ADMINISTRAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO

1. PLANEJAMENTO

   • CONCEITO: processo realizado para alcançar uma situação futura de modo eficiente, concentrando os melhores recursos e esforços pela empresa.
   • ETAPAS e DEFINIÇÃO:
     • - Negócio: é o entendimento do principal benefício esperado pelo cliente.
       • - Missão: é a razão de existir da empresa e deve explicar o negócio da mesma, sendo ela concisa, objetiva e detalhada.
         • - Princípios: são balizamentos para o processo decisório e comportamento da empresa no cumprimento de sua missão, ou seja, são crenças e valores.
           • - Análise do Ambiente: Externa (Oportunidades e Ameaças) e Interna (Pontos Fortes e Pontos Fracos).
             • Define-se a abrangência do ambiente e o que será analisado, após cria-se o cenário referência e faz-se o levantamento de informações relevantes para empresa, em seguida descreve-se o resultado da análise e cria-se o radar do ambiente. Para descrever o resultado da análise pode-se utilizar um recurso como a Matriz Swot.
             • Oportunidades: são as situações, tendências ou fenômenos externos à empresa, atuais ou potenciais, que podem favorecer o cumprimento da sua missão, desde que reconhecidas e aproveitadas em tempo hábil e enquanto perdurarem. Ameaças: são as situações, tendências ou fenômenos externos à empresa, atuais ou potenciais, que criam obstáculos ao cumprimento da sua missão, mas que poderão ser evitadas, desde que reconhecidas em tempo hábil.
             • Pontos Fortes: são as vantagens estruturais internas, controláveis pela organização e que a favorecem perante as oportunidades e ameaças do ambiente. Pontos Fracos: são as desvantagens estruturais internas, controláveis pela organização e que a desfavorecem perante as oportunidades e ameaças do ambiente.
             • - Visão: deve ser definida vislumbrando o futuro, promovendo a inovação, orientação, motivação e inspiração da equipe, além de complementar a missão.
               • - Objetivos: é a hora de escolher o futuro a ser construído, estes devem ser desafiadores, com prazo definido, mensuráveis e coerentes entre si.
                 • - Estratégias Competitivas: é o que a empresa decide fazer e não fazer, considerando o ambiente, para concretizar a visão e atingir os objetivos, respeitando os princípios, visando cumprir a missão no seu negócio.
                   • - Planos de Ações: o processo de planejar envolve indagações, questionamentos sobre: o que fazer, como, onde, quando, quanto, por que e quem, pode-se utilizar a metodologia 5W2H. - Divulgação: exige formalização de atividades pertinentes para que seja ampla e efetiva em toda a organização, é necessário ser transparente e compartilhar as informações das decisões e das ações organizacionais. - Implantação: é fazer acontecer o que foi planejado. - Controle e Avaliação: o processo de acompanhamento do planejamento estratégico, ou seja, o que e como se deve controlar.

2. ORGANIZAÇÃO

   • CONCEITO: ato de organizar, estruturar e integrar os recursos, as atribuições de cada pessoa e as relações.
   • ETAPAS e DEFINIÇÃO:
     • - Divisão do Trabalho: diz respeito a divisão do trabalho organizacional mais adequada ao alcance dos objetivos, ou seja, determina quem faz o que. Pode ser diferenciação horizontal através da departamentalização e diferenciação vertical em níveis hierárquicos.
       • - Formalização: é a técnica de prescrever como, quando e por quem as tarefas deverão ser executadas, dessa forma, representa o uso de normas em uma empresa e corresponde ao grau em que normas, procedimentos, instruções e comunicações estão codificados em manuais ou em outros documentos da empresa, como formulários e fluxogramas.
         • - Sistema de Autoridade: diz respeito à concentração ou dispersão da autoridade dentro da empresa, essa podendo ser centralizada, na qual todas as decisões, ou no mínimo as mais importantes são tomadas por um indivíduo ou por um pequeno grupo localizados na cúpula da hierarquia organizacional, ou ainda pode ser descentralizada, quando a tomada de decisões é delegada aos administradores de nível mais baixo. Entretanto, nenhuma empresa é completamente centralizada ou descentralizada.
           • - Integração: é responsável pelos meios de coordenação existentes na empresa, quanto mais complexos os problemas de integração, serão utilizados mais meios de integração como hierarquia administrativa, departamentalização, planos e objetivos entre outros, já quanto mais simples os problemas de integração as soluções também serão mais simples.

3. DIREÇÃO

   • CONCEITO: significa interpretar os planos para as pessoas e dar as instruções e orientação sobre como executá-los e garantir o alcance dos objetivos.
   • ETAPAS e DEFINIÇÃO:
     • - Liderança: é um processo de influência pelo qual o administrador, com suas ações pessoais, facilita, impulsiona e dinamiza o movimento de um grupo de pessoas rumo a metas comuns ou compartilhadas
       • - Orientação: significa unir e harmonizar todas as atividades e esforços de diferentes pessoas e órgãos da empresa, tendo em vista um objetivo comum.
         • - Comunicação: é o processo de transmissão de informação e compreensão de uma pessoa para outra, sobretudo, fazendo com que a mensagem seja compreendida.
           • - Motivação: é a causa e razão de alguns comportamentos, é um instrumento poderoso que leva as pessoas a praticarem uma ação.

4. CONTROLE

   • CONCEITO: mede e avalia o desempenho em função dos padrões e critérios esperados e toma a ação corretiva quando necessário.
   • ETAPAS e DEFINIÇÂO:
     • - Padrões de Controle: os padrões de controle são definidos por meio dos objetivos, dos planos de ação e de recursos, ou seja,definem o que será controlado.
       • - Aquisição de Informações: também denominado processo de monitoramento ou acompanhamento, é a coleta de dados ou informações sobre o andamento do que está sendo, ou foi, realizado; deve seguir a mesma medida definida nos padrões; pode ser obtida por meio de inspeção visual, sistemas computadorizados, questionários, relatórios, gráficos, entre outros.
         • - Comparação e Ação Corretiva: é realizada a comparação da informação sobre o desempenho com o padrão. Dependendo do resultado pode ser necessária uma ação corretiva. As possibilidades da comparação podem ser: igual ao esperado, menor que o esperado ou acima do esperado; é importante determinar os limites e tolerâncias dentro dos quais os resultados podem ser aceitos.
           • - Recomeço do Ciclo de Planejamento: as informações do processo de controle alimentam o planejamento.

5. GESTÃO DE PROCESSOS

   • CONCEITO: é uma ordenação lógica de atividades interligadas, para realizar sistematicamente produtos ou serviços que representam valor para uma pessoa ou organização cliente.
   • Segundo Maximiano (2004), o mapeamento e melhorias de processos possuem as seguintes ETAPAS:
     • - Etapa 1: identificar as necessidades do cliente e objetivos do processo a ser reengenheirado, momento de verificar e corrigir problemas nos pedidos.
       • - Etapa 2: mapear e medir o processo atual, esse processo deve ser questionado para que se justifique a reengenharia proposta.
         • - Etapa 3: analisar e modificar o processo existente, na qual pode-se fazer pequenos ajustes, eliminar etapas e melhorar a qualidade e velocidade do processo.
           • -Etapa 4: fazer o benchmarking para buscar alternativas inovadoras, a fim de ganhar vantagem competitiva no mercado.
             • - Etapa 5: redesenhar o processo, tendo como base todas as etapas anteriores.
               • - Etapa 6: implementar o novo processo e monitorar os resultados.