M13- Arquivos Permanentes

M13- Arquivos Permanentes

1. Princípio de Unicidade

   • Verificado por seu suporte ou por seu conteúdo.
   • Um documento será tido como único pelo seu suporte quando não houver uma cópia deste documento
   • Por outro lado, será único pelo seu contúdo, quando não houver uma síntese de seu conteúdo em outro documento, ou mesmo uma remissão do assunto ali tratado
   • Ambos talvez mereça ser arquivados permanentemente

2. Princípio de Forma

   • Identificação do grau de informação do documento.
   • Não é assunto em si, mas o seu nível de detalhamento e abrangência da informação ali tratada

3. Princípio de Importância

   • deve levar em consideração se o documento a ser analisado é de interesse da entidade acumuladora, ou se sua importância ultrapassa estes limites, possuindo valor histórico, probatório ou informativo

4. Suas atividades são

   • ARRANJO
     • Ordenar os documentos em fundo, e é realizado uma ordenação específica. São vitais para a organização e Costuma seguir a seguinte estrutura hierarquicamente
       • 1° Fundo
         • O fundo sobrepõe as demais divisões
       • 2°Grupo (seçao)
       • 3°Subgrupo ( subseções)
       • 4° Série e Subsérie
     • Existem 2 critérios principais
       • Estrutural
         • Os documentos serão provenientes da mesma fonte geradora de arquivos
           • Ex: Ministério da fazenda, Ministério do Trabalho, Ministério da Educação e assim por diante ...
       • Funcional
         • Embora provenientes de mais de uma fonte, serão reunidos pela semelhança de suas atividades, preservando-se, entretanto, o princípio da proveniencia (sempre)
           • Ex: O fundo "Agricultura" receberá a documentação referente ao ministério da Agricultura, a Companhia Brasileira de Alimentos, A Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária,
     • Possuem duas facetas
       • Intelectual
         • Analise documental no que se refere á forma, conteúdo e origem funcional dos documentos
       • Física
         • Braçal mesmo, refere-se a arrumação dos documentos nos locais corretos, requerendo a mesma destreza física e intelectual
     • Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número, assunto e nome;
   • DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO
     • Elaboração de instrumentos de pesquisa, consistindo na descrição e localização dos documentos do acervo
       • Istrumento de pesquisa: GUIA
         • Orienta os usuários
         • É mais abrangente. é o primeiro a ser produzido
       • Instrumento de pesquisa INVENTÁRIO
         • Descreve a composição do fundo relacionando os documentos que ali se encontram
       • Instrumento CATÁLOGO
         • Descreve cada um dos documentos que compõe o arquivo, individualmente, de forma reduzida
       • Istrumento REPERTÓRIO
         • escreve detalhadamente os documentos previamente selecionados, segundo critérios temáticos, cronologicos, geograficos, entre outros
   • CONSERVAÇÃO
     • DESINFESTAÇÃO(fumigação), LIMPEZA (fase posterior à fumigação), ALISAMENTO (documentos são passados a ferro) e RESTAURAÇÃO ou REPARO (recuperar documentos em mau estado físico de conservação).
   • REFERÊNCIA (Política de acesso e uso dos documentos)
     • (politicas de acesso)procedimentos que devem ou podem ser consultados
       • (politicas de uso)Estabelece com quem e como devem ser consultados os documentos
   • PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
     • Define a organização física dos documentos arquivados
       • É responsável por orientar o usuário responsável pela classificação e como proceder na execução da mesma
         • Todo documento da instituição devem ser arquivados segundo uma sequência lógica, e principalmente, previamente definida pelo plano.
           • A atribuição de classificar o documento segundo o código de classificação de documentos é do PROTOCOLO e nao do arquivista.
             • O ARQUIVISTA comporá a COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO, que elaborará a classificação (em abstrato) dos documentos.
               • O código deve ser classificado o mais abrangente e flexivel possível. Deve conter todos os assuntos e reservar ainda espaços para sua futura expansão
                 • O responsável pela classificação é a comissão Permanente de Avaliação. Ela elabora o plano geral de classificação de documetnos e possuem 3 critérios principais de classificação
                   • Estrutural: Documentos classificados a SEMELHANÇA PROPRIA ESTRUTURA DA INSTITUIÇÃO que os gera
                     • atenção a flexibilidade
                   • Funcional: Segundo as ATIVIDADES DESENVOLVIDAS pela instituição a que estão vinculados
                     • Dificilmente sofrem alterações em seu "esqueleto" original
                   • Temático: Classificado Segundo o ASSUNTO que contenham
                 • O código de classificação classifica todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercicio de suas funçoes e atividades
                   • Código de atividades-meio segundo a resolução 14° do CONARQ
                     • 020 - classificar documentos pessoal
                       • 030 - classificar documentos referentes a materiais permanentes e de consumo
                         • 040 - documentos de patrimônio, geralmente imóveis e veículos
                           • 050- documentos referentes a orçamentos e finanças.
                             • 070 - documentos referentes a comunicações

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