ARQUIVOLOGIA

ARQUIVOLOGIA

1. CONJUNTO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E RECEBIDOS

   • ÓRGÃOS PÚBLICOS
   • ISNTITUIÇÕES PÚBLICAS
   • ENTIDADES PRIVADAS
   • PESSOAS FÍSICAS OU FAMILIARES
   • IMPORTÂNCIA
     • QUAL A FINALIDADE ?
       • SERVIR DE APOIO A ADMINISTRAÇÃO
     • QUAL A FUNÇÃO ?
       • DAR ACESSO AS INFORMAÇÕES

2. três elementos básicos

   • INFORMAÇÃO
     • é o elemento referencial, a noção, a ideia ou a mensagem contidos em um documento.
   • DOCUMENTO
     • é a unidade de registro de informações, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. É qualquer informação registrada fisicamente em determinado material (suporte) suscetível de estudo, prova e pesquisa
   • SUPORTE
     • representa o material no qual são registradas as informações

3. DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

   • MUSEU CARÁTER didáticos, culturais, técnicos ou científicos
     • Museu: é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence e seus objetivos finais são educativos e culturais
   • BIBLIOTECA CARÁTER didáticos, culturais, técnicos ou científicos
     • Biblioteca: é órgão colecionador (reúne artificialmente o que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo. Os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos. Os fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de microfilmes, etc).
   • ARQUIVO CARÁTER administrativos e jurídicos
     • Arquivo: é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e função. Os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica. A fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.

4. QUANTO A GATEGORIA

   • PÚBLICO
     • Públicos: são aqueles produzidos e mantidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições administrativas, legislativas e/ou judiciárias. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
   • PRIVADO
     • Privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
   • QUANTO A NATUREZA
     • ESPECIAL
       • Arquivo Especial: é constituído por documentos de diversos formatos que, devido às características físicas do suporte, merecem um TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO DIFERENCIADO no que se refere à sua guarda e conservação
     • ESPECIALIZADO
       • é o arquivo constituído por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO CONHECIMENTO HUMANO, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são conhecidos como ARQUIVOS TÉCNICOS.
     • QUANTO AOS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO
       • CORRENTE
         • Corrente: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes
       • INTERMEDIÁRIO
         • Intermediário: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
       • PERMANENTE
         • Permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados
       • QUANTO A EXTENSÃO DE ATUAÇÃO
         • SETORIAL
           • Arquivo setorial: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo função de arquivo corrente. A instituição que opta por organizar sua estrutura de gestão documental por meio da criação de arquivos setoriais, passa a ter arquivos instalados nas unidades de trabalho do órgão, de forma descentralizada. Eles ficam responsáveis por apoiar as atividades do dia-a-dia
         • GERAL
           • Arquivo central ou geral: destina-se a receber os documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente. Presidência Arquivo Setorial Pessoal Arquivo Setorial Material Arquivo Setorial Patrimônio Arquivo Setorial Tecnologia Arquivo Setorial Arquivo

5. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

   • Princípio da Proveniência
     • Consiste em deixar os documentos de determinada instituição ou pessoa agrupados sem misturá-los aos arquivos provenientes de outras administrações, instituições ou pessoas (físicas ou jurídicas).
     • Fundo
       • é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência
       • Aberto
         • fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
       • Fechado
         • fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade
   • Princípio da organicidade
     • relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
   • Princípio da cumulatividade ou naturalidade
     • O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos práticos. Eles se acumulam de maneira contínua e progressiva,
   • Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística
     • Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação. Este princípio é derivado do princípio da proveniência”. A observância ao princípio da integridade arquivística contribui para a manutenção da inter-relação entre os documentos de arquivo, tendo em vista que a mutilação de um fundo arquivístico compromete o nexo existente entre o conjunto, prejudicando a análise e compreensão das funções e atividades desenvolvidas pela instituição
   • Princípio da Unicidade
     • A teoria arquivística defende que o princípio da unicidade se refere à característica do documento arquivístico de ser único no seu conjunto documental, independentemente do fato de haver uma cópia do referido documento no mesmo fundo de arquivo, pois o contexto de produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado próprio.
   • Princípio do respeito à ordem original, “santidade” da ordem original, ordem primitiva ou princípio de registro (registratur)
     • Representa a ideia de que a ordem original, desde que metodicamente estabelecida, é imprescindível para a manutenção dos documentos dentro do contexto da sua criação. Sem que haja o devido respeito a esse princípio, as inter-relações dos documentos e o reflexo às atividades que os geraram seriam seriamente prejudicados.
   • Princípio da Pertinência
     • O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original, denomina-se de pertinência ou temático. Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio de respeito aos fundos. É um princípio abandonado ou "praticamente não mais utilizado"
   • Princípio Inalienabilidade e imprescritibilidade
     • O princípio da inalienabilidade e o princípio da imprescritibilidade são complementares entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados pelas instituições públicas. Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade
   • Princípio da Territorialidade ou proveniência territorial
     • Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido. Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuando-se os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
   • Princípio da Universalidade
     • Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral ao particular que fundamenta a organização dos documentos arquivístico.
   • Princípio da Reversibilidade
     • Defende que o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário. Princípio atrelado à prática da função arquivística de restauração de documentos de arquivo.

