NOTAS DE LA ADMNISTRACION

Page 1

¿QUE ES LA ADMINISTRACION?

La administración es la disciplina científica que tiene por objetivo el estudio de las organizaciones constituyendo una sociotecnología1​ encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etcétera) de una organización, con el fin de tomar el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

La administración es una disciplina que estudia el comportamiento de personas e instituciones humanas expuesta a cambios continuos.3​ (Peter Drucker)

La administración utiliza un conocimiento fundamental organizado -la ciencia- y lo aplica de acuerdo a la realidad para obtener el resultado deseado y su arte es, el "saber cómo" alcanzar un resultado concreto. (Chester I. Barnard)

La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.4​ (George R. Terry).

Page 2

Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:

La existencia de objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.

La administración se da en grupos sociales, es entre personas.

Debe existir el uso adecuado de recursos para lograr el fin común.

Requiere de la eficacia, es decir, lograr los objetivos establecidos o previstos.

Necesita la eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y con la máxima calidad.

Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de esfuerzos humanos.

La administración por áreas funcionales de la empresa

administración financiera o finanzas corporativas

administración comercial (marketing o mercadotecnia).

Estructura clásica piramidal por niveles de las organizaciones, organizada por áreas funcionales

administración de la producción u operaciones

administración de recursos humanos

Como las áreas funcionales más frecuentes en las organizaciones, existen departamentos de:

administración de las tecnologías de la información

organización y método

investigación operativa

administración estratégica

gestión del conocimiento

gestión del talento

gestión de proyectos

gestión de riesgos

administración de la cadena de suministro

logística

Page 3

Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:

Planificar: es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (análisis FODA).

Organizar: responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones.

Dirigir: es la influencia positiva y voluntaria (que implica persuadir), para que todo lo que se ha planeado y organizado, se pueda realizar; en términos coloquiales significa "Hacer que las cosas se hagan" y la probabilidad de que se logre dicho objetivo aumenta, cuando ejercemos sobre los miembros de la empresa, el liderazgo, la motivación, la comunicación y la supervisión efectiva, para lo cual se recomienda que sea basado en la teoría de la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

Controlar: es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Page 4

Los beneficios más importantes de la administración

La administración permite un uso más eficiente de los recursos mediante diferentes técnicas o herramientas. Los principales beneficios son los siguientes:

Favorece el esfuerzo humano: Contribuye a aumentar la efectividad en el trabajo, al poder concentrarse en los objetivos de cada tarea.

Permite medir el desempeño de la institución.

Genera información y conocimiento para optimizar la utilización de los recursos.

Reduce costos, al favorecer la eficiencia de la organización.

Mejor rendimiento de la necesidad del cliente y cumplimiento de expectativas.

Decisiones más rápidas e informadas.

Establece claras medidas de éxito en los proyectos (alcance, tiempo y costo).

Posibilita el crecimiento sostenible.​

1 - Conceptos de Administración y Objetos de Estudio - Organización de Empresas I - Instituto ISIV (Embed)

Page 5

Características de la administración

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control.

Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña.

Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

Unidad jerárquica. Todos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.

Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Page 6

Proceso administrativo

La administración puede verse también como un proceso. Según Don Henry Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: Planificación, organización, dirección, coordinación, control.

Planificación: procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.

Organización: proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Dirección: función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. A partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.

Coordinación: integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.

Control: proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.

El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente.

Page 7

Campo de aplicación

El administrador es un organizador de recursos materiales, financieros y humanos.

Estudiando administración las habilidades y conocimientos que desarrolles te permitirán detectar, prevenir y corregir errores en la planeación del trabajo de las personas.

Como administrador puedes ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser más efectivos en su trabajo.

El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Públicas y Privadas, Despachos de Asesoría, consultoría y servicios como emprendedor independiente.

Un buen administrador debe conocer todas las escuelas administrativas, para aplicar la más adecuada a las necesidades de la organización para la cual trabaja, sin restarle importancia al hecho de comprender y comunicar a sus subordinados, ya que la coordinación de ideas y voluntades de acción solo se logra cuando los componentes coadyuvan para alcanzar un objetivo común. Cuando hay conflictos o inconformidad entre los miembros del grupo de trabajo, los esfuerzos podrían llegar a desviarse del objetivo principal.

