocio o la descripción de la situación que abordará el proyecto.
El Acta de Constitución del Proyecto, ¿puede ser considerada como un Contrato? El Acta de Constitución del Proyecto NO se considera un Contrato porque NO EXISTEN consideraciones, compromisos o intercambios MONETARIOS en su creación.
¿Qué entradas son necesarias para el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? 1. Enunciado del Trabajo del Proyecto 2. Caso de Negocio 3. Acuerdos a. Factores Ambientales de la Empresa b. Activos de los Procesos de la Organización
¿Qué es el Enunciado del Trabajo del Proyecto? El Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW), es una DESCRIPCIÓN NARRATIVA de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.
¿Quién proporciona el Enunciado del Trabajo del Proyecto? En el caso de proyectos internos, el INICIADOR del proyecto o PATROCINADOR, sobre la base de las necesidades de la empresa o de los requisitos del producto o servicio. En el caso de proyectos externos, el CLIENTE, como parte de un documento de licitación (sol. de: propuesta, oferta, etc)
¿A qué aspectos hace referencia el Enunciado del Trabajo del Proyecto? Hace referencia a 3 aspectos: 1. Necesidad de Negocio (+ Análisis Costo/Beneficio), 2. Descripción del Alcance del Producto, 3. Plan Estratégico.
¿De dónde puede provenir una Necesidad de Negocio de una Organización? 1. Demanda de Mercado 2. Avance Tecnológico 3. Requisito Legal 4. Reglamentación Gubernamental 5. Consideraciones medioambientales.
¿Para qué se incluyen la Necesidad de Negocio y el Análisis Costo/Beneficio en el Caso de Negocio/Business Case? La Necesidad de Negocio y al Análisis Costo/Beneficio se incluyen en el Caso de Negocio para JUSTIFICAR y establecer los LÍMITES del proyecto
¿En qué consiste la Descripción del Alcance del Proyecto en el Enunciado del Trabajo del Proyecto? Consiste en DOCUMENTAR: 1. Las CARACTERÍSTICAS del Producto, Servicio o Resultados que el proyecto se encargará de crear. 2. La RELACIÓN entre los productos, servicios o resultados que se están creando y la Necesidad de Negocio a la que responde el proyecto.
¿Qué es el Plan Estratégico? Es un DOCUMENTO que contiene la visión, metas y objetivos estratégicos de la organización y puede contener una DECLARACIÓN de alto nivel de su MISIÓN. Todos los proyectos deben estar alineados con el plan estratégico de la organización.
¿Qué asegura la Alineación de un Proyecto con el Plan Estratégico de la Organización? La alineación de un proyecto con el plan estratégico de la organización asegura el logro de los objetivos generales de la misma.
¿Qué es el Caso de Negocio/Business Case? Es un DOCUMENTO que proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para DETERMINAR si el proyecto es VIABLE o no en términos de la inversión requerida.
¿Para qué se utiliza el Caso de Negocio / Business Case? Para la toma de DECISIONES por parte de la dirección o EJECUTIVOS de un nivel superior al del proyecto. El patrocinador debería estar de acuerdo con el alcance y las limitaciones del caso de negocio.
¿Quién realiza el Análisis Costo-Beneficio? El análisis se suele llevar a cabo por un Analista de Negocio sobre la base de las diversas aportaciones de los interesados.
El Caso de Negocio/Business Case se crea como resultado de: 1. Demanda del mercado. 2. Necesidad de la organización. 3. Solicitud de un cliente. 4. Avance tecnológico. 5. Requisito Legal. 6. Impacto ecológico. 7. Necesidad social.
¿En qué casos es necesario revisar periódicamente el Caso de Negocio? En el caso de proyectos de fases múltiples, para asegurar que el proyecto sigue orientado hacia el logro de los beneficios de negocio establecidos.
¿Quién o quiénes deben revisar periódicamente el Caso de Negocio? Principalmente en las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto, la Organización Patrocinadora y el Director del Proyecto, para confirmar que el proyecto sigue alineado con el caso de negocio.
En relación al Caso de Negocio, ¿cuál es la responsabilidad del Director del Proyecto? Garantizar que el proyecto cumple los objetivos de la organización y los requisitos de un amplio conjunto de interesados de manera eficaz y eficiente.
