Proceso al recibir confirmación de Orden Ganada

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• Entrada del proyecto

1. 1.1 Revisión Orden de Compra y/o Contrato

   Annotations:

   • -Revisar documento de acuerdo a condiciones legales, comerciales, técnicas y de HSE  -Seguir procedimiento PAPTS001
   1. 1.2. Diligenciar y enviar formato (F03-PAPTS001-Reconocimiento de Orden de Compra)
      1. 1.3. Verificar la validez de la oferta para poder registrar el proyecto

         Annotations:

         • Para ordenes internas se debe verificar la tasa de emisión de la OC y su cálculo VS margen para el registro
         1. 2. Solicitar tasa de cobertura
            1. 2.1 Verificar tasa de cobertura y solicitar en herramienta
               1. 2.2 Verifricar tasa de cobertura aplicarla en el archivo "Cálculo Costo Registro"
                  1. 3. Registrar Proyecto en BAAN
                     1. 3.1. Realizar registro completo del proyecto

                        Annotations:

                        • Ver Instructivo paso a paso Registro BAAN
                        1. 3.1.1. Crear Proyecto
                           1. 3.1.2. Crear y enlazar Orden de Venta
                              1. 3.1.3. Crear Adicionales
                                 1. 3.1.4. Generar PDF soporte registro (Gastos de viaje)
                                    1. 3.1.5. Solicitar Registro en Lotus (Clientes)
                        2. 3.2. Diligenciar formato Excel BD Registros Proyectos

                           Annotations:

                           • -Ubicación formato Excel BD Registros Proyectos: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win -Nombre archivo:  1.REGISTROS Proyectos- año 
                           1. 3.3. Crear carpeta proyecto con número de proyecto BAAN

                              Annotations:

                              • -Para crear carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win 4. Seleccionar carpeta año 5. Crear carpeta con número de proyecto  -Archivos internos en carpeta: 1.Cálculo costo registro de Excel 2. Impresión de registro efectuado en BAAN (COP y USD) -Nombre Carpeta: Número de proyecto-Cliente (Servicio)
                              1. 3.4. Verificar asignación administradores de proyecto

                                 Annotations:

                                 • -Para verificar asignación: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win -Nombre del archivo: 1. Registros Proyectos-año
                                 1. 4. Actualizar Pólizas Proyecto

                                    Annotations:

                                    • Si aplica
                                    1. 4.1. Diligenciar formato y solicitar pólizas proyecto

                                       Annotations:

                                       • Nombre del formato: Solicitud Pólizas
                                       1. 4.2. Incluir información en carpeta de proyecto

                                          Annotations:

                                          • Carpeta Proyecto: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3.  2.OFERTAS 4. Año 5. Seleccionar tipo de oferta e incluir la información en la carpeta correspondiente
                                          1. 5. Diligenciar Formato FULL KIT

                                             Annotations:

                                             • Sin Excepción
                                             1. 5.1. Diligenciar completamente el formato FULL KIT sin excluir ningún campo

                                                Annotations:

                                                • En caso de no aplicar algún campo, registrar que no aplica (N/A)
                                                1. 5.2. Adjuntar información relevante del servicio

                                                   Annotations:

                                                   • Información: -Alcance -Ubicación del servicio -Restricciones -Condiciones del servicio -APUs (Desglose items ofertados)
                                                   1. 5.3. Registrar fechas de ejecución solicitadas por el cliente
                                                      1. 5.4. Multas o requisitos adicionales.
                                                         1. 6. Creación de Carpeta de Proyecto en eDocuments

                                                            Annotations:

                                                            • Carpetas en eDocuments: -Registro BAAN -Cálculo costo registro de Excel -Impresión de registro efectuado en BAAN -Oferta- Precálculo -Orden de Compra -Plan HSE -Full Kit (Entrega PM) -Pólizas -Cotizaciones -Info Inicial
                                                            1. 6.1. Revisar información carpetas Red Oferta

                                                               Annotations:

                                                               • Ubicación carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3.  2.OFERTAS
                                                               1. 6.2 Cargar a eDocuments la información revisada previamente
                                                                  1. 6.3 Subir carpeta registro BAAN

                                                                     Annotations:

                                                                     • Ubicación carpeta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. 12. REGISTRO Proyectos Win 4. Carpeta año 5. Número del proyecto
                                                                     1. 7. Diligenciar e Incluir Plan HSE
                                                                        1. 7.1 Diligenciar plan HSE aprobado por HSE del área
                                                                           1. 7.2 Crear carpeta y subir a eDocuments
                                                                              1. 8. Actualizar Información de Proyecto en el CCP y SaleForce
                                                                                 1. 8.1. Actualizar alcance en caso de ser modificado
                                                                                    1. 8.2. Actualizar valores de oferta

                                                                                       Annotations:

                                                                                       • Unitario y Total
                                                                                       1. 8.3. Actualizar estado, probabilidad y feedback oferta