6. TEORIA DAS 3 IDADES

   • PERMANENTE
     • • Teceira fase do ciclo de vida dos documentos; • Conjutos documentais de valor histórico, probatório e informativo; • O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa; • O documento permanente deve ser guardado definitivamente; • Possui fins científicos, sociais e culturais; • Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso; • Consulta liberada ao público
     • Arquivo histórico
   • INTERMEDIÁRIO
     • • Segunda fase do ciclo de vida dos documentos; • Documentos com baixa frequência de consulta; • Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira; • Aguardam a eliminação ou guarda permanente; • Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata; • Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como "limbo" ou "purgatório"; • Consulta restrita ao órgão produtor
     • Limbo / purgatório
       • Comissão Permanente de Avaliação – CPAD
         • AVALIAÇÃO
           • A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade
           • OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
             • Redução da massa documental. Agilidade na recuperação de documentos e informações. A conservação dos documentos de guarda permanente. A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo. A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico. COMPOSIÇÃO DA C P A D • arquivista ou responsável pela guarda da documentação. • servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas. • historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo. • profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos. • profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros). • outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros. Incremento à pesquisa. Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.
             • TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE DESTINAÇÃO
               • A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo. Sua estrutura básica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
               • Prazo de guarda dos documentos
                 • O prazo de guarda dos documentos constante na Tabela de Temporalidade refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas idades corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou (valor primário).
                 • Determinantes na definição dos prazos de guarda
                   • Frequência de uso;
                   • Normas;
                   • Outras fontes de informações; Prazos precaucionais.
                   • Destinação final dos documentos
                     • eliminação
                       • destinação dada aos documentos que perderam o valor primário e não apresentam valor secundário.
                     • guarda permanente
                       • destinação dada aos documentos que possuem informações consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e científicos
                     • Destinação
                       • Transferência
                         • representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Ela é efetivada por meio da produção do termo de transferência, que é o instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos
                       • Recolhimento
                         • representa a operação pela qual um conjunto de documentos passa para o arquivo permanente. Ele é efetivado por meio da produção do termo de recolhimento, que é o instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.
                       • Eliminação
                         •  é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Ela também é conhecida como expurgo de documentos. O procedimento de eliminação é formalizado após a publicação do edital de ciência de eliminação, que é um ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a eliminação. É importante observar que a inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo da quantidade e da natureza do seu suporte. Contudo, há que se observar que é absolutamente desaconselhada (do ponto de vista ecológico) a incineração de papéis, que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para instituições que trabalham com reciclagem.
         • CONARQ
           • Conselho Nacional de Arquivos
         • COMPOSIÇÃO
           • • arquivista ou responsável pela guarda da documentação. • servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas. • historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo. • profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos. • profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros). • outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
         • CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
           • TEXTUAL OU ESCRITO
             • Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios
           • ICONOGRÁFICOS
             • Gênero documental integrado por documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não, que contêm imagens fixas (estáticas), impressas, desenhadas ou fotografadas, como: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos
           • SONORO
             • Gênero documental integrado por documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
           • FILMOGRÁFICOS
             • Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnéticas. Também é conhecido como documento cinematográfico.
           • INFORMÁTICOS OU DIGITAIS
             • Gênero documental integrado por documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido, disco óptico).
           • CARTOGRÁFICOS
             • Gênero documental integrado por documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia, como: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas.
           • MICROGRÁFICOS
             • Gênero documental integrado por documentos resultantes da microrreprodução de imagens em microforma, mediante a utilização de técnicas específica
           • Classificação quanto à natureza do assunto
             • Ostensivo ou ordinário:
               • : documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial à administração ou às partes.
             • Sigiloso
               • Níveis de sigilo
                 • RESERVADA (5ANOS)
                   • Prazo de segredo máximo de 05 anos Renovação não prevista
                 • SECRETA (15ANOS)
                   • Prazo de segredo máximo de 15 anos Renovação não prevista
                 • ULTRASSECRETA (25 ANOS RENOVÁVEL)
                   • Prazo de segredo máximo de 25 anos Renovável por uma única vez
             • CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
               • NATURALIDADE
                 • Trata da forma de acumulação dos documentos no decorrer da execução das atividades (progressiva, natural e orgânica)
               • INTERRELACIONAMENTO
                 • • Um documento de arquivo estabelece relações com outros documentos e com o organismo produtor.
               • IMPARCIALIDADE
                 • Os documentos arquivístico são inerentemente verdadeiros.
               • AUTENTICIDADE
                 • • Capacidade de se provar que um documento efetivamente é o que diz ser e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
               • UNICIDADE
                 • • Cada documento assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.
   • CORRENTE
     • Primeira fase do ciclo de vida dos documentos; • Documentos consultados frequentemente; • Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas; • Devem ser de fácil acesso; • São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula
     • Arquivo de movimento