PROTOCOLO EMPRESARIAL

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• Instrumento fundamental para las relaciones comerciales de la empresa con sus clientes y competidores

1. 1. ETIQUETA Herramienta fundamental del protocolo que guía las normas del comportamiento en la organización y los funcionarios. La ética se relaciona directamente con la cultura organizacional, es así como, la cultura de los empleados termina sincronizándose y con la cultura de la organización, por eso es muy importante tener en cuenta todos los aspectos culturales para establecer el protocolo y hacerlo conocer por parte de todos los empleados, lo que a la postre terminará impactando positiva o negativamente la imagen de la empresa.
   1. Principios: Organización, paciencia, puntualidad, respeto, prudencia, sencillez, humildad. Todos estos principios son de fundamental importancia en la imagen que quiere proyectar una empresa, por cuanto dan una imagen de los empleados , lo cual se termina convirtiendo en la imagen de la misma empresa. Deben tenerse en cuenta para determinar el protocolo empresarial
2. 2. Perfil del funcionario que organiza el evento. La selección de este funcionario es un elemento de éxito en el protocolo empresarial, pues debe ser un empleado que conozca muy bien el protocolo, la cultura organizacional, lo principios éticos que rigen el comportamiento de los empleados y el tipo de evento que se va a desarrollar. Debe ser un empleado que tenga un alto grado de compromiso, debe tener capacidad de decisión y de resolver problemas y debe estar enfocado en los objetivos del evento y contar con el total respaldo de la alta dirección de la empresa.
   1. Algunos de los elementos que el funcionario que organiza el evento debe tener en cuenta son: Lista de chequeo Compromiso Iniciativa Creatividad Relaciones públicas. Esto le permitirá tener el control del evento y ser capaz de reaccionar oportunamente ante cualquier eventualidad, teniendo siempre como objetivo el desarrollo exitoso del evento
3. 3. PRE EVENTO En esta actividad se analizan y toman decisiones respecto de todos los aspectos del evento que se pretende llevar a cabo. Es una actividad sumamente importante por cuanto allí se planifican todos los detalles del evento. En esta actividad se determina el tipo de evento, si es oficial, público o privado y esta decisión depende del objetivo del evento. Esto también determina a quien está dirigido y quién tiene la responsabilidad de organizarlo. Cada una de las decisiones que se tomen van a determinar el éxito o fracaso del evento, por cuanto el cuidado de cada uno de los detalles es muy importante
   1. Se deben determinar responsables para cada una de las actividades que se vayan a desarrollar, lo cual permite una mejor coordinación del evento y contar con la seguridad que de presentarse una eventualidad hay un equipo presto a resolverla. es recomendable conformar comités con funcionarios muy comprometidos y que conozcan a fondo su responsabilidad en el comité que hayan sido asignados. Se deben establecer muy claramente las funciones de cada comité.
      1. Los comités en general deben ser los siguientes: Comité Organizado: de relaciones públicas: recursos humanos, registro, logística, finanzas, seguridad, entre otros
4. 4. EVENTO. El éxito del evento esta directamente relacionado con la exigencia y calidad con que se haya planeado cada uno de los detalles del mismo, así como de un exigente conocimiento y cumplimiento al pie de la letra por parte de los diferentes comités de las responsabilidades asignadas.aSe aconseja realizar un ensayo 24 horas antes. Permite corregir cualquier posible falla
   1. El éxito de un evento depende de una perfecta coordinación entre los comités responsables y el conocimiento de todos los detalles del protocolo a aplicar, por cuanto de esto depende directamente la imagen positiva o negativa, que los asistes se lleven de la empresa, por esto es muy recomendado que se realice un ensayo en el sitio, 24 horas antes, lo que permitirá a los organizadores, ajustar hasta los más mínimos detalles y lograr un rotundo éxito en el evento
      1. Es muy importante que al finalizar el evento se realice una evaluación del mismo por parte de los asistentes. Esta actividad, le permitirá a la empresa contar con información valiosa, sobre el desarrollo del evento y de ser el caso, ajustar o corregir alguna posible falla para los próximos.
5. 5. POST EVENTO Es el balance que permite identificar las debilidades que se hayan presentado durante la realización del evento
   1. Esta evaluación del evento es muy importante que se realice, aquí cada uno de los comités responsables, deben entregar un balance del desarrollo de las actividades a cargo y presentar propuestas de mejora para los próximos. Este espacio no debe convertirse en un tribunal de acusaciones, si el evento tuvo fallas, debe ser un espacio propositivo en el que se asuman las responsabilidades del caso, así como los reconocimientos al compromiso de los empleados. Estos resultados se deben socializar con todos los empleados, ya que esto genera sentido de pertenencia y orgullo por la institución.