SIGAD (Parte I)

SIGAD (Parte I)

1. Depende da implementação de um PGD

   • Gestão Arquivística
     • 1 - Definição da política
     • 2 - Designação de responsabilidades
     • 3 - Planejamento e implantação
       • Levantamento e análise da instituição
       • Estabelecimento das diretrizes e procedimentos
       • Desenho do sistema elaboração dos instrumentos e manuais
       • Execução e acompanhamento de ações e projetos
       • Metodologia (8 passos)
         • A) Levantamento preliminar
         • B) Análise das funções , das atividades e dos documentos produzidos
         • C) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção
         • D) Avaliação dos sistemas existentes
         • E) Identificação das estratégias
         • F) Projeto do sistema de gestão arquivística
         • G) Implementação do sistema de gestão
         • H) Monitoramento e ajustes
     • Instrumentos utilizados
       • Principais: PCD, TTD, Manual de gestão de documentos, Esquema de classificação de acesso e segurança
       • Adicionais: Glossário, vocabulário controlado e tesauro

2. Conceito

   • Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico de um PGD processado por um computador.
   • Protocolo + outras funções de gestão arquivística
   • e-ARQ = credibilidade à produção e manutenção dos documentos
   • Diferente de GED
     • Organização da informação não estruturada (não armazenada em banco de dados)

3. Extinção ou suspensão

   • Suspenso e acessível para consulta
   • Deve ser documentado
     • Planos de conversão ou mapeamento de dados

4. Procedimentos e operações técnicas

   • Captura
     • Incorporação e demonstração da relação orgânica
     • Requisitos: quais documentos; quem deve acessar; por quanto tempo serão retidos
     • Ações
       • Registro
         • Metadados
         • Formalização da captura
         • Protocolo
       • Classificação
       • Indexação
       • Restrição de acesso
       • Arquivamento
       • Avaliação
       • Eliminação
       • Transferência
       • Recolhimento
   • Pesquisa, localização e apresentação de documentos
   • Segurança: controle de acesso, trilhas e cópias de segurança
   • Armazenamento
     • Volume + propriedades físicas
     • Digitais = conversão e migração (autenticidade, acessibilidade e utilização)
       • Refreshing (troca de suporte)
       • Checksum (evetuais comprometimentos de conteúdo)
   • Preservação
     • Estabilidade do suporte
       • Doc convecional
         • Suporte e informação são intrinsecamente ligados
       • Doc digital
         • Manutenção do acesso
           • Mudança do suporte e formato
           • Atualização do ambiente tecnológico
           • Refreshing e conversão; emulação; encapsulamento
     • Estratégia = política de preservação