ADMINISTRAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO

1. Organizações E Administração E o Processo DE Administração

   • Organização pode ser o processo de organizar, ou seja, o ato de arrumar as coisas. Aquilo que você faz na sua casa, por exemplo, organizar a sua gaveta, o seu quarto a sua estante, etc. Pode ser também uma entidade, a Organização das Nações Unidas ou várias empresas: Organizações Globo.
     • Um ponto importante nas definições do conceito de administração está na utilização dos recursos de maneira eficiente e eficaz. Você sabe a diferença entre eles? O que é ser eficiente? O que é ser eficaz? A resposta para essas questões é muito simples: Eficiência é minimizar a utilização dos recursos para alcançar os objetivos definidos; Eficácia é maximizar os objetivos, ou seja, ir além do esperado.
       • Planejar Todo processo de administração tem início com o Planejamento. Talvez o exemplo mais fácil e próximo da sua realidade seja a organização de uma viagem. Quando você vai viajar, quais são os procedimentos que você toma? Primeira coisa é definir o local, certo? Seria esse então o seu objetivo.
         • organizar Terminado a etapa do planejamento, deve-se iniciar a organização de tudo aquilo que foi planejado. É nesta etapa que será definido os recursos que serão necessários para alcançar os objetivos. Como no exemplo da viagem, aqui você define tudo aquilo que será utilizado para alcançar os objetivos.
           • Dirigir Dirigir é o processo de gerenciar pessoas. Nesta etapa as ações planejadas e organizadas serão colocadas em prática e para que elas alcancem os resultados esperados é preciso que os funcionários sejam conduzidos de maneira apropriada.
             • Controlar Por fim, a última etapa do processo de administração ou o C. do P.O.D.C. é controlar os resultados que estão sendo alcançados no decorrer de todo o processo para garantir que os objetivos esperados serão, efetivamente, conquistados. Pensando em nossa viagem, nesta etapa verifica-se periodicamente se o caminho escolhido de fato irá nos levar até o destino definido, caso contrário, as correções devem ser ajustadas conforme for necessário.

2. Área Funcionais DA Organização

   • Henry Fayol foi um dos primeiros estudiosos da administração que percebeu nas organizações empresariais áreas funcionais que se repetiam, ou seja, Fayol percebeu que as atividades das empresas se concentravam em seis grupos distintos: 1. Atividades técnicas: relacionadas com a transformação e produção de bens (produtos e serviços). 2. Atividades comerciais: relacionadas com as transações de compra, venda e permuta. 3. Atividades financeiras: relacionadas com a captação e bom uso do capital. 4. Atividades contábeis: relacionadas com os controles e registros das despesas organizacionais (como inventários, balanços, custos e estatísticas). 5. Atividades de segurança: relacionadas com a preservação e proteção das pessoas e dos bens. 6. Atividades administrativas: relacionadas com a integração de todas as operações da organização; as atividades administrativas coordenam e sincronizam as atividades anteriores, tendo, portanto, interferência/influência sobre elas.
     • área de produção ou operação As empresas existem para produzir bens ou prestar serviços. Veja que tudo aquilo que você faz nessa vida há uma grande chance de, por trás do bem ou serviço que você utiliza, ter uma empresa responsável. Aliás posso afirmar com grande certeza que mais de 95% daquilo que você usa foi ou é produzido ou ofertado por alguma empresa.
       • Os administradores são os responsáveis pela gestão das organizações. Entretanto é preciso estar atento, muitas das atividades e funções que os administradores exercem estão relacionadas com as funções básicas da administração, o P.O.D.C - planejar, organizar, dirigir e controlar.

3. O planejamento é uma maneira de contar para toda a empresa o que se deseja alcançar e, colocar no papel é uma forma de todos tomarem conhecimento e mais: •Proporciona senso de direção dando um rumo especial para a organização. •Focaliza esforços promovendo a integração e a coordenação das atividades dos membros organizacionais. • Maximiza a eficiência permitindo otimizar esforços e recursos estabelecendo prioridades, eliminando desperdícios e redundâncias. •Reduz o impacto do ambiente obrigando os administradores a enfrentarem as mudanças ambientais. Define parâmetros de controle estabelecendo critérios de avaliação de desempenho organizacional. • Atua como fonte de motivação e comprometimento facilitando a identificação das pessoas com a organização e definindo os papéis que cada indivíduo desempenha de modo a contribuir com a motivação e o comprometimento.