¿Para qué se establecen Acuerdos en las etapas previas al inicio de un Proyecto? Para definir las intenciones iniciales del proyecto.
¿Qué formas pueden tomar los Acuerdos? Pueden tomar la forma de contratos (para un cliente externo), memorandos de entendimiento (MOUs), acuerdos de nivel de servicio (SLA), cartas de acuerdo, declaraciones de intenciones, acuerdos verbales, correos electrónicos u otros acuerdos escritos.
¿Qué Factores Ambientales de la Empresa pueden influir en el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? Entre otros, principalmente: a. Cultura y estructura de la organización b. Estándares gubernamentales y de la industria, o reglamentos (p. ej., códigos de conducta, estándares de calidad o estándares de protección del trabajador) 1. Condiciones del mercado.
¿Qué Activos de los Procesos de la Organización pueden influir en el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? Entre otros, principalmente: 1. Procesos estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos 2. Plantillas (Acta de Constitución del Proyecto). 2. Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas
¿Qué Herramientas y Técnicas se pueden utilizar para el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? 1. Juicio de Expertos 2. Técnicas de Facilitación
¿Para qué se utiliza el Juicio de Expertos para el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? Evaluar las entradas que se usan para elaborar el Acta de Constitución del Proyecto. Se aplica a todos los detalles técnicos y de gestión a lo largo de este proceso.
¿Qué Juicios de Expertos se pueden utilizar en el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? Grupo o individuo con formación o conocimientos especializados: otras unidades dentro de la ORG., consultores, interesados + clientes y patrocinadores, asociaciones profesionales y técnicas, grupos industriales, expertos en la materia (SME) y PMO
¿Qué Técnicas de Facilitación se pueden utilizar en el proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? Para guiar el desarrollo del acta se pueden utilizar técnicas de facilitación clave, como: Tormentas de Ideas, Resolución de Conflictos, Solución de Problemas y Gestión de Reuniones.
¿Qué salidas se obtienen del proceso, Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto? La única y principal salida que se obtiene es el ACTA de CONSTITUCIÓN del Proyecto.
¿Qué es el Acta de Constitución del Proyecto? Es un DOCUMENTO emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que AUTORIZA formalmente la existencia de un proyecto y confiere al Director del Proyecto la AUTORIDAD para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
¿Qué documenta el Acta de Constitución del Proyecto? Las necesidades de negocio, los supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.
¿Qué debe contener el Acta de Constitución del Proyecto? 1. Propósito/Justificación, 2. Objetivos y Crits. de éxito, 3. Reqs. Alto Nivel, 4. Supuestos y Restrics., 5. Descripción Alto Nivel y Límites, 6. Riesgos de alto nivel, 7. Resumen cronograma de hitos, 8. Resumen presupuesto, 9. Lista de interesados, 10. Reqs. de aprobación, 11. DP, responsabilidad y nivel de autoridad, 12. Nombre y nivel de autoridad de quienes autorizan el acta.
¿Qué Procesos y Procedimientos se incluyen como parte de los Activos de los Procesos de la Organización? Entre otros: 1. Inicio y planificación 2. Ejecución, Monitoreo y Control 3. Cierre
¿Qué se puede considerar como un Activo de los Procesos de la Organización en el Inicio y Planificación? 1. GUÍAS y CRITERIOS de adaptación de procesos y procedimientos estádar. 2. ESTÁNDARES específicos de la organización. 3. PLANTILLAS
¿Qué se puede considerar como un Activo de los Procesos de la Organización en la Ejecución, Monitero y Control? PROCEDIMIENTOS de control de: Cambios, Financiero, Riesgos; para: gestión de Incidentes y Defectos, Asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo. REQUISITOS de comunicación. Guías, instrucciones de trabajo. CRITERIOS para: evaluación propuestas, medición desem.
¿Qué se puede considerar como un Activo de los Procesos de la Organización en el Cierre? GUÍAS y REQUISITOS de cierre del proyecto. Ejm: lecciones aprendidas, auditorías finales del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptación.