Page 8

El papel que un gran administrador debe desempeñar

La profesión de administrador tiene muchos aspectos: según el nivel en que se sitúe, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir.

Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa.

También debe tener en cuenta 3 tipos de habilidades que son fundamentales a la hora de administrar las cuales son:

habilidad técnica, humana y conceptual. La habilidad técnica trata de utilizar todos los conocimientos y técnicas adecuadas que adquirió por su educación por lo tanto el administrador debe aplicarlo en la empresa a laborar, mientras que la habilidad humana se enfoca en la capacidad de trabajar con personas en equipo y ser un buen líder, por lo tanto el administrador debe saber manejar su ambiente laboral logrando que todos sus compañeros involucrados trabajen liderando de una manera que los impulse a tener ideas mejores y grandes, entregando resultados esperados, en cuanto a la habilidad conceptual se desarrolla entendiendo y comprendiendo los problemas que se pueden presentar en la organización global, para así el administrador entrar y poder solucionarlos evitando que se presenten en un futuro.

Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos, una previsión de ventas, como se construye un organigrama, un flujograma, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción, etc., ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

Page 9

Escuela de administración clásica

Las primeras teorías generales de la Administración aparecieron alrededor de 1916. Primero, Henri Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clásica de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración en su libro Administración general e industrial:

Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados, están los intereses de la empresa. Aunque la verdad es darle más importancia a los empleados que la empresa

Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado solo deberá recibir órdenes de un superior.

Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva de esta.

Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.

Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores y la raíz de todas las comunicaciones van a parar a la máxima autoridad.

División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.

Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.

Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicación y un correcto comportamiento.

Page 10

Objetivos de la administración

Los objetivos de la administración son variados y numerosos, entre ellos se pueden mencionar los siguientes:

Evitar el caos y el desperdicio de tiempo, dinero y esfuerzo. La administración es la disciplina de la optimización de los recursos que soportan la misión de un organismo social, dirigidos al alcance de una visión de excelencia.

Promover el incremento de la productividad. Administración es el arte de saber exactamente qué se quiere que hagan los trabajadores y después vigilar que lo hagan del modo más correcto y económico.

Minimizar la incertidumbre. Aunque rara vez se predice el futuro con exactitud, la administración se encarga de asumir las debidas disposiciones para sacar el máximo provecho de las oportunidades por venir y eludir los riesgos.

Impulsar el desarrollo de las personas que conforman una organización. La administración es el proceso por el cual se crea un clima a través del que los individuos que hacen parte de una organización alcanzan tanto sus objetivos personales como los de la organización misma.

Crear clientes y mantenerlos. El objetivo de la administración consiste en suministrar los bienes y servicios deseados por el consumidor a un precio que esté dispuesto a pagar.

Crear valor empresarial y social. La administración es una disciplina que posibilita el trabajo articulado en por de la creación de valor para las empresas, sus clientes y propietarios, y para la sociedad en general.

¿QUE ES ADMINISTRACIÓN? | conceptos básicos (Embed)

Page 11

Importancia de la administración

Drucker mencionó que la administración es una institución indispensable en la sociedad, ya que es el órgano específicamente encargado del progreso económico organizado. Esta aseveración comporta elementos que permiten observar su gran importancia, no solo para las empresas con finalidad de lucro, sino para la sociedad en su conjunto y para todo individuo que hace parte de ella.

Ciertamente, la administración es transversal a una gran cantidad de actividades humanas, tiene un alto sentido de ubicuidad. Así, está presente tanto a nivel individual como grupal, en el hogar, en las escuelas, en los hospitales, en los bancos, en las fundaciones, en las instituciones deportivas, en las municipalidades, en las gobernaciones, en los estados…

En pocas palabras, se administra todo y, generalmente, cuando se hace bien, los beneficios se difunden entre quienes se conforman como partes interesadas, miembros de una familia, en el caso de un hogar, clientes y empleados (entre otros) en el caso de las empresas o todos los ciudadanos de un país, en el caso de los gobiernos nacionales; o en los casos en que no se hace bien, los perjuicios.

Page 12