ARQUIVOLOGIA

ARQUIVOLOGIA

1. TRIAGEM E ELIMINAÇÃO DE ARQUIVOS

   • CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
     • CORRENTE
       • ALTO VAOR PRIMARIO/ ADMINISTRATIVO
       • SETA PARA BAIXO
       • 1 º IDADE
       • SÃO OS MAIS NOVOS
       • SÃO OS MAIS UTILIZADOS
       • EM CURSO( ANDAMENTO )
       • FICAM NO SETOR ( PROXIMO A ESTE )
     • INTERMEDIARIO
       • BAIXO VALOR PRIMARIO / ADMINISTRATIVO
       • PRESCREVEU + IMPORTANCIA HISTORICA ?
         • VIRA PERMANENTE >>>>>>>>
       • PRESCREVEU SEM VALOR HISTORICO ?
         • ELIMINADO
       • 2º IDADE
       • MENOS UTILIZADOS
       • OTIMIZA ESPAÇO DO SETOR
       • ATENDE A SOLICITAÇÃO DE VARIAS AREAS
       • NÃO HÁ NECESSIDADE DE SER INSTALADO ( ECONOMIA )
       • DESTINO ?
         • LIXEIRA
         • PERMANENTE ( HISTORICA )
     • PERMANENTE
       • VALOR SECUNDARIO/ HISTORICO
         • VINCULADO A FATOS HISTORICOS
           • SOCIEDADE
           • INSTITUIÇÕES
         • POUCOS ATINGEM ESSE VALOR
         • IMPRESCRITIVEL
         • COMPREENDE OS PERMANENTES
       • JÁ TIVERAM VALOR ADMINISTRATIVO A QUE FOI PERDIDO
       • NÃO ELIMINA DOCUMENTOS
       • DISPONIBILIZADO ?
         • PÚBLICO
           • INTERNO
           • EXTERNO
         • CONSULTA ( NÃO PRECISA DE AUTORIZAÇÃO )
   • VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS
     • VINCULADO ÁS ATIVIDADES EM ANDAMENTO OU QUE PODEM SER QUESTIONADAS JURIDICA , LEGAL , ADMINISTRATIVAMENTE ,
     • TODO DOCUMENTO NASCE COM UM VALOR E DEPOIS PERDE

2. AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

   • ANALISAR DOCUMENTOS A FIM DE DEFINIR PRAZO DA GUARDA E DESTINO FINAL DE ACORDO COM O VALOR
   • REALIZADA?
     • A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAR O DOCUMENTO
       • **TABELA DE TEMPORARIEDADE VAI DEPENDER DO ÓRGÃO
   • TABELA DE TEMPORARIEDADE ( DEPENDE DO ORGÃO )
     • DEFINE OS PRAZOS DE GUARDA E A DISTINÇÃO FINAL DO DOCUMENTO NA INSTITUIÇÃO
     • QUEM CRIA ?
       • COMISSÃO PERMANENTE DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
     • APROVADA ?
       • AUTORIDADE COMPETENTE PARA SER APLICADA NA INSTITUIÇÃO
   • TRANSFERENCIA
     • QUANTO É ENCAMINHADO PARA O INTERMEDIARIO
   • RECOLHIMENTO
     • ENTRADA DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS

3. PROTOCOLO DE DOCUMENTOS

   • CONTROLE DA TRAMITAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUE PERMITE PRESTAR INFORMAÇÕES AO ÚSUARIO EM TEMPO REAL
   • TIPICA DA FASE CORRENTE
   • TRAMITAÇÃO
   • ATIVIDADES DE PROTOCOLO
   • RECEBIMENTO
   • REGISTRO
   • CLASSIFICAÇÃO
   • AUTUAÇÃO
   • EXPEDIÇÃO/DISTIBUIÇÃO
   • CONTROLE / MOVIMENTAÇÃO
   • DOCUMENTOS QUE O PROTOCOLO NÃO PODE ABRIR ?
     • PARTICULARES
     • SIGILO
     • DEVEM SER ENCAMINHADOS DIRETAMENTE PARA OS DESTINATARIOS

4. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DOS ARQUIVOS

   • FATORES FISICOS
     • UNIDADE ALTA/BAIXA
     • AR SECO
     • TEMPERATURA EXTREMA ( CALOR / FRIO)
     • LUMINOSIDADE ( NATURAL/ARTIFICIAL )
     • EVITAR OSCILAÇÃO
     • AMBIENTE SEPARADO DE ACORDO COM O TIPO DE MATERIA ( SUPORTE )
     • UNIDADE / TEMPERATURAS
       • CONSTANTES
     • LUMINOSIDADE DEVE SER EVITADA
   • FATORES QUIMICOS
     • POEIRA , SUJEITA , FUMAÇA
     • LIMPEZA ?
       • ESSENCIAL PARA CONSERVAR
       • PANO UMIDO / ESPIRADOR DE PÓ
     • HIGIENIZAÇÃO ?
       • PANO / ESCOVA MACIA / ASPIRADOR
     • CLIPES ?
       • PLASTICO
     • OBJETOS?
       • METALICOS
       • ACIDOS ( COLA , SACOS PLASTICOS / FITA ADESIVA )
     • ALIMENTOS
   • FATORES BIOLOGICOS
     • INSETOS
     • MICROORGANISMO
     • ÁCAROS
     • RATOS
     • HOMEM