documentacion organizacional

documentacion organizacional

1. aspectos generales

   • todo documento debe respetar algunas normas basicas generales en su elaboracion y contenido ,zona ,margenes,estilos,fuentes,elementos esenciales de la documentacion
     • zonas
       • zona 1 : espacio destinado para el membrete de la empresa, incluye: razón social,siglas,logotipo y se recomienda esta medida 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja 3 o 4 cm verticales desde el borde superior
         • zona 2 : espacio destinados para los datos de contacto de la empresa direccion,telefono, correo electronico,wed
           • zona 3 : espacio superior derecho destinado para la radicacion del documento
     • margenes
       • se recomiendan las siguientes superior entre 3 y 4 cm,izquierdo entre 2 y 3 cm, lateral izquierdo entre 3 y 4 cm, lateral derecho entre 2 y 3 cm
     • estilos
       • Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.
         • bloque extremo
           • Todas las líneas parten del margen izquierdo.
         • bloque
           • Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
         • semi-bloque
           • Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
     • fuente
       • Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla
     • ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
       • Identificación de páginas subsiguientes: El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
       • Código: Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
       • Lugar de origen y fecha de elaboración Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
       • Datos del destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
       • Denominación o título académico: Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos, véase el Anexo A (Informativo).
       • Nombre del destinatario: Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
       • Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
       • Asunto: Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras.
       • Cuerpo o texto: Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
       • Datos del remitente:El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
       • Líneas especiales: Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado.
       • Anexos :Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
       • Copia: La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización.
     • cartas
       • CARTAS: La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.
       • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: - tratar un solo tema por comunicación; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; -
       • UTILIZACIÓN DE LA CARTA De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; - regular o aclarar una situación; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - dar respuesta a una comunicación recibida; - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
       • CLASES DE CARTAS U OFICIOS: Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: - organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; - oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y - personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
     • memorandos
       • Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
         • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: - utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; - redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; - distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y - tratar preferiblemente un solo tema por memorand
         • UTILIZACION
           • informativo,requerimientos ,confirmar eventos ocurridos o pendientes, regular o aclarar una situacion
     • circulares
       • CIRCULARES: Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
       • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN :La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
       • CLASES DE CIRCULARES: La circular general se dirige a un grupo específico de personas. La carta circular está dirigida en forma personalizada.
     • actas
       • ACTAS: Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
       • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente.
       • UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS:Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
     • imformes
       • INFORMES :La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
       • CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN: En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - tratar un solo tema por informe; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió); - utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;
       • UTILIZACIÓN DEL INFORME :De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos: - regular o aclarar una situación; - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; - impugnar o corregir una situación, y - presentar detalles sobre un aspecto determinado