administración de documentos

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  1. escanear
    1. genera un archivo de imagen que puede ser almacenado compartido visualizado por varias personas incluso de forma simultanea
    2. componentes de un sistema EDM
      1. han incorporado gran variedad de tecnología tales como gestión de imagen, digitalización gráfica, digitalización de texto
      2. tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres
        1. interpretar y tratar y tratar electrónicamente ese texto a travéz de programas OCR (Optical Character Recognition).
        2. técnologias de almacenamiento óptico
          1. conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read Many) pues permiten grabar datos varias veces para su posterior recuperación
          2. gestión electrónica de documentos
            1. son módulos clásicos de las gestiones documentales electrónicos donde los índices de los atributos son factores esenciales para la recuperación de información.
            2. trabajo en grupo
              1. que está conformado por las herramientas de software como correo electrónico, bases de datos compartidas, gestión de flujos de trabajo, etc. que permiten trabajar de forma coordinada e integrada a un equipo u organización
              2. flujos de trabajo
                1. : permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio.
                2. sistema de gestión de documentos
                  1. es un sistema (basado en los programas de ordenador en el caso de la gestión de documentos digitales) que se utiliza para rastrear, administrar y almacenar documentos.
                  2. beneficios estratégicos
                    1. mejora en los tiempos de producción o atención de asuntos, incremento de la ventaja competitiva, de la organización, ahorro de tiempo de ejecutivos, incremento de la moral y satisfacción del personal
                    2. beneficios financieros
                      1. ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costos administrativos al evitar el uso de servicios de mensajería convencionales y de los derivados del uso del papel
                      2. beneficios técnicos
                        1. rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso, evitando realizar viajes o hacer búsquedas tardadas y tediosas para encontrar un documento, utilizarlo y nuevamente archivarlo en su lugar; establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines; mejores niveles de seguridad en el acceso a los documentos; los expedientes se transmiten o intercambian rápidamente; visualización simultánea de documentos desde varios 5 puestos de trabajo, evitando fotocopiar la documentación; estadísticas de contenidos según parametrización; impresión de documentos (parcial o total) y disponibilidad de imagenes en la web
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