MODELOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Estados Unidos
  1. área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos
  2. ECONOMÍA Y EFICACIA
    1. Lawrence Burnet
      1. proceso de reducir selectivamente a proporciones manipulables la masa de documentos característica de la Administración moderna, con vistas a conservar permanentemente aquellos que tienen un valor cultural futuro sin menospreciar la integridad sustantiva de la masa documental para efectos de investigación
2. CICLOS DE VIDA
  1. Documentos activos, semiactivos e inactivos
  2. James Rhoads
    1. Fases
      1. 1. Creación de los documentos: diseño y la gestión de formularios, la preparación y la gestión de correspondencia, informes y directrices, el desarrollo de sistemas de gestión de información y las aplicaciones de moderna tecnología a estos procesos.
      2. 2. Mantenimiento y uso de los documentos: incluye el desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de archivos de oficina, gestión de correo y telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras de oficina, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación contra desastres, operación de depósitos intermedios y aplicación de sistemas de análisis, automatización y reprografía a estos procesos
      3. 3. Disposición de los documentos: identificación y descripción de series, desarrollo de cuadros de retención y disposición de documentos, selección y disposición de documentos, y transferencia de documentos con valor permanente a los archivos.
    2. Ventajas
      1. b) economías en eficiencia, mediante una gestión consistente del conjunto del proceso de creación de los documentos –control sobre el diseño, la generación y la distribución de formularios, informes, normativa y correspondencia–, en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación, gestión de los documentos activos y gestión de las máquinas copiadoras
      2. c) efectividad en la planificación de actividades del gobierno
      3. d) uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía.
3. Ventajas
  1. a) facilita la identificación y cuantificación mediante los calendarios de conservación o tablas de valoración de documentos, la disposición de los documentos a lo largo del tiempo y la utilización al máximo de los depósitos intermedios
PROGRAMA RAMP DE LA UNESCO
1. volumen creciente de los documentos
  1. favorecer la concienciación y la comprensión del valor y la utilidad de los documentos como fuente de información de base, y ayudar a los países a organizar y desarrollar los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos.
  2. promoción de la formulación de políticas y planes de información; promoción de la difusión de métodos, reglas y normas para el tratamiento de la información; desarrollo de infraestructuras de la información y de sistemas de información especializados; promoción de la formación práctica y teórica de los profesionales y usuarios de la información.
Niveles de Implantación
1. James Rhoads 1983
  1. 1. Mínimo: cuenta con instrumentos como calendarios de conservación o tablas de evaluación documental, gestionan sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales.
  2. 2. Mínimo incrementado: incorpora a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.
  3. 3. Intermedio: incluye al anterior y otros subprogramas básicos, como el diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación de documentos, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.
  4. 4. Óptimo: suma a los niveles anteriores la gestión de directrices, sistemas de gestión de la información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices, utilizan sistemas de análisis.
PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
1. a) descripción del estado de la situación, la misión, los objetivos y la estructura general del programa proyectado, los recursos financieros, materiales y un plazo global de realización
2. b) apoyo de las autoridades y una base legislativa que regule la gestión de los documentos activos, semiactivos e inactivos
3. c) creación de un organismo central con autoridad reconocida y bien establecida a nivel jerárquico
4. d) elaboración de programas sectoriales y directrices específicos, pese a la existencia de un programa global
5. Elementos constitutivos y de apoyo
  1. 1) normas para la creación, difusión y recepción de los documentos
  2. 2) tratamiento de los documentos activos
  3. 3) tratamiento de los documentos semiactivos
  4. 4) tratamiento de los documentos inactivos
  5. 5) tratamiento de los documentos esenciales
  6. Los elementos de apoyo están representados por el inventario de documentos y el calendario de conservación.
6. MANUAL
  1. Elementos Perifericos
    1. a) seguridad de la información
    2. b) gestión de formularios, de informes y de correspondencia y correo, así como el reciclaje de los diferentes soportes de información
    3. c) gestión de documentos sobre microimágenes y la gestión de los documentos electrónicos.
  2. Elementos Troncales
    1. a) cuadro de clasificación
    2. b) calendario de conservación o tabla de evaluación documental
    3. c) gestión de los depósitos centralizados de documentos semiactivos
    4. d) transferencia y selección de los documentos inactivos destinados a ser conservados
    5. e) eliminación de documentos inactivos sin valor histórico.
7. PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
  1. a) establecimiento de objetivos
  2. b) presupuesto anual
  3. c) programa anual
  4. d) valoración del coste probable de las actividades del programa
  5. e) establecimiento del programa en fases
  6. f) contar con un plan estratégico completo para un determinado número de años.
MODELOS PRIMARIOS
1. Estados Unidos
  1. Records Management
    1. Solución al problema de inflación documental en las administraciones públicas
2. Canadá
  1. Gestión des documents administratifs
    1. Importancia a la clasificación, al calendario de conservación, y al inventario de documentos, nuevas tecnologías. Practicas tradicionales de la administración francesa
3. Reino Unido
  1. Registry
    1. El acto de registrar un documento constituye evidencia legal de su autenticidad
4. Alemania
  1. Registratur
    1. Modelo arcaico, no existen estudios científicos sobre procedimientos administrativos
Crisis de los Modelos de Gestión de Documentos
1. Problemáticas en el coste de la gestión, sobre quién debía asumirla, sí la administración o la institución de archivos
Iberoamérica
1. Definir y contrastarlas características del área.
2. Adelantar la fase de clasificación y ordenación en referencia a la descripción
3. Singularizar las transferencias y expurgos
España
1. Identificación y Valoración. Desarrollo del cuadro de clasificación general
México
1. Diseño de metodologías e instrumentos para la identificación y valoración de grupos documentales acumulados
Brasil
1. Identificación y organización de documentos en los archivos intermedio, control de la producción documental
Portugal
1. Evaluación y selección de documentos
Conclusiones
1. Adopción de la archivística integrada, sobre la base del ciclo de vida.
2. Incorporar programas que comprenda todas las fases
Colombia
1. Decreto 2609 de 2012
  1. Reglamentación de la información conservada en distintos soportes, mediante el programa de gestión documental
    1. Procesos
      1. Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a largo plazo, Valoración
    2. Gestión de documentos Electrónicos
      1. Inalterabilidad
      2. Fiabilidad
      3. Disponibilidad
      4. Preservación y conservación

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