¿Qué se puede considerar como un Estándar específico de la organización en los Activos de los Procesos de la misma? 1. POLÍTICAS (RRHH, Seguridad, Salud, etc.) 2. CICLOS DE VIDA (producto y proyecto). 3. Políticas y procedimientos de CALIDAD (auditorías de procesos, objetivos de mejora, listas de verificación, definiciones estadarizadas de procesos a usar)
¿Qué se debe tomar en cuenta en un Procedimiento de Control de Cambios considerado Activo de los Procesos de la Organización? Descripción de: 1) ETAPAS durante las cuales se modificarán los estándares, políticas, planes y procedimientos de la organización ejecutora (o cualquier otro documento del proyecto). 2) Cómo se realizará la APROBACIÓN y VALIDACIÓN de cualquier cambio.
¿Qué se debe tomar en cuenta en un Procedimiento de Control Financiero considerado Activo de los Procesos de la Organización? Informes de tiempo, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, códigos contables y provisiones contractuales estándar.
Ejemplos de Plantillas consideradas Activos de los Procesos de la Organización Registro de riesgos, EDT, Diagrama de RED del Cronograma del Proyecto, Contratos
¿Qué se debe tomar en cuenta en un Procedimiento para Gestión de Incidentes y Defectos como Activo de los Procesos de la Organización? Definición de controles, la identificación, y las acciones de seguimiento a realizar para los mismos.
¿Qué se debe tomar en cuenta en un Procedimiento de Control de Riesgos considerado Activo de los Procesos de la Organización? CATEGORÍAS de riesgos, PLANTILLAS de declaración de riesgos, definiciones de probabilidad e impacto, y la matriz de probabilidad de impacto.
¿Qué se debem tomar en cuenta en los Requisitos de Comunicación considerados Activos de los Procesos de la Organización? Tecnología específica de comuniación disponible, medios de comunicación autorizados, políticas de conservación de registros y requisitos de seguridad.
¿Qué elementos deben estar incluidos en la Base de Conocimiento Corporativa como parte de los Activos de los Procesos de la Organización? Entre otros: BC (gestión de la configuración, lecciones aprendidas), Bases de datos (financieras, incidentes y defectos, medición de procesos), Archivos de proyectos anteriores
¿Qué incluye una Base de Conocimiento de la Gestión de la Configuración como Activo de los Procesos de la Organización? Contiene las versiones y líneas base de todos los estándares, políticas y procedimientos de la organización ejecutora, así como cualquier otro documento del proyecto.
¿Qué información contiene una Base de Datos Financiera? Horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier déficit presupuestario del proyecto.
¿Qué contienen las Bases de Conocimiento de Lecciones Aprendidas y la Información Histórica? Registros y documentos del proyecto, Info y documentación de cierre del proyecto, info relacionada con resultados de decisiones de selección y desempeño de proyectos previos. Info de actividades de gestión de riesgos.
¿Qué contienen las Bases de Datos de Incidentes y Defectos? Estado de los incidentes y defectos, información de control, y su resolución.
¿Qué Archivos de Proyectos anteriores pueden formar parte de la Base de Conocimiento Corporativa como Activos de los Procesos de la Organización? Líneas base del alcance, costo, cronograma y medición del desempeño, calendarios de proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas e impacto del riesgo definido.
¿A qué hacen referencia los Factores Ambientales de la Empresa? Hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Pueden mejorar o restringir las opciones de la dirección de proyectos y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado.
¿Cuáles pueden ser los Factores Ambientales de una Empresa? (1/2) Entre otros: Cultura, estructura y gobierno de la organización, Distribución geográfica de instalaciones y recursos. Estándares de la industria o gubernamentales. Infraestructuras, RRHH existentes, Gestión de Personal, Sist. de Autorización de trabajos, Condiciones del mercado
¿Cuáles pueden ser los Factores Ambientales de una Empresa? (2/2) Tolerancia al riesgo por parte de los interesados, Clima político, Canales de comunicación establecidos en la organización, Bases de datos comerciales, Sistemas de Información
¿Qué relación tienen los Interesados con el Gobierno del Proyecto? La gobernabilidad del proyecto resulta fundamental para la GESTIÓN EXITOSA de la PARTICIPACIÓN de los INTERESADOS y para el LOGRO de los OBJETIVOS de la organización.
¿Qué es la Gobernabilidad del Proyecto? Es la ALINEACIÓN del proyecto con las necesidades u objetivos de los interesados. Permite a las organizaciones dirigir los proyectos de manera coherente, maximizar el valor de sus resultados y alinear los mismos con la estrategia del negocio.