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Description
Mind Map by JUAN SEBASTIAN T7616, updated more than 1 year ago
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Created by JUAN SEBASTIAN T7616
over 8 years ago
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Circular No. 004 de 2003
- Es una hoja de control para historias laborales y fue creada para mantener un orden en las hisorias laborales
- Las entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes de Historias
Laborales de los funcionarios, mediante la utilización del Formato HOJA DE CONTROL.
- El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral
cronológicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el
último el que registre la fecha más reciente, realizada esta labor se procederá a foliar a partir del No.
1 todo el expediente laboral, consecutivamente.
- En el caso de existir otra foliación, ésta se anulará y quedará como válida la última realizada, la cual
debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control. Una vez realizado este procedimiento se
procederá a diligenciar la Hoja de Control, así:
- 1. Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario al que
corresponde la historia laboral.
- 2. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a
anexos de otro principal como el Formato Único de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deberá
tenerse en cuenta las fechas de estos últimos.
- 3. Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento así: Resolución de Nombramiento,
Certificado de estudios, Afiliación a Fondo de Pensiones, etc.
- 4. Folios: Debe consignarse el número del folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado,
por ejemplo: Acta de Posesión folio 5, o Resolución de Comisión de Estudios, folios 7-9 porque este
documento tiene 3 folios.
- 5. Fecha de elaboración: Debe consignarse la fecha en que se diligenció el formato para cada
expediente.
- 6. Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe firmar cada Hoja de
Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse
terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
- 7. Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe firmar cada Hoja de
Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse
terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
- Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta que
contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y deberá actualizarse a medida que
se vayan ingresando nuevos documentos.
- Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta que
contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y deberá actualizarse a medida que
se vayan ingresando nuevos documentos.
- 7. Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe firmar cada Hoja de
Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse
terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
- 6. Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe firmar cada Hoja de
Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse
terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
- 5. Fecha de elaboración: Debe consignarse la fecha en que se diligenció el formato para cada
expediente.
- 4. Folios: Debe consignarse el número del folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado,
por ejemplo: Acta de Posesión folio 5, o Resolución de Comisión de Estudios, folios 7-9 porque este
documento tiene 3 folios.
- 3. Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento así: Resolución de Nombramiento,
Certificado de estudios, Afiliación a Fondo de Pensiones, etc.
- 2. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a
anexos de otro principal como el Formato Único de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deberá
tenerse en cuenta las fechas de estos últimos.
- 1. Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario al que
corresponde la historia laboral.
- En el caso de existir otra foliación, ésta se anulará y quedará como válida la última realizada, la cual
debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control. Una vez realizado este procedimiento se
procederá a diligenciar la Hoja de Control, así:
- El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral
cronológicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el
último el que registre la fecha más reciente, realizada esta labor se procederá a foliar a partir del No.
1 todo el expediente laboral, consecutivamente.
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