   • Plano Estratégico No nível estratégico estão os administradores da empresa toda (Proprietário, Presidente, diretores). Estes gestores devem pensar a organização como um todo e por isso precisam traçar metas e objetivos, na maioria das vezes, de longo prazo
   • Plano Tático O planejamento tático é a definição dos planos de cada departamento da organização. Cada gerente é responsável pelos seus departamentos e deve definir as metas e objetivos do setor. Essas metas e objetivos devem contribuir para com o objetivo que foi definido no planejamento estratégico. Oliveira (2014, p. 19) lembra que o planejamento tático é desenvolvido pelos níveis organizacionais intermediários, tendo como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis”. Os planos táticos devem ser elaborados para alcançar objetivos no médio prazo (cerca de 1 ano).
   • Plano Operacional As áreas funcionais das organizações também têm seus planejamentos e são eles os planos operacionais que devem se ater “as metodologias de desenvolvimento e implementação de resultados específicos a serem alcançados pelas áreas funcionais da empresa” Oliveira (2014, p. 19). O curto prazo é o tempo para se alcançar os objetivos de planos operacionais.
   • estratégias organizacionais Existem muitos tipos de estratégias, Rocha (2012) sugere estudar cinco estratégias organizacionais: Estratégia de concentração: é aquela em que a organização enfoca uma única linha de negócios. Por exemplo, o McDonald’s se concentra na indústria de fast-food, e a Holiday Inn, no setor de hotelaria. Essa estratégia é usada por empresas que desejam obter vantagem competitiva por meio do conhecimento especializado e eficiente, além de evitar os problemas que envolvem a administração de muitos negócios.
     • Estratégia de estabilidade: se concentra em sua linha ou linhas de negócios existentes e tenta mantê-las. Essa é uma estratégia utilizada em algumas situações. A de uma organização grande e que domine seu mercado, que pode escolher essa estratégia para evitar controles governamentais ou penalidades de um monopólio industrial. A situação de uma organização que ache que, além de ser dispendioso, o crescimento pode ter efeitos prejudiciais sobre a lucratividade. E, finalmente, a situação de uma organização, em uma indústria de baixo ou nenhum crescimento, que não tenha outras opções viáveis, e acaba sendo forçada a selecionar uma estratégia de estabilidade.
       • Estratégia de redução de despesas: Quando a sobrevivência de uma organização está ameaçada e ela não compete com eficiência, frequentemente são necessárias estratégias de redução de despesas. Os três tipos básicos de redução de despesas são rotatividade, desinvestimento e liquidação.
         • Estratégias combinadas: São utilizadas quando, por exemplo uma organização pode procurar simultaneamente crescer por meio de aquisições de novos negócios, adotar uma estratégia de estabilidade para alguns de seus negócios existentes e descapitalizar outros.

4. Direção e Controle

   • A direção é o D. do P.O.D.C., sua função é conduzir as pessoas durante o trabalho para alcançar as metas e os objetivos do que foi estabelecido durante o planejamento e posteriormente preparado na organização.
     • Direção Os fundamentos da direção se valem no comportamento humano. Como você viu, dirigir é administrar conflitos de interesses organizacionais e individuais. Para que isso seja possível é importante conhecer as necessidades das pessoas, motivá-las, lidera-las e criar condições de trabalho para que seja possível fazer com que as pessoas possam se sentir satisfeitas e comprometidas com a organização.
       • De todas as teorias da motivação que existem, na década de 1950, foram desenvolvidas as teorias que, apesar de questionáveis, ainda hoje são as que melhor explicam a motivação nas organizações.
         • A liderança é um dos papeis que o administrador assume quando da necessidade de dirigir seus subordinados. Ser líder, entre outras coisas, é motivar as pessoas a trabalharem em busca de objetivos comuns
           • O controle é o C. do P.O.D.C. sua função é manter a organização no caminho correto para que possa alcançar os objetivos definidos no planejamento. “O desempenho satisfatório de uma organização não depende apenas de um processo de planejamento responsável por elaborar objetivos desafiadores e realistas, de um desenho estrutural que permita a execução adequada de atividades e de uma direção que lidere e motive os funcionários; depende também de um sistema de controle eficaz, que seja responsável por detectar possíveis desvios e corrigi-los em tempo hábil”

5. De todos os instrumentos de controle, o financeiro é o mais comum para se medir o desempenho da organização. As informações financeiras têm características que facilitam sua utilização por serem de fácil mensuração e controle. Segundo Sobral (2013, p. 375) as demonstrações financeiras são os instrumentos de controle financeiro mais utilizados e, com essas informações, os administradores conseguem construir índices de desempenho que servem para mostrar como a empresa tem caminhado.

   • A auditoria é uma análise que tem como função periciar de maneira sistemática e independente as informações divulgadas pelos departamentos da organização e com isso ser capaz de avaliar a eficiência e eficácia do desempenho organizacional e, diferente do que a maioria das pessoas acreditam, não servem apenas para detectar fraudes.
     • Quando você estiver lidando com números, o controle é muito fácil, afinal, os números não mentem. O problema está justamente no fator humano. “Os sistemas de controle são desenhados para restringir o comportamento das pessoas. No entanto, controlar o comportamento dos membros organizacionais gera problemas, resistências e controvérsias que também devem ser consideradas pelos administradores” (Sobral 2013, p. 382). Por isso é fundamental levar em consideração o fator humano no processo de controle tendo em vista que este é o que irá garantir a eficácia ou não, do sistema de controle.
       • Comportamento burocrático: consiste no direcionamento dos esforços individuais apenas na realização das atividades medidas pelo sistema de controle. • Comportamento tático: consiste na tentativa de burlar o sistema de controle. Parâmetros de desempenho irrealistas ou excessivos podem causar comportamento enganoso por parte dos funcionários ou gerentes que buscarão manipular as informações e os resultados alcançados. • Resistência ao controle: comportamento defensivo de reação à perda de autonomia imposta pelo sistema de controle.