GTC 185

GTC 185

1. INTRODUCCIÓN

   • Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones,
   • OBJETO
     • Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento,

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

   • Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado (incluida cualquier corrección). NTC 1001, Papel, formatos. NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.
     • . TÉRMINOS Y DEFINICIONES
       • Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y definiciones.
         • 3.1 Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras.
           • 3.2 Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
             • 3.3 Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido,
               • 3.4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe
                 • 3.5 Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.
                   • 3.6 Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico
                     • ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
                       • En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guía pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.
                         • Zona 1
                           • Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).
                             • esta zonas tienen por ejemplo
                               • 4.3 ESTILOS
                               • 4.3.1 Bloque extremo
                               • 4.3.2 Bloque
                               • 4.3.3 Semibloque
                               • 4.4 FUENTE
                               • 4.2 MÁRGENES
                         • Zona 2
                           • Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país.
                         • Zona 3
                           • Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento

3. CARTAS

   • La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
     • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
       • La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario,
     • UTILIZACIÓN DE LA CARTA
       • De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; - regular o aclarar una situación; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - dar respuesta a una comunicación recibida; etc
     • CLASES DE CARTAS U OFICIOS
       • existen varias clases, entre las cuales se destacan: organizacionales, organización,oficiales,personales
     • PARTES DE LA CARTA POR EJEMPLO,Código,Lugar de origen y fecha de elaboración,Destinatario ,Denominación o título académico,Nombre del destinatario,Cargo 5.4.3.4 Organización,Dirección,Nombre del lugar de origen,etc

4. MEMORANDOS

   • Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información
     • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
       • Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural;
     • 6.2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
       • El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos,informar sobre un hecho en forma breve; ,expresar necesidades,hacer requerimientos;
   • en el memorando podemos encontrar sus partes por ejemplo
     • Encabezamiento
       • Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas
     • Destinatario y remitente
       • A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial
     • Texto
       • Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos
     • Despedida
       • Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto
     • Remitente y firmas responsables
       • Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.
     • Líneas especiales
       • Véase el numeral 4.5.8.
     • Asunto
       • Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).

5. ACTA

   • 8.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
     • Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne
       • CLASES DE ACTASE:xisten varias clases de actas entre las cuales se destacan
         • actas de comités,actas del concejo municipal, actas de consejos, actas de junta directiva, actas de asambleas,
           • estas son las partes de una acta
             • Título
               • El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne
             • Denominación del documento y número
               • A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda
                 • Normas APA
                   • Formato general del trabajo1
                     • Papel - Tamaño carta/ papel 21.59 cm x 27.94 cm (8 1/2” x 11”).
                     • Tipo de letra - Times New Roman: 12 puntos
                     • Espaciado - Interlineado 2.0 y texto alineado a la izquierda, sin justificar. - Sin espacio entre párrafos
                     • Abreviaturas utilizadas Capítulo cap. Edición ed. Edición revisada ed. rev Editor (Editores) ed Traductor (es) trad. Sin fecha s.f Página (páginas) p. (pp.) Volumen Vol. Número núm Parte Pt. Suplemento Supl.
                   • Títulos
                     • Los títulos no se escriben con mayúscula sostenida,
                       • Jerarquía de los títulos Nivel 1: encabezado centrado en negrita Nivel 2: encabezado alineado a la izquierda en negrita Nivel 3: encabezado de párrafo con sangría, negrita y punto final. Nivel 4: encabezado de párrafo con sangría, negrita, cursiva y punto final. Nivel 5: encabezado de párrafo con sangría, sin negrita, con cursiva y punto final.
                   • Tablas y figuras
                   • Citas
                     • Una cita es la expresión parcial de ideas o afirmaciones incluidas en un texto con referencia precisa de su origen o fuente y la consignación dentro de la estructura del texto.
                     • Cita textual
                       • Una cita es textual cuando se extraen fragmentos o ideas textuales de un texto.
                     • Citas de menos de 40 palabras
                       • Cuando la cita tiene menos de 40 palabras se escribe inmersa en el texto
                         • Características extrínsecas o externas
                           • Las caracteres extrínsecas:
                             • Material o soporte ( piedra, metal, papiro, pergamino, papel, cd) Formato Signos especiales y visibles Forma Tipo
                           • Características intrínsecas o internas
                             • Las caracteres intrínsecas
                               • Entidad productora Origen ,funcional ,Lengua, empleada Autor y destinatario Fecha y lugar Contenido y mensaje
                     • Cita de más de 40 palabras
                       • En ese momento, si algo sucede a un electrón, se transmite inmediatamen- te al otro porque sus funciones de onda están conectadas por un hilo invisible
                     • Cita de parafraseo
                       • En la cita de parafraseo se utilizan las ideas de un autor, pero en palabras propias del escritor
                   • Referencias
                     • Las referencias son un listado con la información completa de las fuentes citadas en el texto, que permite identificarlas y localizarlas para cerciorarse de la información contenida allí o comple- mentarla, en caso de ser necesario.
             • Encabezamiento
               • El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida.
             • Hora
               • Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
             • Lugar
               • Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos

6. CIRCULARES

   • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
     • La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
       • CLASES DE CIRCULARES
         • Encabezado
           • De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida
         • Código
           • Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado
         • Lugar de origen y fecha de elaboración
           • Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código
         • Encabezamiento y destinatarios
           • De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación
         • Asunto
           • Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.
         • Saludo
           • Se incluye en el inicio del texto.
         • Texto
           • Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto
         • Despedida
           • Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.

7. INFORMES

   • La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
     • Encabezamiento
       • Está compuesto por los elementos que se describen a continuación
     • Razón social
       • Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.
     • Dependencia
       • Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen
     • Código
       • Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen