Gestão de Documentos

Gestão de Documentos

1. Documento é o registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

   • Qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento histórico.

2. 1ª Fase - Produção de Documentos

   • Elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor
     • O arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias.
       • O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência.
         • Deve ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados.

3. 2ª Fase - Utilização de Documentos

   • Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação)
     • Expedição e de organização e arquivamento em documentos em fase corrente e intermediária.
       • Elaboração de normas de aceso à documentação (empréstimo e consulta)
         • Recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

4. 3ª Fase - Avaliação e Destinação de Documentos

   • Necessária uma avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda em razão administrativa, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo ainda:
     • Quais documentos serão arquivados permanentemente.
       • Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
   • AVALIAÇÃO
     • Segundo o Dicionário Arquivista é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores atribuídos.
     • DESTINAÇÃO
       • Segundo o Dicionário Arquivista é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

5. P

   • U
     • A
       • D
         • Destinação
       • Avaliação
     • Utilização
   • Produção

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